Besprechungsnotizen-Mindmap: kostenlose Vorlage für Agenda und Aufgaben

Besprechungsnotizen-Mindmap: kostenlose Vorlage für Agenda und Aufgaben

Die interaktive MindMap-Zeichenfläche zu dieser Erklärung — jede Bahn, jede Zeile und jeder Pfeil oben gehört zu einem echten QueryChart-Diagramm, das Sie öffnen und bearbeiten können.

So lesen Sie diese Mindmap

• Vor der Besprechung „Zweck und Teilnehmende“ und „Tagesordnung“ lesen. Währenddessen unter dem gerade diskutierten Tagesordnungspunkt notieren; danach „Entscheidungen“, „Offene Fragen“ und „Aufgaben“ lesen, um zu sehen, was geklärt wurde und wer was tun muss.
• Gestrichelte Pfeile verbinden eine Diskussion mit ihrem Ergebnis, etwa den Punkt aus „Thema zwei“, der zu „Getroffene Entscheidung“ führte, und einen ungeklärten Punkt mit seiner verantwortlichen Person. Ihnen zu folgen ersetzt das erneute Lesen einer Seite Notizen.

Zweck und Teilnehmende

„Zweck und Teilnehmende“ setzt den Rahmen. Den Anlass der Besprechung in einer Zeile unter „Besprechungsziel“ festhalten und unter „Teilnehmende“, wer anwesend ist.

Lässt sich „Besprechungsziel“ vor Beginn nicht ausfüllen, ist zu überlegen, ob die Besprechung nötig ist. Ein benannter Zweck hilft außerdem, Abschweifungen zu beenden.

Tagesordnung

„Tagesordnung“ listet, was behandelt wird. Jedes Thema als eigene Idee eintragen, beginnend mit „Thema eins“, und darunter vermerken, was von der Gruppe gebraucht wird: eine Entscheidung, Input oder nur Information.

Notizen aus der Diskussion kommen unter das Thema, zu dem sie gehören, etwa unter „Diskussionsnotizen“. Erst wenn daraus eine Entscheidung oder Aufgabe wird, wandern sie in die entsprechenden Zweige.

Entscheidungen

„Entscheidungen“ hält fest, was vereinbart wurde, in Sätzen, denen auch jemand folgen kann, der gefehlt hat. „Getroffene Entscheidung“ ist die Entscheidung selbst, „Begründung“ der kurze Grund dafür, und „Abweichende Meinung vermerkt“ sind alle, die widersprachen und informiert bleiben sollten.

Eine Entscheidung ohne Begründung wird in der nächsten Besprechung wieder aufgemacht. Den Grund festhalten, solange die Gruppe sich noch erinnert.

Offene Fragen

„Offene Fragen“ enthält, was die Gruppe nicht beantworten konnte. Zu jeder unter „Wer klärt es“ ergänzen, wer es herausfindet, und unter „Antwort nötig bis“, bis wann die Antwort gebraucht wird.

„Blockierte Arbeit“ nicht zur Müllhalde werden lassen. Eine Frage ohne zuständige Person ist eine nicht getroffene Entscheidung, die darauf wartet, Zeit zu kosten.

Aufgaben

„Aufgaben“ ist der Zweig, den die Leute hinterher lesen, deshalb präzise bleiben. Jede Idee ist eine Aufgabe: „Aufgabenbeschreibung“ ist eine Beschreibung, die mit einem Verb beginnt, mit „Erledigt, wenn“ als sichtbarem Nachweis, dass sie erledigt ist.

Alles, was zu groß ist, um in einer Woche fertig zu werden, in kleinere Aufgaben zerlegen. Wächst „Abhängigkeiten“ immer weiter, gehört es in einen Projektplan.

Verantwortliche und Termine

„Verantwortliche und Termine“ macht aus Aufgaben Zusagen. Jede Aufgabe braucht einen Namen unter „Eine verantwortliche Person“ und ein Datum unter „Fälligkeitsdatum“; zwei Verantwortliche bedeuten meist, dass es niemand ist.

Mit „Art der Nachverfolgung“ festlegen, wie nachgehalten wird, etwa durch eine Nachricht in einem gemeinsamen Kanal oder einen Slot zu Beginn der nächsten Besprechung.

Folgethemen

„Folgethemen“ ist der Parkplatz für gute Ideen, die die Tagesordnung gesprengt hätten. „Nächste Tagesordnung“ für die nächste Besprechung und „Klärung außerhalb“ für Punkte ergänzen, die besser zwischen zwei Personen geklärt werden.

Diesen Zweig prüfen, wenn die nächste Tagesordnung entsteht. Themen, die zweimal hierher wandern, brauchen eine eigene Besprechung.

Wie die Zweige zusammenhängen

Die Zweige bilden eine Pipeline. Ein Tagesordnungspunkt in „Tagesordnung“ endet als Entscheidung in „Entscheidungen“, als Frage in „Offene Fragen“ oder als Aufgabe in „Aufgaben“. Bringt ein Thema nichts davon hervor, stellt sich die Frage, warum es auf der Tagesordnung stand.

„Verantwortliche und Termine“ sollte jeden Eintrag in „Aufgaben“ und „Offene Fragen“ erfassen. Was niemandem gehört, fehlt am ehesten in der nächsten Besprechung.

Wo die Mindmap endet und andere Diagramme beginnen

Die Mindmap dient dem Festhalten und Sortieren der Diskussion. Legt eine Besprechung fest, wie ein wiederkehrender Prozess ablaufen soll, zeichnet man ihn als Flussdiagramm, und klärt sie, wer teamübergreifend was tut, nutzt man ein Swimlane-Diagramm.

Ergeben die Aufgaben einen Zeitplan mit Abhängigkeiten, entsteht daraus ein Gantt-Diagramm. Für feste Gremien kann ein Organigramm zeigen, wer in welcher Rolle teilnimmt.

Wichtige Zusammenhänge und Erkenntnisse

• Das Ziel im ersten Zweig entscheidet, welche Tagesordnungspunkte zulässig sind.
• Jeder Tagesordnungspunkt sollte als Entscheidung, offene Frage oder Aufgabe enden.
• Eine offene Frage braucht wie eine Aufgabe eine verantwortliche Person und ein Datum.
• Ein bei der Entscheidung vermerkter Widerspruch verhindert, dass sie überraschend wieder aufgemacht wird.
• Geparkte Themen werden zum Entwurf der nächsten Tagesordnung.

Wann Sie diese Darstellung nutzen

• Live-Notizen in einer wöchentlichen Teambesprechung, in der das Gespräch zwischen Themen wechselt.
• Einen Termin mit Stakeholdern vorbereiten, indem Tagesordnung und benötigte Entscheidungen aufgelistet werden.
• Eine klare Zusammenfassung für Personen teilen, die nicht teilnehmen konnten, aufgebaut aus Entscheidungen und Aufgaben statt aus einem Protokoll.

So funktioniert es

1. Den Rahmen vorbereiten

   „Teambesprechung“ umbenennen, das Ziel unter „Besprechungsziel“ eintragen und unter „Tagesordnung“ eine Idee pro Thema anlegen. Die Karte vorab mit den Teilnehmenden teilen.

2. Während der Besprechung festhalten

   Punkte unter dem gerade besprochenen Thema ergänzen. Wird etwas vereinbart, kommt es in „Entscheidungen“; wenn nicht, in „Offene Fragen“.

3. Mit Verantwortlichen abschließen

   Bevor alle gehen, „Aufgaben“ laut vorlesen und für jede Aufgabe unter „Verantwortliche und Termine“ einen Namen und ein Datum bestätigen. Übriges in „Folgethemen“ parken.

Häufig gestellte Fragen

Warum für Besprechungsnotizen eine Mindmap statt eines Dokuments?

Gespräche folgen selten der Tagesordnung in ihrer Reihenfolge. Eine Mindmap erlaubt es, einen Kommentar am richtigen Thema zu verankern, auch wenn die Gruppe später darauf zurückkommt, und zeigt auf einen Blick, welche Themen Entscheidungen hervorgebracht haben. Für das förmliche Protokoll bleibt ein Dokument nützlich, geschrieben auf Basis dieser Karte.

Wie viele Aufgaben sollte eine Besprechung hervorbringen?

Eine feste Zahl gibt es nicht, aber eine Besprechung mit mehr als einer Handvoll echter Aufgaben hatte oft eine zu breite Tagesordnung. Jede Aufgabe so klein halten, dass sie vor der nächsten Besprechung fertig wird, und die wenigen markieren, die nicht rutschen dürfen.

Was gehört in den Parkplatz-Zweig?

Berechtigte Punkte, die für diese Besprechung nicht passen: eine verwandte Idee, ein Streit zwischen zwei Personen oder ein Thema, das Vorbereitung braucht. Den Punkt und die einbringende Person festhalten, damit er nicht vergessen wird, und ihn bei der Planung der nächsten Tagesordnung wieder aufgreifen.

Kann ich die Notizen nach der Besprechung teilen?

Ja. Das Diagramm mit den Teilnehmenden teilen oder als reinen Ansichtslink mit einem größeren Kreis. Personen können eine Entscheidung oder Aufgabe direkt kommentieren, und der Versionsverlauf zeigt, was sich seit Ende der Besprechung geändert hat.

Diese Besprechungsnotizen-Mindmap nutzen

Die Vorlage als eigene Arbeitsfläche öffnen, die Besprechung benennen und die Tagesordnung füllen, bevor die Teilnehmenden eintreffen.

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