Mødenoter som mindmap: gratis skabelon til dagsordener og handlinger

Mødenoter som mindmap: gratis skabelon til dagsordener og handlinger

The interactive MindMap canvas for this explanation — every lane, row and arrow above is a real QueryChart diagram you can open and edit.

Sådan læser du mindmappet

• Før mødet læser du »Formål og deltagere« og »Dagsorden«. Under mødet tager du noter under det dagsordenspunkt, der diskuteres; bagefter læser du »Beslutninger«, »Åbne spørgsmål« og »Handlinger« for at se, hvad der blev afgjort, og hvem der skal gøre hvad.
• Stiplede pile forbinder en diskussion med dens udfald, fx punktet fra »Emne to«, der førte til »Truffet beslutning«, og et uafklaret punkt med dets ansvarlige. At følge dem erstatter at genlæse en side noter.

Formål og deltagere

»Formål og deltagere« sætter rammen. Skriv årsagen til mødet under »Mødets mål« på én linje og hvem der deltager under »Deltagere«.

Kan du ikke udfylde »Mødets mål« før mødets start, så overvej, om mødet er nødvendigt. Et navngivet formål er også det, der lader dig stoppe en sidebemærkning.

Dagsorden

»Dagsorden« lister, hvad der skal dækkes. Sæt hvert emne som sin egen idé, begyndende med »Emne et«, og tilføj under det, hvad du har brug for fra gruppen: en beslutning, input eller blot information.

Noter, der tages under diskussionen, hører under det emne, de tilhører, fx under »Noter fra diskussionen«. Flyt dem først til grenene for beslutninger eller handlinger, når de er blevet det.

Beslutninger

»Beslutninger« registrerer, hvad der blev aftalt, i sætninger, en der missede mødet kan følge. »Truffet beslutning« er selve beslutningen, »Begrundelse« er den korte begrundelse for den, og »Uenighed noteret« er enhver, der var uenig og bør holdes informeret.

En beslutning uden sin begrundelse bliver genåbnet på næste møde. Fang begrundelsen, mens gruppen stadig husker den.

Åbne spørgsmål

»Åbne spørgsmål« rummer det, gruppen ikke kunne besvare. Tilføj for hvert, hvem der finder ud af det, under »Hvem finder ud af det«, og hvornår svaret skal bruges, under »Svar skal bruges inden«.

Lad ikke »Blokeret arbejde« blive en losseplads. Et spørgsmål uden en ansvarlig er en ikke-truffet beslutning, der venter på at koste dig tid.

Handlinger

»Handlinger« er den gren, folk læser bagefter, så hold den præcis. Hver idé er én opgave: »Opgavebeskrivelse« er en beskrivelse, der begynder med et verbum, med »Færdig når« som det synlige bevis på, at den er gjort.

Alt, der er for stort til at nå på en uge, bør deles i mindre handlinger. Hvis »Afhængigheder« bliver ved med at vokse, så flyt den til en projektplan.

Ansvarlige og datoer

»Ansvarlige og datoer« gør opgaver til forpligtelser. Hver handling skal have ét navn under »Én ansvarlig« og én dato under »Frist«; to ansvarlige betyder som regel, at ingen er det.

Brug »Måde at følge op på« til at sige, hvordan I vil tjekke, fx en besked i en fælles kanal eller et punkt i starten af næste møde.

Emner til opfølgning

»Emner til opfølgning« er parkeringspladsen for gode ideer, der ville have afsporet dagsordenen. Tilføj »Næste dagsorden« til næste møde og »Drøftelser uden for mødet« til punkter, der klares bedre mellem to personer.

Gennemgå denne gren, når I bygger næste dagsorden. Emner, der flyttes hertil to gange, har brug for et møde for sig.

Sådan hænger grenene sammen

Grenene danner en rørledning. Et dagsordenspunkt i »Dagsorden« ender som en beslutning i »Beslutninger«, et spørgsmål i »Åbne spørgsmål« eller en handling i »Handlinger«. Hvis et emne ikke giver nogen af delene, så spørg, hvorfor det stod på dagsordenen.

»Ansvarlige og datoer« bør dække hvert punkt i »Handlinger« og »Åbne spørgsmål«. Alt uden ejer er det punkt, der mest sandsynligt mangler på næste møde.

Hvor et mindmap holder op, og andre diagrammer tager over

Mindmappet er til at fange og sortere diskussionen. Når et møde beslutter, hvordan en tilbagevendende proces skal køre, så tegn den som et flowchart, og når det afgør, hvem der gør hvad på tværs af teams, så brug et swimlane-diagram.

Hvis handlingerne udgør en tidsplan med afhængigheder, så byg et Gantt-diagram. For faste grupper kan et organisationsdiagram vise, hvem der deltager i hvilken rolle.

Key relationships and takeaways

• Målet i den første gren afgør, hvilke dagsordenspunkter der er tilladt.
• Hvert dagsordenspunkt bør ende som en beslutning, et åbent spørgsmål eller en handling.
• Et åbent spørgsmål har brug for en ansvarlig og en dato, ligesom en handling.
• Uenighed, der er noteret sammen med en beslutning, forhindrer, at den genåbnes uventet.
• Parkerede emner bliver til udkastet til næste mødes dagsorden.

When to use this visual

• At tage live noter på et ugentligt teammøde, hvor samtalen bevæger sig mellem emner.
• At forberede et interessentopkald ved at liste dagsordenen og de beslutninger, I har brug for.
• At dele et klart resumé med folk, der ikke kunne deltage, bygget af beslutninger og handlinger frem for referat.

Sådan fungerer det

1. Forbered rammen

   Omdøb »Teammøde«, skriv målet under »Mødets mål«, og tilføj én idé pr. emne under »Dagsorden«. Del kortet med deltagerne på forhånd.

2. Fang undervejs

   Tilføj punkter under det emne, der diskuteres. Når noget aftales, så tilføj det til »Beslutninger«; når det ikke gør, så tilføj det til »Åbne spørgsmål«.

3. Afslut med ansvarlige

   Før alle går, læs »Handlinger« højt og bekræft et navn og en dato for hver under »Ansvarlige og datoer«. Parkér resten i »Emner til opfølgning«.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor bruge et mindmap til mødenoter frem for et dokument?

Samtaler følger sjældent dagsordenen i rækkefølge. Et mindmap lader dig knytte en kommentar til det rigtige emne, selv når gruppen vender tilbage til det senere, og viser med et blik, hvilke emner der gav beslutninger. Et dokument er stadig nyttigt til det formelle referat, skrevet ud fra dette kort.

Hvor mange handlinger bør ét møde give?

Der er intet fast tal, men et møde, der giver mere end en håndfuld reelle handlinger, havde ofte en for bred dagsorden. Hold hver handling lille nok til at nå før næste møde, og markér de få, der ikke må skride.

Hvad hører til i parkeringsgrenen?

Gyldige punkter, der er uden for emnet på dette møde: en beslægtet idé, en uenighed mellem to personer eller et emne, der kræver forberedelse. Notér punktet og hvem der bragte det op, så det ikke glemmes, og tag det frem igen, når I planlægger næste dagsorden.

Kan jeg dele noterne efter mødet?

Ja. Del diagrammet med deltagerne eller med en bredere kreds som et link til kun visning. Folk kan kommentere en beslutning eller handling direkte, og versionshistorikken viser, hvad der er ændret, siden mødet sluttede.

Brug dette mindmap til mødenoter

Åbn skabelonen som dit eget lærred, navngiv mødet, og begynd at udfylde dagsordenen, før folk ankommer.

Brug dette mindmap til mødenoter