Diagrama de Gantt de implantación de CRM con control de calidad de datos
Diagrama de Gantt editable de implantación de CRM: proceso de ventas, deduplicación y depuración antes de migrar, embudo y campos, correo, calendario y marketing, UAT, equipo piloto, despliegue y revisión de adopción.
¿Qué es diagrama de gantt de implantación de CRM con control de calidad de datos?
Un proyecto de CRM parece una instalación de software y se comporta como un cambio en la forma de trabajar de un equipo comercial. El software se configura en pocas semanas. Lo lento es lo que lo rodea: acordar qué significa de verdad cada etapa del embudo, descubrir cuántas cuentas duplicadas hay en las herramientas antiguas, lograr que el correo y el calendario sincronicen bien y convencer a la gente de registrar sus oportunidades en el sitio nuevo. Un plan genérico mete todo eso en una caja llamada «configuración» y otra llamada «puesta en marcha», y por eso tantos despliegues de CRM terminan a tiempo y luego se ignoran.
Esta plantilla tiene cuatro grupos: Requisitos y proceso, Configuración e integraciones, Calidad de datos y migración, y Pruebas y despliegue. Tiene 22 tareas y 4 hitos. «Acordar objetivos y medidas de éxito» es la única tarea de arranque y se escribe primero a propósito, porque «Comprobar la adopción frente a las medidas de éxito», al final, solo puede juzgarse con lo acordado al principio. «Mapear el proceso de ventas, etapas y campos necesarios» (7 días laborables) lleva al hito «Requisitos aprobados». La configuración del embudo y la de los campos esperan a ese hito, de modo que nadie construye etapas que los responsables de ventas no han acordado.
El trabajo con los datos es una puerta, no un paso. «Auditar datos de contactos, cuentas y oportunidades» empieza justo después de los objetivos, en paralelo con el mapeo del proceso, porque no necesita los requisitos para saber lo mal que están los datos. «Definir reglas de deduplicación y coincidencia» espera a la auditoría y a los requisitos, «Deduplicar y depurar los datos de origen» dura 8 días y después llega el hito «Control de calidad de datos superado». «Ejecutar migración de prueba y corregir errores» no puede empezar hasta superar esa puerta y tener los campos creados. Esa es la diferencia principal con el plan de ERP: allí los datos se cargan en ciclos repetidos, mientras que aquí la depuración termina antes de cualquier carga de prueba, para no migrar duplicados y arreglarlos después dentro del CRM.
El grupo de configuración se solapa a propósito. «Crear paneles e informes de previsión» y «Conectar correo y sincronización de calendario» empiezan cada uno 3 días laborables después de que empiece «Configurar campos, roles y permisos», porque necesitan los nombres de los campos pero no los permisos terminados. «Conectar el traspaso de leads de marketing» empieza 4 días después de que empiece «Configurar etapas del embudo y reglas de oportunidades». «Ejecutar pruebas de aceptación de usuario» (7 días) espera a la migración de prueba y a las tres integraciones e informes. Siguen «Corregir defectos de aceptación» y «Formar al equipo piloto», que empieza 2 días después de que empiecen las correcciones. El hito «Decisión de puesta en marcha del piloto» espera a ambas.
El despliegue se hace en dos oleadas. «Ejecutar el piloto con un equipo de ventas» dura 10 días laborables, «Formar al resto de equipos de ventas» empieza 5 días después de empezar el piloto y «Desplegar a todos los equipos» espera a ambos. «Comprobar la adopción frente a las medidas de éxito» ocupa después 4 días antes del hito «Revisión de adopción aprobada». Todas las duraciones son ilustrativas: ajústalas según tu número de registros, de integraciones y el tamaño de los equipos. Un cronograma programa el trabajo y no hace que los datos sean exactos ni que el sistema se adopte. Para la vista de proceso, consulta el proceso del embudo de ventas y el de gestión de leads en el CRM, y para el paso de aceptación, el proceso de pruebas de aceptación de usuario.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro grupos con 22 tareas y 4 hitos: «Requisitos aprobados», «Control de calidad de datos superado», «Decisión de puesta en marcha del piloto» y «Revisión de adopción aprobada».
- Un control de calidad de datos: «Deduplicar y depurar los datos de origen» termina y se alcanza «Control de calidad de datos superado» antes de que pueda empezar «Ejecutar migración de prueba y corregir errores».
- El proceso de ventas primero: «Mapear el proceso de ventas, etapas y campos necesarios» alimenta tanto «Configurar etapas del embudo y reglas de oportunidades» como «Configurar campos, roles y permisos».
- Tres integraciones e informes como tareas solapadas: «Conectar correo y sincronización de calendario», «Conectar el traspaso de leads de marketing» y «Crear paneles e informes de previsión».
- Un despliegue por fases y una revisión final: «Ejecutar el piloto con un equipo de ventas», «Formar al resto de equipos de ventas», «Desplegar a todos los equipos» y «Comprobar la adopción frente a las medidas de éxito».
Cuándo usar esta plantilla
- Planificas un despliegue de CRM para un equipo comercial o de atención al cliente y necesitas la depuración de datos, la configuración, las integraciones y la formación en un solo calendario.
- Tus responsables de ventas quieren la puesta en marcha cuanto antes y necesitas explicar por qué la migración espera a la deduplicación y el despliegue general espera a un piloto.
- Sustituyes hojas de cálculo o varias herramientas antiguas y quieres ver cuánto puede tardar la depuración de contactos, cuentas y oportunidades antes de cargar nada.
- Quieres una estructura de partida centrada en las personas y en la calidad de los datos, en contraste con un despliegue de sistema dirigido por finanzas.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Acordar objetivos y medidas de éxito | Requisitos y proceso | 3 | |
| 2 | Mapear el proceso de ventas, etapas y campos necesarios | Requisitos y proceso | 7 | 1 |
| 3 | Requisitos aprobados | Requisitos y proceso | Hito | 2 |
| 4 | Configurar etapas del embudo y reglas de oportunidades | Configuración e integraciones | 7 | 3 |
| 5 | Configurar campos, roles y permisos | Configuración e integraciones | 6 | 3 |
| 6 | Crear paneles e informes de previsión | Configuración e integraciones | 5 | 5SS+3 |
| 7 | Conectar correo y sincronización de calendario | Configuración e integraciones | 6 | 5SS+3 |
| 8 | Conectar el traspaso de leads de marketing | Configuración e integraciones | 6 | 4SS+4 |
| 9 | Auditar datos de contactos, cuentas y oportunidades | Calidad de datos y migración | 5 | 1 |
| 10 | Definir reglas de deduplicación y coincidencia | Calidad de datos y migración | 4 | 3, 9 |
| 11 | Deduplicar y depurar los datos de origen | Calidad de datos y migración | 8 | 10 |
| 12 | Control de calidad de datos superado | Calidad de datos y migración | Hito | 11 |
| 13 | Ejecutar migración de prueba y corregir errores | Calidad de datos y migración | 8 | 5, 12 |
| 14 | Ejecutar pruebas de aceptación de usuario | Pruebas y despliegue | 7 | 6, 7, 8, 13 |
| 15 | Corregir defectos de aceptación | Pruebas y despliegue | 4 | 14 |
| 16 | Formar al equipo piloto | Pruebas y despliegue | 3 | 15SS+2 |
| 17 | Decisión de puesta en marcha del piloto | Pruebas y despliegue | Hito | 15, 16 |
| 18 | Ejecutar el piloto con un equipo de ventas | Pruebas y despliegue | 10 | 17 |
| 19 | Formar al resto de equipos de ventas | Pruebas y despliegue | 5 | 18SS+5 |
| 20 | Desplegar a todos los equipos | Pruebas y despliegue | 5 | 18, 19 |
| 21 | Comprobar la adopción frente a las medidas de éxito | Pruebas y despliegue | 4 | 20 |
| 22 | Revisión de adopción aprobada | Pruebas y despliegue | Hito | 21 |
Cómo funciona
Escribe primero las medidas de éxito
Edita «Acordar objetivos y medidas de éxito» para indicar qué significa adopción en tu caso, como oportunidades registradas en el CRM o previsiones leídas desde él. «Comprobar la adopción frente a las medidas de éxito» solo vale lo que valga esta tarea.
Sustituye las duraciones de depuración por el resultado de tu auditoría
Haz la auditoría y fija «Deduplicar y depurar los datos de origen» según el número de registros duplicados e incompletos que hayas encontrado. Conserva «Control de calidad de datos superado» como única vía de entrada a «Ejecutar migración de prueba y corregir errores».
Añade una tarea de integración por cada sistema conectado
Duplica «Conectar correo y sincronización de calendario» por cada sistema que enlaces y mantén el solape de inicio a inicio de 3 días donde los nombres de los campos ya estén cerrados.
Haz del equipo piloto una puerta real
Mantén «Decisión de puesta en marcha del piloto» a la espera de «Corregir defectos de aceptación» y «Formar al equipo piloto». Si tu equipo piloto es grande, alarga «Ejecutar el piloto con un equipo de ventas» en lugar de acortar la formación.
Compara la fecha de fin con la fecha que necesitas
Lee el fin de «Revisión de adopción aprobada» y compáralo con la fecha que exige tu ejercicio comercial o la renovación de una licencia. Si es posterior, revisa primero las tareas de datos y el piloto.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable en Personas, comparte el diagrama con los responsables de ventas y de TI, y exporta un PDF o un CSV para el expediente del proyecto cuando necesites una copia.
Preguntas frecuentes
¿Es un plan para un producto de CRM concreto?
No. Los nombres de las tareas son genéricos y encajan con la mayoría de los sistemas CRM de paquete. Renombra las tareas de integración y configuración según el sistema que uses.
¿Por qué la deduplicación va antes de la migración de prueba?
Es más barato fusionar duplicados en los archivos de origen que dentro del CRM, donde los registros fusionados pueden perder historial. La plantilla convierte «Control de calidad de datos superado» en un hito para que la carga de prueba no empiece antes de tiempo salvo que cambies el vínculo.
¿En qué se diferencia de la plantilla de implantación de ERP?
El plan de ERP gira en torno a la construcción de módulos y a cargas de datos repetidas. Este gira en torno a datos depurados, el proceso de ventas, las integraciones y la adopción por un equipo piloto y después por el resto.
¿Puedo usarla para un traslado masivo desde otro sistema?
Sí, para los pasos de datos. Para un plan de migración más detallado, usa la plantilla de diagrama de Gantt de migración de datos y sustituye por sus tareas las de migración de esta.
¿Las duraciones salen de proyectos reales?
No. Son ilustrativas y están pensadas para sustituirlas. Usa tu número de registros, de integraciones y el tamaño de tus equipos.