Gantt-Diagramm CRM-Einführung mit Datenqualitäts-Gate
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für die CRM-Einführung: Vertriebsprozess, Dubletten und Bereinigung vor der Migration, Pipeline, Felder, Integrationen, Abnahmetest, Pilotteam, Rollout und Nutzungsprüfung.
Was ist Gantt-Diagramm CRM-Einführung mit Datenqualitäts-Gate?
Ein CRM-Projekt sieht aus wie eine Softwareinstallation und verhält sich wie eine Veränderung der Arbeitsweise des Vertriebs. Die Software ist in wenigen Wochen konfiguriert. Langsam sind die Dinge drumherum: festzulegen, was eine Pipeline-Phase wirklich bedeutet, herauszufinden, wie viele doppelte Konten die alten Werkzeuge enthalten, E-Mail- und Kalender-Synchronisierung zum Laufen zu bringen und Menschen dazu zu bringen, ihre Abschlüsse am neuen Ort zu erfassen. Ein allgemeiner Projektplan packt das alles in eine Box „Konfiguration“ und eine Box „Go-live“, weshalb viele CRM-Einführungen pünktlich enden und danach ignoriert werden.
Die Vorlage hat vier Gruppen: Anforderungen und Prozess, Konfiguration und Integrationen, Datenqualität und Migration sowie Test und Rollout. Sie enthält 22 Aufgaben und 4 Meilensteine. „Ziele und Erfolgskriterien vereinbaren“ ist die einzige Startaufgabe und steht mit Absicht ganz vorn, denn „Nutzung an den Erfolgskriterien messen“ am Ende lässt sich nur an dem beurteilen, was am Anfang vereinbart wurde. „Vertriebsprozess, Phasen und Feldbedarf abbilden“ (7 Arbeitstage) führt zum Meilenstein „Anforderungen freigegeben“. Pipeline- und Feldkonfiguration warten beide auf diesen Meilenstein, damit niemand Phasen baut, die die Vertriebsleitung nicht abgestimmt hat.
Die Datenarbeit ist ein Gate, kein Schritt. „Kontakt-, Konto- und Abschlussdaten prüfen“ beginnt direkt nach den Zielen, parallel zur Prozessabbildung, weil man für die Einschätzung der Datenqualität keine Anforderungen braucht. „Dubletten- und Abgleichregeln festlegen“ wartet auf die Prüfung und die Anforderungen, „Quelldaten entdoppeln und bereinigen“ dauert 8 Tage, danach folgt der Meilenstein „Datenqualitäts-Gate bestanden“. „Probemigration durchführen und Fehler beheben“ kann erst starten, wenn dieses Gate bestanden ist und die Felder existieren. Das ist der Hauptunterschied zum ERP-Plan (siehe das Gantt-Diagramm zur ERP-Einführung): Dort werden Daten in wiederholten Zyklen geladen, hier wird die Bereinigung vor jedem Probeladen abgeschlossen, damit Dubletten nicht erst migriert und dann im CRM repariert werden.
Die Konfigurationsgruppe überlappt bewusst. „Dashboards und Prognoseberichte bauen“ und „E-Mail- und Kalender-Synchronisierung anbinden“ beginnen jeweils 3 Arbeitstage nach dem Start von „Felder, Rollen und Berechtigungen konfigurieren“, weil sie die Feldnamen brauchen, aber nicht die fertigen Berechtigungen. „Marketing-Lead-Übergabe anbinden“ beginnt 4 Tage nach dem Start von „Pipeline-Phasen und Abschlussregeln konfigurieren“. „Abnahmetest durchführen“ (7 Tage) wartet auf die Probemigration und alle drei Integrationen und Berichte. Danach folgt „Abnahmefehler beheben“, und „Pilotteam schulen“ beginnt 2 Tage nach dem Start der Fehlerbehebung. Der Meilenstein „Entscheidung zum Pilotstart“ wartet auf beides.
Der Rollout hat zwei Wellen. „Pilot mit einem Vertriebsteam durchführen“ dauert 10 Arbeitstage, „Übrige Vertriebsteams schulen“ beginnt 5 Tage nach dem Pilotstart, und „Für alle Teams ausrollen“ wartet auf beide. „Nutzung an den Erfolgskriterien messen“ dauert dann 4 Tage bis zum Meilenstein „Nutzungsprüfung abgenommen“. Alle Dauern sind Beispielwerte: Leiten Sie sie aus Ihren Datensatzzahlen, der Zahl der Integrationen und den Teamgrößen ab. Ein Zeitplan plant die Arbeit und macht weder die Daten korrekt noch das System angenommen. Die Prozesssicht zeigen der Vertriebspipeline-Prozess und der Prozess für das Lead-Management im CRM, den Abnahmetest der Prozess für Benutzerabnahmetests.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Vier Gruppen mit 22 Aufgaben und 4 Meilensteinen: „Anforderungen freigegeben“, „Datenqualitäts-Gate bestanden“, „Entscheidung zum Pilotstart“ und „Nutzungsprüfung abgenommen“.
- Ein Datenqualitäts-Gate: „Quelldaten entdoppeln und bereinigen“ endet und „Datenqualitäts-Gate bestanden“ wird erreicht, bevor „Probemigration durchführen und Fehler beheben“ starten kann.
- Zuerst die Abbildung des Vertriebsprozesses: „Vertriebsprozess, Phasen und Feldbedarf abbilden“ speist sowohl „Pipeline-Phasen und Abschlussregeln konfigurieren“ als auch „Felder, Rollen und Berechtigungen konfigurieren“.
- Drei Integrationen und Berichte als überlappende Aufgaben: „E-Mail- und Kalender-Synchronisierung anbinden“, „Marketing-Lead-Übergabe anbinden“ und „Dashboards und Prognoseberichte bauen“.
- Ein gestufter Rollout und eine abschließende Prüfung: „Pilot mit einem Vertriebsteam durchführen“, „Übrige Vertriebsteams schulen“, „Für alle Teams ausrollen“ und „Nutzung an den Erfolgskriterien messen“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie planen einen CRM-Rollout für ein Vertriebs- oder Kundenteam und brauchen Datenbereinigung, Konfiguration, Integrationen und Schulung auf einem Zeitplan.
- Ihre Vertriebsleitung will schnell live gehen, und Sie müssen zeigen, warum die Migration auf die Dublettenbereinigung wartet und der breite Rollout auf einen Pilot.
- Sie lösen Tabellen oder mehrere ältere Werkzeuge ab und wollen sehen, wie lange die Bereinigung von Kontakten, Konten und Abschlüssen dauern könnte, bevor etwas geladen wird.
- Sie wollen eine Ausgangsstruktur, die auf Menschen und Datenqualität ausgerichtet ist, als Gegenstück zu einem finanzgeführten Systemrollout.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ziele und Erfolgskriterien vereinbaren | Anforderungen und Prozess | 3 | |
| 2 | Vertriebsprozess, Phasen und Feldbedarf abbilden | Anforderungen und Prozess | 7 | 1 |
| 3 | Anforderungen freigegeben | Anforderungen und Prozess | Meilenstein | 2 |
| 4 | Pipeline-Phasen und Abschlussregeln konfigurieren | Konfiguration und Integrationen | 7 | 3 |
| 5 | Felder, Rollen und Berechtigungen konfigurieren | Konfiguration und Integrationen | 6 | 3 |
| 6 | Dashboards und Prognoseberichte bauen | Konfiguration und Integrationen | 5 | 5SS+3 |
| 7 | E-Mail- und Kalender-Synchronisierung anbinden | Konfiguration und Integrationen | 6 | 5SS+3 |
| 8 | Marketing-Lead-Übergabe anbinden | Konfiguration und Integrationen | 6 | 4SS+4 |
| 9 | Kontakt-, Konto- und Abschlussdaten prüfen | Datenqualität und Migration | 5 | 1 |
| 10 | Dubletten- und Abgleichregeln festlegen | Datenqualität und Migration | 4 | 3, 9 |
| 11 | Quelldaten entdoppeln und bereinigen | Datenqualität und Migration | 8 | 10 |
| 12 | Datenqualitäts-Gate bestanden | Datenqualität und Migration | Meilenstein | 11 |
| 13 | Probemigration durchführen und Fehler beheben | Datenqualität und Migration | 8 | 5, 12 |
| 14 | Abnahmetest durchführen | Test und Rollout | 7 | 6, 7, 8, 13 |
| 15 | Abnahmefehler beheben | Test und Rollout | 4 | 14 |
| 16 | Pilotteam schulen | Test und Rollout | 3 | 15SS+2 |
| 17 | Entscheidung zum Pilotstart | Test und Rollout | Meilenstein | 15, 16 |
| 18 | Pilot mit einem Vertriebsteam durchführen | Test und Rollout | 10 | 17 |
| 19 | Übrige Vertriebsteams schulen | Test und Rollout | 5 | 18SS+5 |
| 20 | Für alle Teams ausrollen | Test und Rollout | 5 | 18, 19 |
| 21 | Nutzung an den Erfolgskriterien messen | Test und Rollout | 4 | 20 |
| 22 | Nutzungsprüfung abgenommen | Test und Rollout | Meilenstein | 21 |
So funktioniert es
Zuerst die Erfolgskriterien festhalten
Bearbeiten Sie „Ziele und Erfolgskriterien vereinbaren“ so, dass es benennt, was Nutzung für Sie bedeutet, etwa im CRM erfasste Abschlüsse oder daraus gelesene Prognosen. „Nutzung an den Erfolgskriterien messen“ ist nur so nützlich wie diese Aufgabe.
Die Bereinigungsdauern durch das Ergebnis Ihrer Prüfung ersetzen
Führen Sie die Prüfung durch und legen Sie dann „Quelldaten entdoppeln und bereinigen“ anhand der Zahl der tatsächlich gefundenen doppelten und unvollständigen Datensätze fest. Behalten Sie „Datenqualitäts-Gate bestanden“ als einzigen Weg in „Probemigration durchführen und Fehler beheben“.
Pro angebundenes System eine Integrationsaufgabe ergänzen
Duplizieren Sie „E-Mail- und Kalender-Synchronisierung anbinden“ für jedes System, das Sie verbinden, und behalten Sie die Start-zu-Start-Überlappung von 3 Tagen, wo die Feldnamen schon feststehen.
Das Pilotteam zu einem echten Gate machen
Lassen Sie „Entscheidung zum Pilotstart“ auf „Abnahmefehler beheben“ und „Pilotteam schulen“ warten. Ist Ihr Pilotteam groß, verlängern Sie „Pilot mit einem Vertriebsteam durchführen“, statt die Schulung zu kürzen.
Das Enddatum mit dem benötigten Termin vergleichen
Lesen Sie das Ende von „Nutzungsprüfung abgenommen“ ab und vergleichen Sie es mit dem Termin, den Ihr Vertriebsjahr oder eine Lizenzverlängerung verlangt. Liegt es später, prüfen Sie zuerst die Datenaufgaben und den Pilot.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie die verantwortliche Person unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm mit der Vertriebs- und IT-Leitung und exportieren Sie ein PDF oder eine CSV-Datei für die Projektakte, wenn Sie eine Kopie brauchen.
Häufig gestellte Fragen
Gilt dieser Plan für ein bestimmtes CRM-Produkt?
Nein. Die Aufgabennamen sind allgemein gehalten und passen zu den meisten Standard-CRM-Systemen. Benennen Sie die Integrations- und Konfigurationsaufgaben für das System um, das Sie nutzen.
Warum steht die Dublettenbereinigung vor der Probemigration?
Dubletten lassen sich in den Quelldateien günstiger zusammenführen als im CRM, wo zusammengeführte Datensätze ihre Historie verlieren können. Die Vorlage macht „Datenqualitäts-Gate bestanden“ zu einem Meilenstein, sodass das Probeladen nicht früher starten kann, ohne dass Sie die Verknüpfung ändern.
Worin unterscheidet sich das von der ERP-Einführungsvorlage?
Der ERP-Plan (siehe das Gantt-Diagramm zur ERP-Einführung) baut auf Modulaufbau und wiederholten Datenladungen auf. Dieser hier baut auf bereinigten Daten, dem Vertriebsprozess, Integrationen und der Nutzung durch ein Pilotteam und danach alle anderen auf.
Kann ich ihn für einen Massenumzug aus einem anderen System nutzen?
Ja, für die Datenschritte. Für einen detaillierteren Migrationsplan nutzen Sie das Gantt-Diagramm zur Datenmigration und ersetzen die Migrationsaufgaben hier durch diese.
Stammen die Dauern aus echten Projekten?
Nein. Sie sind Beispielwerte und dazu gedacht, ersetzt zu werden. Nutzen Sie Ihre Datensatzzahlen, die Zahl der Integrationen und die Teamgrößen.