Diagrama de flujo de respuesta ante emergencias: árbol de decisión

¿Qué es diagrama de flujo de respuesta ante emergencias: árbol de decisión?

Los primeros minutos de una emergencia laboral no son un procedimiento que se sigue. Son una serie corta de decisiones tomadas bajo presión de tiempo por quien esté allí en ese momento. ¿Hay heridos? ¿Es seguro acercarse? ¿Podemos resolverlo nosotros o hay que llamar a los servicios de emergencia? ¿Salimos o nos quedamos dentro? Escritas de antemano, esas preguntas se responden en segundos. Dejadas al criterio de cada uno, las responde de forma distinta cada persona a la que le toca responderlas, y una respuesta equivocada a «¿es seguro acercarse?» es la forma en que una víctima se convierte en dos.

Esta página es un árbol de decisión, no un mapa de procesos interfuncional, y esa diferencia es la razón de que exista por separado. Un mapa de procesos responde a «qué pasa después y quién lo hace»: recorre fases y carriles de responsabilidad y termina cuando el trabajo está hecho. Un árbol de decisión responde a «qué opción elegimos y quién está autorizado a elegirla»: su columna vertebral es una cadena de preguntas y sus ramas acaban en desenlaces distintos con nombre propio, en lugar de converger en un único camino feliz. Si lo que necesitas es la secuencia completa para gestionar un incidente desde la detección hasta la contención y la revisión, ese es el mapa de procesos de /es/templates/proceso-de-respuesta-ante-incidentes-de-seguridad; la investigación que hay detrás del informe con el que termina este diagrama está en /es/templates/proceso-de-analisis-de-causa-raiz. Este diagrama se detiene antes a propósito: cubre solo la ventana en la que todavía se está eligiendo la respuesta.

El diagrama recoge siete decisiones repartidas en cuatro carriles que nombran a quien responde y no a quien ejecuta (primera persona en el lugar, jefe de evacuación o socorrista, jefe de emergencia y servicios de emergencia) y cinco fases, desde dar la alarma hasta el fin de la emergencia. De él cuelgan cinco desenlaces con nombre propio, y las decisiones clave llevan sus criterios en los comentarios del paso, porque un árbol de decisión solo sirve si los criterios están escritos. Es deliberadamente genérico: las obligaciones de autoprotección, los plazos de notificación y quién puede autorizar la reocupación cambian según el país y según los riesgos que tengas en el centro, así que trata los criterios como una estructura de partida y sustitúyelos por los tuyos.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Siete decisiones forman la columna vertebral, con las respuestas como etiquetas de cada rama: ¿Hay heridos o personas en riesgo? (Sí / No), ¿Es seguro acercarse a la zona? (Seguro / No seguro), ¿Se puede controlar con medios propios? (Sí / No), ¿Se necesitan los servicios de emergencia? (Sí / No), ¿Evacuar o confinarse? (Evacuar / Confinamiento), ¿Está todo el mundo localizado? (Todos presentes / Falta alguien) y ¿Es seguro reocupar las instalaciones? (Sí / No).
• Cuatro carriles que nombran quién decide en lugar de dibujar un organigrama: la primera persona en el lugar da la alarma y valora el riesgo para la vida, el jefe de evacuación o socorrista juzga si se puede acercar a la escena y si se puede atacar el peligro, el jefe de emergencia elige entre evacuar y confinarse y llama a emergencias, y el mando de intervención decide cuándo se pueden reocupar las instalaciones.
• El criterio de aproximación escrito en la propia decisión: un incendio que supere un extintor, un escape de gas o producto químico sin identificar, un contacto eléctrico en tensión, daños estructurales, una sala llena de humo o un espacio confinado se responden como No seguro, lo que encamina a «Retirarse y establecer un perímetro» en lugar de a los primeros auxilios.
• Un umbral de cuatro condiciones en «¿Se puede controlar con medios propios?»: peligro pequeño y sin extenderse, persona formada para ese peligro concreto, equipo adecuado al alcance y vía de escape despejada a la espalda; si falla una sola de las cuatro, la respuesta es No.
• Cinco desenlaces distintos en lugar de un embudo único: Confinamiento hasta el fin de la alarma, Búsqueda a cargo de los servicios de emergencia, Se da el fin de la alarma y se reanuda el trabajo, Instalaciones no liberadas: retirada, y Redactar el informe del incidente, que es también donde acaba un suceso controlado que no necesitó llamar a emergencias.
• La rama del recuento: se pasa lista contra el registro de entradas para contar también a contratistas, visitas y transportistas, y una respuesta de «Falta alguien» cierra el árbol interno: la búsqueda pasa a los servicios de emergencia y nadie vuelve a entrar, tampoco el personal formado.

Cuándo usar esta plantilla

• Estás redactando o revisando un plan de emergencia y necesitas las decisiones de los primeros minutos en una sola página que un jefe de evacuación pueda leer con la alarma sonando.
• Dos responsables actuarían de forma distinta ante el mismo suceso y necesitas los criterios (acercarse o retirarse, actuar o llamar, evacuar o confinarse) escritos en lugar de improvisados.
• Vais a hacer un simulacro de evacuación o un ejercicio de mesa y queréis tener sobre el papel los puntos de decisión y quién decide en cada uno para contrastarlos.
• Estás formando a jefes de evacuación, socorristas o contratistas y necesitas mostrar quién está autorizado a tomar cada decisión, también fuera del horario habitual.
• Un auditor, la compañía de seguros o un organismo de certificación ha preguntado cómo decide la organización entre evacuar y confinarse, y quién da el fin de la alarma.

Cómo funciona

1. Renombra los carriles según quién decide en tu organización

   Sustituye primera persona en el lugar, jefe de evacuación o socorrista, jefe de emergencia y servicios de emergencia por los roles que realmente tienes cubiertos. Mantén los carriles centrados en quién responde a cada pregunta, no en quién ejecuta el trabajo: eso es lo que lo convierte en un árbol de decisión. Si de noche, en fin de semana o en un turno con trabajador solitario nadie asume el papel de jefe de emergencia, ese carril vacío es el hallazgo, y nombrar a un suplente es la solución.

2. Escribe tu propio criterio de aproximación segura

   Abre la decisión «¿Es seguro acercarse a la zona?» y sustituye la lista genérica por los riesgos que tienes: las sustancias del centro, los equipos que siguen en tensión, las zonas que exigen equipo de respiración autónoma, los espacios que requieren permiso de trabajo. Esta es la decisión que genera las segundas víctimas, así que debe poder responderla alguien sin tiempo para pensar y sin formación en ese riesgo concreto.

3. Fija los criterios de evacuación frente a confinamiento de tu centro

   Decide de antemano qué sucesos sacan a la gente fuera y cuáles la mantienen dentro, y escríbelo junto a la decisión. Evacuar da por hecho que las vías de salida son más seguras que quedarse; el confinamiento supone lo contrario, normalmente por una nube tóxica exterior, un temporal o una amenaza de seguridad en los accesos. Nombra el local de confinamiento, los puntos de reunión y el punto de reunión alternativo para cuando el principal quede a favor del viento.

4. Define de dónde sale la lista del recuento y quién la lleva

   Apunta el paso «¿Está todo el mundo localizado?» a un listado que incluya contratistas, visitas, transportistas y a quien trabaje solo, y di quién lo lleva físicamente al punto de reunión. Un recuento hecho sobre la lista de plantilla es la forma de dejar sin localizar a una visita, y un recuento que solo existe en un servidor dentro del edificio no es un recuento.

5. Nombra quién da el fin de la alarma y quién no puede darlo

   Indica en la decisión de reocupación quién está autorizado a liberar las instalaciones. Cuando han intervenido los servicios de emergencia, la reentrada suele ser decisión suya y no del centro, y una centralita de alarmas en silencio no es un fin de alarma. Desarrolla bien en tu plan la rama «Instalaciones no liberadas»: a dónde va la gente, quién se lo comunica y quién habla con las familias y con los medios.

6. Añade tus obligaciones de notificación y mantén el diagrama aprobado y probado

   Todas las ramas terminan en un informe, también las falsas alarmas y los confinamientos que se desactivan. Deja escrito qué hay que registrar (horas de detección, alarma, llamada, evacuación y fin de alarma, resultado del recuento, lesiones y casi accidentes) y qué notificaciones externas debes a la autoridad o a la aseguradora, cuyo alcance y plazos varían según el país. Después pasa el diagrama por aprobación, féchalo y vuelve a recorrerlo tras cada simulacro y cada suceso real.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia un diagrama de flujo de respuesta ante emergencias de un mapa de procesos?

Un mapa de procesos responde a «qué pasa después y quién lo hace». Recorre fases y carriles de responsabilidad, y es la forma adecuada para las horas y los días posteriores a un suceso: contención, comunicación, investigación, acción correctiva y cierre. Un árbol de decisión responde a «qué opción elegimos y quién está autorizado a elegirla». Su columna vertebral es una cadena de preguntas, las etiquetas de sus ramas son las respuestas y sus caminos acaban en desenlaces distintos en vez de en uno solo. Una emergencia necesita las dos cosas, pero no en la misma página: este diagrama cubre los minutos en los que aún se está decidiendo la respuesta, y la secuencia completa posterior es un mapa aparte.

¿Cuándo hay que evacuar y cuándo confinarse?

Evacúa cuando el peligro está dentro y las vías de salida son utilizables: incendio, humo, un escape interno, daños estructurales. Confínate cuando el exterior es el lado más peligroso: una nube de gas o producto químico, un temporal severo o una amenaza de seguridad en la vía de acceso. El fallo típico es decidirlo sobre la marcha sin criterios, que es como se acaba enviando a la gente hacia la nube de la que se la quería proteger. Escribe junto a la decisión las condiciones que disparan cada opción, decídelo una sola vez, comunícalo una sola vez y asegúrate de que todos los jefes de evacuación oyen la misma instrucción.

¿Deben los empleados atacar ellos mismos un incendio o un derrame?

Solo cuando se cumplen a la vez unas pocas condiciones: el peligro es pequeño y no se está extendiendo, la persona está formada para ese riesgo concreto, el equipo adecuado está al alcance y tiene una vía de escape despejada a su espalda. Si falla una sola, la respuesta es no, y lo correcto es retirarse, establecer un perímetro y llamar a los servicios de emergencia. Intervenir con medios propios es una autorización que se concede de antemano a personas concretas y formadas, no una valoración que hace quien llega primero.

¿Quién da el fin de la alarma después de una emergencia?

Ni la centralita de alarmas ni la persona con más ganas de volver al trabajo. Cuando han intervenido los servicios de emergencia, liberar las instalaciones suele ser decisión del mando de intervención, y el jefe de emergencia desactiva después el operativo. Este diagrama lo dibuja como una decisión propia con dos desenlaces, porque «instalaciones no liberadas» es un estado real que hay que planificar (un sitio a donde ir, alguien que lo comunique y una decisión sobre el resto del turno) y tratarlo como algo secundario es la razón por la que la gente empieza a acercarse otra vez a las puertas.

¿Hay que redactar un informe aunque no haya pasado nada?

Sí. Todas las ramas de este diagrama terminan en un informe: la falsa alarma, el conato apagado con un extintor y el confinamiento desactivado a los veinte minutos. El informe es lo que convierte una actuación en evidencia: fija las horas de detección, alarma, llamada, evacuación y fin de alarma, el resultado del recuento y los casi accidentes que si no nadie registraría. Algunos de esos sucesos además conllevan una obligación de notificación externa a la autoridad o a la aseguradora, y su alcance y plazos varían según el país, así que indica en tu versión qué sucesos disparan qué notificación.