Flussdiagramm Auslieferungsprüfung (PDI vor dem Versand)

Was ist flussdiagramm auslieferungsprüfung (pdi vor dem versand)?

Eine Auslieferungsprüfung ist der letzte Blick auf eine fertige Einheit, solange sie noch Ihnen gehört. Auslöser ist ein Bau oder ein Auftrag, der abgeschlossen und von der Linie abgemeldet wurde, und der Zweck der Prüfung ist nicht, ob die Einheit richtig gefertigt wurde, denn das hat die Prüfung in der Fertigung bereits beantwortet. Der Zweck ist, dass genau diese Einheit die ist, die der Kunde bestellt hat, dass sie funktioniert, dass sie aussieht, wie ein neues Produkt aussehen soll, und dass alles, was mitgehen soll, auch wirklich dabei ist. Das Diagramm oben folgt einer Einheit von dem Moment an, in dem sie die Montagelinie verlässt, bis der Nachweis geschlossen ist: die gezogene Auftragsmappe, die gegen die Auftragspositionen geprüfte Konfiguration, die ins Prüfblatt aufgenommenen kundenspezifischen Anforderungen, die abgearbeitete PDI-Checkliste, die erfassten Funktions- und Sicherheitsergebnisse, die geprüfte Optik, das zusammengestellte Dokumentenpaket, gesperrte und entschiedene Mängel, das gezeichnete Zertifikat und die verpackte, übergebene und abgenommene Einheit.

Dies ist das letzte Tor, nicht das gesamte Prüfregime. Nicht abgedeckt sind die fertigungsbegleitenden Prüfungen gegen den Produktionslenkungsplan, während die Einheit gebaut wird, und ebenso wenig die Wareneingangsprüfung der verbauten Teile; das sind eigene Prozesse mit eigenen Stichprobenregeln, eigenen Bahnen und eigenen Nachweisen. Es endet außerdem, sobald die Einheit bereitgestellt und übergeben ist. Tourenplanung, Speditionsbuchung, Ablieferbeleg und alles, was auf dem Transport schiefgeht, gehören zum Versandprozess, und ein nach der Übergabe gemeldeter Fehler gehört zur Gewährleistungs- und Reklamationsbearbeitung. Diese Grenze ist kaufmännisch und nicht nur operativ: In den von der Internationalen Handelskammer veröffentlichten Incoterms 2020 ist die Lieferung in allen elf Klauseln an den Punkt gebunden, an dem der Gefahrübergang vom Verkäufer auf den Käufer stattfindet. Ein am Tor gefundener Mangel und derselbe Mangel einen Tag später sind deshalb sehr unterschiedliche Gespräche. Nehmen Sie das Diagramm als Ausgangspunkt, den Sie an Ihre eigenen Verfahren, Produktanforderungen und die zuständige Prüfstelle anpassen, und nicht als Konformitätsdokument für sich.

Vier der sieben Entscheidungen tragen den Prozess. Das Spezifikationstor liegt in der Bahn des QS-Prüfers und nicht in der Produktion, weil der Abgleich einer Einheit mit dem Auftrag, für den sie gebaut wurde, genau die Prüfung ist, die den Erbauern am schwersten objektiv gelingt. Die Frage nach kundenspezifischen Anforderungen liegt beim Vertrieb, der als Einziger weiß, was über die Standardspezifikation hinaus zugesagt wurde. Der Verwendungsentscheid wählt zwischen Nacharbeit, einer Sonderfreigabe und der Rückweisung der Einheit in das Bauprogramm, und er ist bewusst als eine Entscheidung mit drei benannten Zweigen gezeichnet, damit niemand diese Wahl formlos in der Versandhalle trifft. Die letzte der vier liegt in der Bahn des Kunden, denn eine Sonderfreigabe erteilt sich ein Lieferant nicht selbst. Der Freigabeschritt setzt danach einen Namen an die Einheit, und genau das macht aus einer abgearbeiteten Checkliste einen Nachweis.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Fünf Swimlanes (Produktion / Montage, QS-Prüfer, Logistik / Versand, Vertrieb / Kundenservice und Kunde) über sechs Phasen: Übergabe zur Prüfung, Auftrag und Spezifikation, Funktionsprüfung, Optik und Dokumente, Verwendungsentscheid sowie Freigabe und Versand
• Die Auftragsmappe wird gezogen, bevor irgendetwas geprüft wird, und die Entscheidung „Entspricht die Einheit der bestellten Spezifikation?“ gleicht die Einheit mit den Auftragspositionen ab, sodass eine korrekt gebaute Maschine in der falschen Variante am Tor auffällt und nicht auf dem Hof des Kunden
• Ein Zweig „Kundenspezifische Anforderungen zu diesem Auftrag?“ in der Vertriebsbahn, der vor Prüfbeginn ins Prüfblatt aufnimmt, wonach eine Standardcheckliste nie fragt: Sprache der Anleitungen, Exportverpackung, besondere Kennzeichnung, eine begleitete Abnahmeprüfung
• Funktions- und Sicherheitsergebnisse als Messwerte statt als Haken, danach ein optisches Tor: „Optische Mängel innerhalb des Standards?“ schickt alles außerhalb des schriftlichen Oberflächenstandards in dieselbe Sperre wie eine nicht bestandene Funktionsprüfung
• „Dokumente und Zubehör vollständig?“ behandelt das Dokumentenpaket als Teil des Produkts, mit einer Nachfassschleife zurück zum Zusammenstellen bei einem fehlenden Zeugnis, statt einer Einheit, die jetzt geht und später vervollständigt wird
• Eine Entscheidung „Entscheid über die gesperrte Einheit?“ mit drei benannten Zweigen (nacharbeiten und erneut prüfen, den Kunden um eine Sonderfreigabe bitten oder die Einheit ins Bauprogramm zurückweisen), bevor „PDI-Zertifikat zeichnen und Einheit freigeben“ einen Namen an die Freigabe setzt

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben eine Anweisung für die Auslieferungsprüfung und wollen den Auftragsabgleich, die Funktionsprüfungen, das Dokumentenpaket und die Freigabeunterschrift in einem Bild
• Einheiten erreichen Kunden mit der falschen Ausstattung, und niemand kann sagen, ob der Auftrag je gegen den fertigen Bau geprüft wurde
• Am Tor gefundene Mängel werden formlos in der Versandhalle behoben, sodass kein Nachweis existiert, was nachgearbeitet wurde und wer die Einheit freigegeben hat
• Anleitungen, Zeugnisse und Zubehör werden nach der Lieferung nachgesandt, und das Nachfassen für ein fehlendes Dokument hat weder Verantwortlichen noch Frist
• Ein Kunde, ein Auditor oder eine Zertifizierungsstelle hat gefragt, wie Sie eine fertige Einheit gegen ihren Auftrag prüfen, bevor Sie sie zum Versand freigeben

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Ersetzen Sie Produktion / Montage, QS-Prüfer, Logistik / Versand, Vertrieb / Kundenservice und Kunde durch die Rollen, die es bei Ihnen wirklich gibt. Im Autohaus sind Prüfer und Techniker dieselbe Person und die Vertriebsbahn ist der Übergabeberater; im Werk ist die Kundenbahn oft ein Händler oder Distributor statt des Endanwenders. Führen Sie Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die nie stattfindet.

2. Hinterlegen Sie Ihre echte PDI-Checkliste

   Der Checklistenschritt ist ein Platzhalter für Ihr eigenes Dokument. Halten Sie fest, welcher Checklistenstand für welches Modell und welche Variante gilt, wer ihn pflegt und wie eine Konstruktionsänderung dorthin gelangt. Entscheiden Sie dann, was die Checkliste je Zeile verlangt: einen Messwert, ein Foto oder ein Bestanden und Nicht bestanden. Eine Checkliste, die nur Haken anbietet, erzeugt keinen Nachweis und nichts, was sich auswerten lässt.

3. Definieren Sie den Auftragsabgleich und seine Datenquelle

   Halten Sie genau fest, wogegen die Einheit geprüft wird: der Kundenauftrag mit seinen Optionscodes, die Baubeschreibung oder der Zeichnungsstand, die Serien- oder Fahrgestellnummer und jede nach der Bestellung vereinbarte Abweichung. Benennen Sie das System, aus dem der Prüfer liest, denn eine vor drei Tagen gedruckte Auftragsmappe ist der übliche Grund, warum eine späte Änderung untergeht.

4. Schreiben Sie die optischen und funktionalen Annahmekriterien

   Die optische Entscheidung funktioniert nur mit einem schriftlichen Oberflächenstandard dahinter: Betrachtungsabstand, Beleuchtung und welche Größe eines Makels auf welcher Fläche zulässig ist. Tun Sie dasselbe für die Funktionsprüfungen, indem Sie jeder einen Grenzwert statt einer Meinung geben, und legen Sie fest, welche Fehler die Freigabe sofort stoppen, statt in den Verwendungsentscheid zu gehen.

5. Vereinbaren Sie die Entscheidregeln und wem jeder Zweig gehört

   Schreiben Sie auf, wer Nacharbeit anordnen darf, wer den Kunden um eine Sonderfreigabe bitten darf und wer die Einheit ins Bauprogramm zurückweisen darf. ISO 9001:2015 erwartet, dass ein unter Sonderfreigabe angenommenes fehlerhaftes Ergebnis eine Genehmigung trägt, und eine Aufzeichnung, die die Fehlerhaftigkeit, die getroffene Maßnahme, eine erhaltene Sonderfreigabe und die entscheidende Befugnis beschreibt. Wo die Anforderung die des Kunden ist, muss der Kunde informiert werden.

6. Listen Sie den Inhalt des Dokumentenpakets auf

   Benennen Sie jedes Element, das mit der Einheit geht: Betriebsanleitung, die Konformitätserklärung oder das Konformitätszertifikat, Prüf- und Kalibrierzeugnisse, die Garantieregistrierung, die Ersatzteilliste, Schlüssel und Zubehör. Halten Sie fest, wer das Paket zusammenstellt und wer es kontrolliert. Was gefordert ist, hängt vom Produkt und vom Markt ab, in den es verkauft wird, bauen Sie die Liste also aus Ihrer eigenen Produktakte und nicht aus diesem Diagramm.

7. Gehen Sie es an einer misslungenen Einheit durch

   Nehmen Sie zwei bereits ausgelieferte Einheiten, eine, die sauber durchging, und eine, die zurückkam, und verfolgen Sie beide durch das Diagramm. Der Schritt, den die Beteiligten beschreiben und der nicht gezeichnet ist, und der Schritt, der gezeichnet, aber still übersprungen wird, wenn das Versandziel zum Monatsende nah ist, sind die beiden Feststellungen, die Sie vor der Veröffentlichung bearbeiten sollten.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst eine Auslieferungsprüfung?

Die Einheit wird von der Montagelinie abgemeldet, und der Prüfer zieht die Auftragsmappe und den Fertigungsnachweis. Die Konfiguration wird gegen die Auftragspositionen geprüft, und eine Abweichung geht zur Korrektur und erneuten Prüfung an die Produktion zurück. Kundenspezifische Anforderungen kommen vor Prüfbeginn ins Prüfblatt. Der Prüfer arbeitet die PDI-Checkliste ab, erfasst die Ergebnisse der Funktions- und Sicherheitsprüfungen, prüft die Optik gegen den Oberflächenstandard und bestätigt, dass Dokumentenpaket und Zubehör vollständig sind. Jedes Nichtbestehen erzeugt einen Mangel und sperrt die Einheit, und der Verwendungsentscheid wählt zwischen Nacharbeit mit Nachprüfung, einer mit dem Kunden vereinbarten Sonderfreigabe oder der Rückweisung ins Bauprogramm. Ist die Einheit frei, wird das Zertifikat gezeichnet, die Einheit verpackt und bereitgestellt, der Kunde zeichnet das Abnahmeprotokoll und der Nachweis wird geschlossen.

Wie unterscheidet sich die Auslieferungsprüfung von Fertigungs- und Wareneingangsprüfung?

Sie sitzen an unterschiedlichen Punkten und beantworten unterschiedliche Fragen. Die Wareneingangsprüfung prüft Zukaufmaterial bei der Annahme gegen Bestellung und Prüfplan. Die fertigungsbegleitende Prüfung prüft Merkmale gegen den Produktionslenkungsplan in einer Stichprobenfrequenz, während Teile entstehen, und eine Erstmusterprüfung belegt einmalig, dass der Prozess ein konformes Teil erzeugt. Die Auslieferungsprüfung ist die letzte davon: Sie wird in der Regel an jeder Einheit statt an einer Stichprobe durchgeführt und misst ebenso sehr gegen den Auftrag des Kunden wie gegen die Zeichnung. Viele Organisationen nennen dasselbe Tor Endprüfung. Der praktische Unterschied ist der Umfang, denn eine Auslieferungsprüfung deckt auch die kaufmännischen und dokumentarischen Prüfungen ab (verbaute Optionen, Anleitungen, Zubehör, Übergabepapiere), die eine technische Prüfung nicht kennt.

Wer sollte die Auslieferungsprüfung durchführen, und darf der Erbauer die eigene Arbeit freigeben?

Eine andere Person als die, die die Einheit gebaut hat, sollte die Prüfung durchführen und zeichnen, wo die Organisation groß genug dafür ist, aus demselben Grund, aus dem ein zweites Augenpaar Tippfehler findet, die der Autor nicht sieht. ISO 9001:2015 nennt keine Funktionsbezeichnung, verlangt aber, dass die Freigabe an den Kunden nicht erfolgt, bevor die geplanten Tätigkeiten zufriedenstellend abgeschlossen sind, es sei denn, dies wurde von einer relevanten Befugnis und, soweit zutreffend, vom Kunden genehmigt, und sie verlangt dokumentierte Information zur Freigabe, die Nachweis der Konformität mit den Annahmekriterien und Rückverfolgbarkeit zur freigebenden Person gibt. Genau diese Rückverfolgbarkeit ist die praktische Probe: Ihr Prozess muss benennen, wer für die Freigabe einer Einheit kompetent ist, und der Nachweis muss zeigen, dass es diese Person war. In einem sehr kleinen Betrieb, in dem Trennung unmöglich ist, schreiben Sie die stattdessen eingesetzte kompensierende Maßnahme auf.

Was gehört in das Dokumentenpaket, das mit der Einheit geht?

Üblicherweise die Betriebsanleitung, die Konformitätsunterlagen, etwaige Prüf-, Kalibrier- oder Werkstoffzeugnisse, die Garantieregistrierung, eine Ersatzteilliste sowie die Schlüssel und das Zubehör, die der Kunde erwartet. Zwei Dinge werden häufig verwechselt: Eine Konformitätserklärung ist die eigene Erklärung des Herstellers, dass das Produkt die Anforderungen erfüllt, unter denen es in Verkehr gebracht wird, während ein Konformitätszertifikat von einem Dritten wie einer benannten Stelle ausgestellt wird. Als Beispiel, wie produktspezifisch das ist: Maschinen, die auf dem Markt der Europäischen Union in Verkehr gebracht werden, müssen mit einer Betriebsanleitung geliefert werden, und ab dem 20. Januar 2027 ersetzt die Verordnung (EU) 2023/1230 die Maschinenrichtlinie und erlaubt, die EU-Konformitätserklärung mit der Maschine oder als Internetadresse oder maschinenlesbaren Code bereitzustellen. Bauen Sie Ihre Liste aus der Produktakte und dem Vertrag.

Was soll passieren, wenn bei der Auslieferungsprüfung ein Mangel gefunden wird?

Sperren Sie die Einheit so, dass der Versand tatsächlich blockiert ist, also mit einem Status im System und nicht nur einem Anhänger an der Maschine, und treffen Sie den Verwendungsentscheid als benannte Entscheidung statt als Gespräch in der Halle. ISO 9001:2015 nennt die Möglichkeiten für ein fehlerhaftes Ergebnis: Korrektur; Aussonderung, Rückhaltung, Rückgabe oder Aussetzung der Lieferung; Information des Kunden; und Einholen einer Genehmigung zur Annahme unter Sonderfreigabe. Erwartet wird außerdem eine Aufzeichnung, die die Fehlerhaftigkeit, die getroffene Maßnahme, eine erhaltene Sonderfreigabe und die entscheidende Befugnis beschreibt. In diesem Diagramm werden daraus Nacharbeit mit Nachprüfung, eine Sonderfreigabe, um die der Kunde gebeten und über die er nicht nur informiert wird, und die Rückweisung ins Bauprogramm. Legen Sie den Umfang der Nachprüfung fest, bevor die Nacharbeit beginnt, denn eine isoliert abgezeichnete Reparatur übersieht, was für den Zugang gelöst wurde.