Diagrama de flujo de la inspección previa a la entrega (PDI)

¿Qué es diagrama de flujo de la inspección previa a la entrega (pdi)?

Una inspección previa a la entrega es la última mirada a una unidad terminada mientras todavía es tuya. El disparador es una fabricación o un pedido que se ha completado y notificado en la línea, y el sentido de la comprobación no es que la unidad se haya fabricado bien, porque eso ya lo ha contestado la inspección en planta. El sentido es que esta unidad concreta sea la que el cliente pidió, que funcione, que tenga el aspecto que debe tener un producto nuevo y que todo lo que se supone que viaja con ella esté realmente con ella. El diagrama de arriba sigue una unidad desde que sale de la línea de montaje hasta que se cierra el registro: el expediente del pedido sacado, la configuración cotejada con las líneas del pedido, los requisitos específicos del cliente añadidos a la hoja de inspección, la lista de comprobación PDI recorrida, los resultados funcionales y de seguridad registrados, el acabado estético inspeccionado, el paquete documental reunido, los defectos bloqueados y dispuestos, el certificado firmado y la unidad embalada, entregada y aceptada.

Esta es la última puerta, no todo el régimen de inspección. No cubre las comprobaciones en proceso que se hacen contra el plan de control mientras se fabrica la unidad, ni la inspección de recepción de las piezas que lleva dentro; son procesos aparte, con sus propias reglas de muestreo, sus propios carriles y sus propios registros. También se detiene en cuanto la unidad queda preparada y entregada. La planificación de rutas, la contratación del transporte, la prueba de entrega y todo lo que salga mal en tránsito pertenecen al proceso de expedición, y un fallo reportado después de la entrega pertenece a la gestión de garantía y reclamaciones. Ese límite es comercial además de operativo: en las reglas Incoterms 2020 publicadas por la Cámara de Comercio Internacional, la entrega está ligada en las once reglas al punto en el que el riesgo pasa del vendedor al comprador, así que un defecto encontrado en la puerta y ese mismo defecto encontrado un día después son conversaciones muy distintas. Trata el diagrama como un punto de partida para adaptarlo a tus procedimientos, a los requisitos de tu producto y a tu autoridad de inspección competente, y no como un documento de cumplimiento en sí mismo.

Cuatro de las siete decisiones sostienen el proceso. La puerta de la especificación está en el carril del inspector de calidad y no en el de producción, porque comparar una unidad con el pedido para el que se construyó es justo la comprobación que quienes la construyeron son menos capaces de hacer con objetividad. La pregunta por los requisitos específicos del cliente está en ventas, la única parte que sabe qué se prometió más allá de la especificación estándar. La decisión de disposición elige entre retrabajo, una concesión y rechazar la unidad devolviéndola al programa de fabricación, y está dibujada como una sola decisión con tres ramas con nombre precisamente para que nadie tome esa decisión de manera informal en el muelle. La última de las cuatro está en el carril del propio cliente, porque una concesión no es algo que un proveedor se conceda a sí mismo. El paso de liberación pone después un nombre sobre la unidad, que es lo que convierte una lista de comprobación completada en evidencia.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles (Producción / montaje, Inspector de calidad, Logística / expediciones, Ventas / atención al cliente y Cliente) repartidos en seis fases: Entrega a inspección, Pedido y especificación, Pruebas funcionales, Estética y documentos, Disposición, y Liberación y expedición
• El expediente del pedido se saca antes de probar nada, y la decisión «¿La unidad coincide con la especificación pedida?» contrasta la unidad con las líneas del pedido, de modo que una máquina bien fabricada pero de la variante equivocada se detecta en la puerta y no en las instalaciones del cliente
• Una rama «¿Hay requisitos específicos del cliente en el pedido?» en el carril de ventas, que añade a la hoja de inspección lo que una lista estándar nunca pregunta (idioma de los manuales, embalaje de exportación, etiquetado especial, un ensayo presenciado) antes de que empiece la inspección
• Resultados funcionales y de seguridad capturados como lecturas y no como casillas marcadas, y después una puerta estética: «¿Los defectos estéticos están dentro del estándar?» manda todo lo que quede fuera del estándar de acabado escrito al mismo bloqueo que una prueba funcional no superada
• «¿Documentos y accesorios completos?» trata el paquete documental como parte del producto, con un bucle de reclamación de vuelta al paso de preparación cuando falta un certificado, en lugar de una unidad que se expide ahora y se completa después
• Una decisión «¿Disposición de la unidad bloqueada?» con tres ramas con nombre (retrabajar y reinspeccionar, pedir una concesión al cliente o rechazar la unidad devolviéndola al programa de fabricación) antes de que «Firmar el certificado PDI y liberar la unidad» ponga un nombre sobre la liberación

Cuándo usar esta plantilla

• Estás escribiendo un procedimiento de PDI y quieres el cotejo con el pedido, las pruebas funcionales, el paquete documental y la firma de liberación en una sola imagen
• Llegan unidades a los clientes con las opciones equivocadas montadas y nadie sabe decir si el pedido llegó a compararse alguna vez con la unidad terminada
• Los defectos que se encuentran en la puerta se arreglan de forma informal en el muelle, así que no queda registro de qué se retrabajó ni de quién liberó la unidad
• Manuales, certificados y accesorios se envían después de la entrega, y la reclamación de un documento que falta no tiene ni responsable ni plazo
• Un cliente, un auditor o un organismo de certificación ha preguntado cómo verificáis una unidad terminada contra su pedido antes de liberarla para expedición

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles

   Sustituye Producción / montaje, Inspector de calidad, Logística / expediciones, Ventas / atención al cliente y Cliente por los roles que existen de verdad en tu organización. En un concesionario el inspector y el técnico son la misma persona y el carril de ventas es quien hace la entrega; en una fábrica el carril del cliente suele ser un agente o un distribuidor en vez del usuario final. Fusiona carriles en vez de dibujar un traspaso que nunca ocurre.

2. Pon tu lista de comprobación PDI real detrás del paso de la lista

   El paso de la lista es un marcador de posición para tu propio documento. Anota qué revisión de la lista aplica a cada modelo o variante, quién la mantiene y cómo llega hasta ella un cambio de ingeniería. Decide después qué pide la lista en cada línea: una lectura, una fotografía o un apto y no apto. Una lista que solo ofrece casillas no produce evidencia ni nada que se pueda analizar por tendencias.

3. Define el cotejo con el pedido y de dónde salen sus datos

   Indica exactamente contra qué se compara la unidad: el pedido de venta y sus códigos de opción, la hoja de fabricación o la revisión del plano, el número de serie o de bastidor y cualquier variación acordada después de cursar el pedido. Nombra el sistema del que lo lee el inspector, porque un expediente impreso hace tres días es el motivo habitual de que se pase por alto un cambio de última hora.

4. Escribe los criterios de aceptación estéticos y funcionales

   La decisión estética solo funciona si detrás hay un estándar de acabado escrito: distancia de observación, iluminación y qué tamaño de imperfección se acepta en cada superficie. Haz lo mismo con las pruebas funcionales dando a cada una un límite en vez de una opinión, e indica qué fallos detienen la liberación de plano en lugar de pasar a disposición.

5. Acuerda las reglas de disposición y quién es dueño de cada rama

   Deja por escrito quién puede autorizar un retrabajo, quién puede pedir una concesión al cliente y quién puede rechazar la unidad devolviéndola al programa de fabricación. ISO 9001:2015 espera que una salida no conforme aceptada bajo concesión lleve una autorización, y un registro que describa la no conformidad, la acción tomada, cualquier concesión obtenida y la autoridad que lo decidió. Cuando el requisito afectado sea del cliente, hay que informar al cliente.

6. Enumera qué debe contener el paquete documental

   Nombra cada elemento que viaja con la unidad: instrucciones de uso, la declaración o el certificado de conformidad, certificados de ensayo y de calibración, el registro de garantía, la lista de repuestos, llaves y accesorios. Indica quién prepara el paquete y quién lo revisa. Lo exigible depende del producto y del mercado en el que se vende, así que construye la lista desde tu propio expediente de conformidad del producto y no desde este diagrama.

7. Recórrelo contra una unidad que salió mal

   Coge dos unidades ya entregadas, una que saliera limpia y otra que volviera, y sigue a las dos por el diagrama. El paso que la gente describe y no está dibujado, y el paso que está dibujado pero se salta en silencio cuando el objetivo de expediciones de fin de mes aprieta, son los dos hallazgos que merece la pena atender antes de publicarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de una inspección previa a la entrega?

La unidad se notifica terminada en la línea de montaje y el inspector saca el expediente del pedido y el parte de fabricación. La configuración se coteja con las líneas del pedido, y una discrepancia vuelve a producción para corregirse y volver a cotejarse. Los requisitos específicos del cliente se añaden a la hoja de inspección antes de que empiece la inspección. El inspector recorre la lista de comprobación PDI, registra los resultados de las pruebas funcionales y de seguridad, inspecciona el acabado estético contra el estándar de acabado y confirma que el paquete documental y los accesorios están completos. Cualquier fallo abre un defecto y bloquea la unidad, y la disposición elige entre retrabajo con reinspección, una concesión acordada con el cliente o el rechazo de la unidad al programa de fabricación. Cuando la unidad queda limpia se firma el certificado, se embala y se prepara, el cliente firma el acta de aceptación y se cierra el registro.

¿En qué se diferencia la inspección previa a la entrega de la inspección en proceso y la de recepción?

Están en puntos distintos y contestan preguntas distintas. La inspección de recepción comprueba el material comprado en el almacén contra el pedido de compra y el plan de inspección. La inspección en proceso comprueba características contra el plan de control con una frecuencia de muestreo mientras se fabrican las piezas, y una inspección del primer artículo demuestra una vez que el proceso produce una pieza conforme. La inspección previa a la entrega es la última de todas: normalmente se hace unidad a unidad y no por muestreo, y se mide contra el pedido del cliente tanto como contra el plano. Muchas organizaciones llaman inspección final a esa misma puerta. La diferencia práctica es el alcance, porque una PDI cubre además las comprobaciones comerciales y documentales (opciones montadas, manuales, accesorios, papeles de entrega) que una inspección técnica no toca.

¿Quién debe hacer la PDI y puede firmarla quien fabricó la unidad?

Debería hacerla y firmarla alguien distinto de quien construyó la unidad siempre que la organización sea lo bastante grande para permitirlo, por la misma razón por la que un segundo par de ojos encuentra las erratas que el autor no ve. ISO 9001:2015 no nombra ningún puesto, pero sí exige que la liberación al cliente no se lleve a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sea aprobado por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente, y exige información documentada sobre la liberación que dé evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación y trazabilidad a la persona que autoriza. Esa trazabilidad es la prueba práctica: tu proceso debe nombrar quién es competente para liberar una unidad, y el registro debe demostrar que fue esa persona. En una empresa muy pequeña donde la separación sea imposible, deja por escrito el control compensatorio que usas en su lugar.

¿Qué debe llevar el paquete documental que acompaña a la unidad?

Normalmente las instrucciones de uso, los documentos de conformidad, los certificados de ensayo, calibración o material que apliquen, el registro de garantía, una lista de repuestos y las llaves y accesorios que el cliente espera encontrar. Dos cosas se confunden a menudo: una declaración de conformidad es la declaración propia del fabricante de que el producto cumple los requisitos bajo los que se comercializa, mientras que un certificado de conformidad lo emite un tercero, por ejemplo un organismo notificado. Como ejemplo de hasta qué punto esto depende del producto, las máquinas comercializadas en el mercado de la Unión Europea deben ir acompañadas de instrucciones de uso, y a partir del 20 de enero de 2027 el Reglamento (UE) 2023/1230 sustituye a la Directiva de máquinas y permite entregar la declaración UE de conformidad junto con la máquina o como una dirección de internet o un código legible por máquina. Construye tu lista a partir del expediente de conformidad del producto y del contrato.

¿Qué debe pasar cuando se encuentra un defecto en la inspección previa a la entrega?

Bloquea la unidad de una forma que impida de verdad la expedición, lo que significa un estado en el sistema además de una etiqueta en la máquina, y toma después la disposición como una decisión con nombre en vez de como una conversación en el muelle. ISO 9001:2015 recoge las opciones para una salida no conforme: corrección; separación, contención, devolución o suspensión del suministro; información al cliente; y obtención de autorización para su aceptación bajo concesión. También espera un registro que describa la no conformidad, la acción tomada, cualquier concesión obtenida y la autoridad que decide. En este diagrama eso se convierte en retrabajo con reinspección, una concesión que se le pide al cliente en lugar de comunicársela, y rechazo al programa de fabricación. Acuerda el alcance de la reinspección antes de empezar el retrabajo, porque una reparación firmada de forma aislada pasa por alto lo que hubo que desmontar para llegar hasta ella.