Flowchart for sikkerhedsrundering (arbejdsmiljø og farer)

Hvad er flowchart for sikkerhedsrundering (arbejdsmiljø og farer)?

En sikkerhedsrundering er et planlagt kig på et virkeligt område, mens der faktisk arbejdes, foretaget af en, hvis opgave er sikkerhed frem for produktion. Udløseren er en forfaldsdato i runderingsplanen, og frekvensen bag den dato er en risikovurdering: de områder, der ændrer sig mest, eller som kan gøre mest skade, bliver runderet oftest. Diagrammet herunder følger én rundering fra forfaldsdatoen til lukningen af cyklussen: tjeklisten valgt til området og de åbne handlinger, der er ført med fra sidste gang, selve runderingen hvor operatøren forklarer, hvordan opgaven reelt kører, hvert fund vurderet og enten udbedret på stedet eller gjort til en handling med en navngiven ansvarlig, rapporten sendt til området, arbejdet udført og derefter kontrolleret på stedet frem for på papiret, og fundene fulgt som tendens for arbejdsmiljøudvalget.

Det her er en planlagt, proaktiv rundering. Intet i diagrammet starter fra en tilskadekomst, et spild eller en ødelagt maskine: en hændelse, der allerede er sket, hører til anmeldelse af arbejdsulykker og til den undersøgelse, der følger efter, og begge dele starter fra en melding og ikke fra en plan. Det er heller ikke arbejdsmiljørunden, den løbende orden- og tilstandskontrol, som en leder og en arbejdsmiljørepræsentant går sammen over deres eget område, og som er en bredere og lettere gennemgang drevet af linjen; det her er den arbejdsmiljøledede farerundering, der bærer en stop-gren. De to mødes i handlingslisten, hvor et fund fra begge veje får ansvarlig, frist og kontrol på samme måde. Brug diagrammet som et udgangspunkt, I tilpasser efter jeres egne procedurer, jeres lovgivning og en sagkyndig gennemgang. Det beskriver en proces; det gør ingen compliant, og det erstatter ikke et stedsspecifikt sikkert arbejdssystem.

Tre beslutninger bærer processen. "Overhængende fare for nogen nu?" kommer først, fordi den handler om tid frem for alvorlighed, og fordi den ligger mellem den arbejdsmiljøansvarlige, der rejser den, og områdelederen, der faktisk standser opgaven: den, der har myndigheden til at stoppe produktionen, er også den, der er tegnet med beslutningen. "Kan faren fjernes helt?" er dér, forebyggelseshierarkiet træder ind i diagrammet, og den sender fundet enten til vedligehold som en teknisk løsning eller tilbage til lederen som en midlertidig foranstaltning med udløbsdato, hvilket er dét, der forhindrer, at et skilt og en sikkerhedssnak bliver registreret som en løsning. "Er faren reelt under kontrol?" ligger efter kontrollen på stedet, og den løber tilbage til den samme beslutning om at fjerne faren, når foranstaltningen ikke virkede, så et lukket fund skal overleve et blik nummer to, før listen får lov at tro på det.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Arbejdsmiljøansvarlig, Områdeleder, Operatør, Vedligehold og Stedets ledelse) fordelt på seks faser: Planlæg og klargør, Rundering og observation, Sikr straks, Vurdér og tildel, Udbedr og kontrollér samt Rapportér og evaluér
• En sløjfe frem for en lige linje: "Set en fare eller usikker adfærd?" stilles igen ved hvert eneste fund, og både udbedringen på stedet og den registrerede handling vender tilbage til "Gå ruten igennem efter tjeklisten", indtil ruten er gennemgået
• "Overhængende fare for nogen nu?" holdt adskilt fra risikovurderingen, med en stop-gren, der giver områdelederen "Stands opgaven og gør området sikkert", før noget som helst bliver skrevet ned eller scoret
• Forebyggelseshierarkiet gjort synligt: "Kan faren fjernes helt?" deler en teknisk løsning rejst på en arbejdsordre i vedligeholds bane fra en midlertidig foranstaltning med udløbsdato i lederens, og begge løber sammen i én handlingsregistrering
• Lukning, der både rykkes og kontrolleres: "Handling lukket inden fristen?" sender en overskredet handling til stedets ledelse for en ny frist, og "Er faren reelt under kontrol?" fører en foranstaltning, der ikke virkede, tilbage til beslutningen om at fjerne faren
• Tre registreringer, som cyklussen producerer, nemlig fundet med foto og placering, handlingen registreret med ansvarlig og frist, og runderingsrapporten sendt til området, der tilsammen føder en tendens, arbejdsmiljøudvalget læser efter systemfejl

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver eller omskriver en runderingsprocedure og har brug for ét billede af, hvem der runderer, hvem der stopper arbejdet, hvem der udbedrer det, og hvem der kontrollerer det
• Runderingerne bliver gennemført, men fundene bliver ikke lukket, og I har brug for at se, om listen går i stå ved den ansvarlige, ved fristen eller ved kontrollen
• I går fra papirtjekliste til en arbejdsmiljø-app og vil have processen aftalt, før farekategorier, risikoniveauer og handlingsflows bliver sat op
• Auditorer har spurgt, hvordan farer fundet under runderinger bliver vurderet, tildelt og lukket, og det nuværende svar er en mappe med underskrevne tjeklister
• De samme fund bliver ved med at komme igen i de samme områder, så tendensgennemgangen og den systemiske korrigerende handling skal være tegnede trin frem for gode intentioner

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Arbejdsmiljøansvarlig, Områdeleder, Operatør, Vedligehold og Stedets ledelse med de roller, der reelt findes hos jer. På en lille lokation er den arbejdsmiljøansvarlige og lederen ofte den samme person: læg de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker, og tilføj en entreprenørbane, hvis der arbejder eksterne i området.

2. Fastsæt frekvensen og listen over udløsere

   Skriv ned, hvad der afgør, hvor ofte hvert område runderes, såsom dets risikoniveau, dets hændelseshistorik og hvor meget det ændrer sig, og list derefter de begivenheder, der rykker en rundering frem: nyt udstyr, en ændret metode, en klage eller et tilsynsbesøg. Notér begrundelsen i programmet, så den overlever et skifte af arbejdsmiljøansvarlig.

3. Definér overhængende fare med jeres egne ord

   Stop-grenen kan kun bruges, hvis folk er enige om, hvad der udløser den. Skriv en kort test på beslutningen, navngiv hvem der må standse en opgave, og hvem der må godkende den udgift, det kræver at genstarte sikkert, og skriv, hvad der sker med resten af runderingen, mens området bliver gjort sikkert. Tvetydighed netop her er dét, der gør et stop til en diskussion.

4. Læg jeres egen risikomatrix på vurderingstrinnet

   Erstat det generiske vurderingstrin med den skala for alvorlighed og sandsynlighed, I allerede bruger, og skriv, hvad hvert niveau forpligter til: hvilke vurderinger kræver en midlertidig foranstaltning samme dag, hvilke sætter en frist i dage frem for uger, og hvilke skal rapporteres opad med det samme. To runderende, der vurderer den samme fare forskelligt, er det første, der skal rettes.

5. Aftal forebyggelseshierarkiet og reglerne for midlertidige foranstaltninger

   Beslut, hvem der må acceptere en foranstaltning under fjernelse eller teknisk løsning, og notér den begrundelse på handlingen frem for at lade den blive i en samtale. Giv enhver midlertidig foranstaltning en udløbsdato og en navngiven ansvarlig for den permanente løsning, så en afspærring og en sikkerhedssnak ikke i stilhed bliver svaret de næste to år.

6. Skriv reglen for lukning og kontrol

   Sig, hvem der må lukke en handling, hvilken dokumentation en lukning kræver, og om den, der rejste fundet, skal se den. Fastlæg eskaleringsvejen for overskredne handlinger på forhånd: hvor mange dage forsinket, til hvem den går, og hvad der sker anden gang, den bliver overskredet. Beslut derefter, hvordan en mislykket kontrol genåbner fundet frem for blot at gentage det.

7. Prøv det af mod en gennemført rundering

   Tag to-tre afsluttede runderinger, én der gik glat, og én hvor et fund blev stoppet, eskaleret eller genåbnet, og følg dem gennem diagrammet. Hvert trin, folk beskriver, men som ikke er tegnet, eller er tegnet men springes over i praksis, er det fund, der er værd at handle på, før I udgiver diagrammet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en sikkerhedsrundering af?

Runderingen forfalder i arbejdsmiljøprogrammet, den arbejdsmiljøansvarlige vælger tjeklisten til området og henter de åbne handlinger fra sidste besøg, og der aftales et tidspunkt med lederen, så runderingen sker, mens arbejdet kører. Undervejs testes hvert fund to gange: om det er en overhængende fare, hvilket standser opgaven og gør området sikkert først, og derefter hvordan det vurderes på alvorlighed og sandsynlighed. Alt, der kan udbedres på stedet, bliver rettet og bekræftet dér; alt andet går ned gennem forebyggelseshierarkiet, enten til vedligehold som en teknisk løsning eller til lederen som en midlertidig foranstaltning med udløbsdato, og registreres som en handling med en ansvarlig og en frist. Runderingen genoptages, indtil ruten er gennemgået. Rapporten sendes til området, arbejdet udføres og rykkes, hvis det bliver forsinket, udbedringen kontrolleres på stedet, og de lukkede fund følges som tendens for arbejdsmiljøudvalget.

Hvad er forskellen på en sikkerhedsrundering, en audit og en risikovurdering?

En rundering ser på forhold og adfærd et fysisk sted på et bestemt tidspunkt: sidder afskærmningen på, er gangen fri, hænger tilladelsen fremme, bliver opgaven udført, som den var planlagt. En audit ser på ledelsessystemet frem for på arbejdspladsen og tester gennem stikprøver i dokumentation og interviews, om den proces, folk har beskrevet, også er den, de kører. En risikovurdering laves før arbejdet for at afgøre, hvilke foranstaltninger opgaven overhovedet kræver, og den er netop det dokument, en rundering holder virkeligheden op imod. De tre føder hinanden: et runderingsfund, der bliver ved med at komme igen, er dokumentation til auditten, og en rundering, der finder en fare, ingen har vurderet, sender risikovurderingen tilbage til revision.

Hvem skal foretage en sikkerhedsrundering, og hvor ofte?

Dette diagram tegner en rundering ledet af en med et arbejdsmiljøansvar, som går med både lederen og dem, der udfører opgaven, fordi både observationen og vurderingen bliver bedre, når den, der kører opgaven, er med i samtalen. Frekvensen er en risikobeslutning frem for et fast tal. ISO 45001:2018 overlader den til virksomheden og kræver i punkt 9.1, at den fastlægger, hvad der skal overvåges og måles, med hvilke metoder, samt hvornår overvågningen udføres og resultaterne analyseres. I praksis sætter virksomheder et grundinterval efter områdets risiko og rykker så runderinger frem ved udløsere som nyt udstyr, en ændret metode, en hændelse eller en klage. Dertil kommer lovpligtige eftersyns- og kontrolpligter for bestemt udstyr og bestemte farer, som findes i de fleste lande og fastsætter deres egen frekvens, så undersøg, hvad der gælder dér, hvor I driver virksomhed.

Hvad skal en registrering fra en sikkerhedsrundering indeholde?

Nok til, at en, der ikke var med, kan handle på den og senere afgøre, om det virkede. For hvert fund: hvor det var, hvad der blev set, et foto, faretypen, risikovurderingen og den standard eller risikovurdering, det afviger fra. For hver handling: én navngiven ansvarlig, en frist styret af vurderingen, den valgte foranstaltning og dens plads i forebyggelseshierarkiet, samt om en midlertidig foranstaltning holder risikoen nede i mellemtiden. For lukningen: dokumentationen, hvem der kontrollerede den på stedet, og datoen. Runderingen som helhed bærer derefter, hvem der gik den, hvornår, hvilken version af tjeklisten der blev brugt, hvilke områder der blev dækket, og hvilke åbne handlinger der blev ført med. Hold fundet og handlingen som adskilte registreringer, for en udbedring på stedet giver et fund og ingen handling, mens ét systemisk fund kan give flere.

Hvorfor bliver fund fra sikkerhedsrunderinger ved med at gå op igen?

Som regel fordi den valgte foranstaltning var den billigste tilgængelige frem for den højeste, der ville have virket. ISO 45001:2018 opstiller rækkefølgen i punkt 8.1.2: fjern faren, substituér med noget mindre farligt, indfør tekniske foranstaltninger og omorganisér arbejdet, derefter organisatoriske foranstaltninger inklusive oplæring, og personlige værnemidler til sidst. Et fund, der lukkes med et skilt, en sikkerhedssnak og et løfte, ligger nederst på den liste og afhænger dermed af, at alle husker det for altid. Den anden årsag er lukning på den ansvarliges ord, som lader en liste fremstå fuldført, mens faren står urørt; det er derfor, dette diagram kontrollerer på stedet og fører en mislykket kontrol tilbage til beslutningen om at fjerne faren. Den tredje er at behandle en gentagelse som et områdeproblem, når det samme fund i tre områder er et problem i design, indkøb, oplæring eller planlægning.