قالب مخطط جانت للتشاور العام: بوابة المراجعة وفترة الانفتاح
مخطط جانت قابل للتحرير للتشاور العام: المسودة والمراجعة القانونية ومراجعة السياسات والنشر وفترة التشاور المفتوحة وتحليل الردود ومراجعة صاحب القرار ونشر النتيجة، مع الاعتماديات والمعالم.
ما هي قالب مخطط جانت للتشاور العام: بوابة المراجعة وفترة الانفتاح؟
التشاور العام ليس مشروعاً عادياً، لأن وسطه يخص آخرين. فحين تصدر الوثيقة تجري الفترة المفتوحة بقدر ما تجري، ولا شيء يفعله فريقك يقصّرها. ما تتحكم به هو كل ما على جانبيها: كم تستغرق الموافقة على الوثيقة، وكم أُنجز من التحليل والرد حين تُغلق الفترة. يُظهر المخطط الزمني أي الأمرين يحدد التاريخ.
في هذا القالب خمس مجموعات هي «المقترح والصياغة» و«المراجعة والاعتماد» و«التشاور المفتوح» و«التحليل والرد» و«القرار والنتيجة»، و21 مهمة وأربعة معالم رئيسية. «تحديد المقترح والأسئلة» (4 أيام عمل) هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً. وتتبعها «صياغة وثيقة التشاور» (7) و«تخطيط التواصل والفئات المستهدفة» (4). والأسئلة أولاً لأن كل ما بعدها مبني عليها: الوثيقة ونموذج الرد وفئات التحليل. وتغيير سؤال في وقت متأخر أغلى تغيير في الخطة.
المراجعة هي البوابة الأولى. «المراجعة الداخلية للمسودة» (5) تقود إلى «إجراء المراجعة القانونية ومراجعة السياسات» (6) وإلى «إعداد نسخ مبسطة وميسّرة» (5)، وتجريان جنباً إلى جنب. ولا بد أن تنتهيا قبل المعلم الرئيسي «الموافقة على النشر». ولا يكون التداخل آمناً إلا ما دام النص ثابتاً: فإن غيّرت المراجعة القانونية الصياغة أُعيدت النسخ المبسطة والميسّرة. و«بناء نموذج الرد واختباره» (5) يتبع خطة التواصل لا الوثيقة المعتمدة، فينتهي قبل الموافقة بـ9 أيام عمل. استخدم هذه الفجوة لمطابقة النموذج مع الأسئلة المعتمدة، لأن نموذجاً لم يعد يطابقها يجب إعادة بنائه بعد أن يكون التشاور قد نُشر.
«نشر التشاور» ينتظر الموافقة والنموذج معاً. وبعده «فترة التشاور المفتوحة» (20) مهمة انتظار بسيطة. اضبط مدتها وفق ما تقتضيه قواعدك أو القائمون على التشاور، واستبدل رقمنا. وتجري «التواصل مع الفئات المستهدفة» (12) بجانبها، وتبدأ «تسجيل الردود فور وصولها» (15) بعد 5 أيام عمل من الفترة برابط من بداية إلى بداية، فتنتهي في يوم «إغلاق التشاور». ويمكن للتحليل حينئذ أن يبدأ فوراً. وبلا هذا التداخل كان التسجيل يضيف 15 يوماً أخرى بعد الإغلاق. الأرقام توضيحية: فهي تعطي 66 يوم عمل حتى «تسجيل القرار» و70 حتى «إبلاغ المشاركين بالنتيجة».
بعد الإغلاق يتحدد التاريخ بسلسلة المراجعة: «تحليل الردود» (8) و«صياغة وثيقة الرد» (7) و«المراجعة القانونية لوثيقة الرد» (4) و«مراجعة صاحب القرار» (5) تنتظر كل منها التي قبلها. والبوابة الأخيرة شخص له جدول مواعيد، فتحقق من الوقت الذي يستطيع فيه المراجعة فعلاً. يجدول المخطط الزمني العمل، ولا يجعل التشاور قانونياً ولا نتيجته ملزمة، ولا يحل محل قواعدك ولا واجب النظر فيما يقوله المجيبون. وللخطط ذات الصلة انظر قالب مخطط جانت لتقديم تنظيمي لخطة أخرى فيها انتظار خارجي، وقالب عملية الموافقة على مراجعة السياسات لخطوات الاعتماد مخططاً انسيابياً. ولمعرفة كيف يُرسم التداخل والبوابات انظر دليل المهام المتداخلة في مخطط جانت ودليل اعتماديات مخطط جانت.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- خمس مجموعات هي «المقترح والصياغة» و«المراجعة والاعتماد» و«التشاور المفتوح» و«التحليل والرد» و«القرار والنتيجة»، مع 21 مهمة وأربعة معالم رئيسية: «الموافقة على النشر» و«نشر التشاور» و«إغلاق التشاور» و«تسجيل القرار».
- بوابة مراجعة قبل النشر: «إجراء المراجعة القانونية ومراجعة السياسات» و«إعداد نسخ مبسطة وميسّرة» تقودان كلتاهما إلى «الموافقة على النشر»، ولا بد أن يبقى النص ثابتاً أثناء تداخلهما.
- انتظار بسيط لفترة الانفتاح: «فترة التشاور المفتوحة» مهمة من 20 يوم عمل تستبدل بها المدة التي يُلزمك بها أو تختار تشغيلها.
- عمل بجانب الفترة المفتوحة: «التواصل مع الفئات المستهدفة» و«تسجيل الردود فور وصولها» التي تبدأ بعد 5 أيام عمل ليبدأ التحليل في يوم «إغلاق التشاور».
- سلسلة رد بمراجعتين: «صياغة وثيقة الرد» و«المراجعة القانونية لوثيقة الرد» و«مراجعة صاحب القرار» قبل «تسجيل القرار»، ثم «نشر النتيجة والرد» و«إبلاغ المشاركين بالنتيجة».
متى تستخدم هذا القالب
- تجري تشاوراً حول سياسة أو مقترح أو تغيير في خدمة وتريد أن ترى كم يستغرق من المسودة الأولى إلى النتيجة المنشورة.
- تريد أن تعرف هل تحدد تاريخك الموافقةُ قبل النشر أم الفترة المفتوحة، وماذا يمكن فعله أثناء الانتظار.
- للقرار تاريخ ثابت، كاجتماع لجنة، وتريد أن ترى هل تتسع الفترة المفتوحة وسلسلة المراجعة قبله.
- تجري تشاورات بانتظام وتريد خطة معيارية تعيد ضبط حجمها لكل منها.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | تحديد المقترح والأسئلة | المقترح والصياغة | 4 | |
| 2 | صياغة وثيقة التشاور | المقترح والصياغة | 7 | 1 |
| 3 | تخطيط التواصل والفئات المستهدفة | المقترح والصياغة | 4 | 1 |
| 4 | المراجعة الداخلية للمسودة | المراجعة والاعتماد | 5 | 2 |
| 5 | إجراء المراجعة القانونية ومراجعة السياسات | المراجعة والاعتماد | 6 | 4 |
| 6 | إعداد نسخ مبسطة وميسّرة | المراجعة والاعتماد | 5 | 4 |
| 7 | الموافقة على النشر | المراجعة والاعتماد | معلم رئيسي | 5, 6 |
| 8 | بناء نموذج الرد واختباره | التشاور المفتوح | 5 | 3 |
| 9 | نشر التشاور | التشاور المفتوح | معلم رئيسي | 7, 8 |
| 10 | التواصل مع الفئات المستهدفة | التشاور المفتوح | 12 | 9 |
| 11 | فترة التشاور المفتوحة | التشاور المفتوح | 20 | 9 |
| 12 | إغلاق التشاور | التشاور المفتوح | معلم رئيسي | 10, 11 |
| 13 | تسجيل الردود فور وصولها | التحليل والرد | 15 | 11SS+5 |
| 14 | تحليل الردود | التحليل والرد | 8 | 12, 13 |
| 15 | صياغة وثيقة الرد | التحليل والرد | 7 | 14 |
| 16 | المراجعة القانونية لوثيقة الرد | التحليل والرد | 4 | 15 |
| 17 | مراجعة صاحب القرار | القرار والنتيجة | 5 | 16 |
| 18 | تسجيل القرار | القرار والنتيجة | معلم رئيسي | 17 |
| 19 | نشر النتيجة والرد | القرار والنتيجة | 2 | 18 |
| 20 | أرشفة الردود وإغلاق الملف | القرار والنتيجة | 3 | 18 |
| 21 | إبلاغ المشاركين بالنتيجة | القرار والنتيجة | 2 | 19 |
كيف تعمل
ثبّت الأسئلة أولاً
أبقِ «تحديد المقترح والأسئلة» بداية الخطة. وإن كان المقترح والأسئلة مستقرَّين أصلاً فقصّره إلى أيام قليلة، ولا تتخطَّه إن كان النموذج والتحليل سيُبنيان منهما.
حدّد فترة الانفتاح
استبدل بأيام العمل العشرين في «فترة التشاور المفتوحة» المدة التي تقتضيها قواعدك أو الجهة القائمة على التشاور. ثم تحقق من أن «تسجيل الردود فور وصولها» ما زالت تبدأ بعد 5 أيام وتنتهي حين تنتهي الفترة.
اضبط حجم بوابة المراجعة
اضبط «المراجعة الداخلية للمسودة» و«إجراء المراجعة القانونية ومراجعة السياسات» وفق الوقت الذي يحتاجه هذان الفريقان فعلاً. وإن كان مراجع متاحاً في أيام معينة فقط فأطل المهمة لتغطي الانتظار.
احمِ النسخ الميسّرة
«إعداد نسخ مبسطة وميسّرة» تجري بجانب المراجعة القانونية. أضف إليها بضعة أيام، أو انقلها إلى ما بعد المراجعة، إن توقعت تغييرات في الصياغة.
ثبّت التواريخ التي لا تتحرك
أعطِ «تحديد المقترح والأسئلة» بداية ثابتة في يوم شروعك، وأعطِ المهمة أو المعلم المرتبط بتاريخ حقيقي بداية ثابتة أيضاً. تبدأ الخطة من أبكر بداية ثابتة وتُجدول إلى الأمام، فاقرأ أي علامة تعارض وقارن الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع الشخص المسؤول في عمود الأشخاص لكل مهمة، وشارك المخطط رابطاً مع المراجعين، وصدّر ملف PDF أو PNG للجنة.
الأسئلة الشائعة
كم ينبغي أن يبقى التشاور مفتوحاً؟
تحدد ذلك قواعدك أو الجهة القائمة على التشاور، لا هذا المخطط. يستخدم القالب 20 يوم عمل لـ«فترة التشاور المفتوحة» مثالاً توضيحياً. استبدل بها المدة التي أُخبرت بها أو قررتها، فتتحرك التواريخ التي بعدها.
هل يتحقق المخطط من أن تشاوري يستوفي القواعد؟
لا. هو يجدول العمل ويُظهر كم تستغرق كل خطوة. ولا يجعل التشاور قانونياً أو مكتملاً أو ملزماً، ولا يحل محل قواعدك. أبقِ هذا الفحص مهمةً لها مسؤول، مثلاً ضمن «إجراء المراجعة القانونية ومراجعة السياسات».
تاريخ قراري ثابت. هل يستطيع المخطط التحقق منه؟
نعم. أعطِ «تحديد المقترح والأسئلة» بداية ثابتة، وأعطِ «تسجيل القرار» بداية ثابتة في تاريخ القرار. تُجدول الخطة إلى الأمام من أبكر بداية ثابتة، فإن عجزت سلسلة المراجعة والفترة المفتوحة عن الانتهاء بحلوله وُسم المعلم الرئيسي بعلامة تعارض. قارن تاريخ الانتهاء الذي يعرضه بالتاريخ الذي تحتاجه.
لماذا يبدأ تسجيل الردود قبل أن تُغلق الفترة؟
لأن الردود تصل أثناء الفترة المفتوحة ويمكن تسجيلها حين تصل. ويتيح رابط من بداية إلى بداية بفاصل 5 أيام عمل أن تبدأ «تسجيل الردود فور وصولها» مبكراً، فيبدأ التحليل في يوم «إغلاق التشاور». وانظر دليل المهام المتداخلة في مخطط جانت لمعرفة كيف يُرسم التداخل.
هل أستطيع لصق قائمة مهامي؟
نعم. انسخ صفوفاً من جدول بيانات والصقها في الجدول. وإن سمّى السطر الأول الأعمدة، مثل المهمة والمدة والاعتماد عليه، طابقت كل عمود بالاسم. ولا يوجد رفع ملفات لمخططات جانت بعد. وانظر دليل مخطط جانت مع المسؤولين لوضع شخص على كل مهمة.