مخطط انسيابي لعملية رفض العينات
قالب قابل للتعديل لرفض العينات: تقييم الاستثناء وفق المعايير المحلية، وحجز العينة المرفوضة أو إحالتها إلى الاستلام، وإكمال سجلات التصرف وسدّ فجوات التوثيق.
ما هي مخطط انسيابي لعملية رفض العينات؟
يبدأ المخطط عند رصد استثناء في عينة، ويمرّر التقييم عبر قرار رفض محلي. ثم يُبقي النتيجتين ظاهرتين: العينة المرفوضة تُحجز ويُبلَّغ مقدّم الطلب، أما العينة المقبولة فتعود إلى الاستلام المعتاد.
ولا يكتفي المخطط بالقرار الأول. يجب أن يكتمل التوثيق والتصرف في العينة أيضاً، وإلا يعود المسار إلى المراجعة وحل السجل قبل إغلاق النتيجة.
لا يثبت هذا القالب الامتثال لأي معيار أو لائحة. حدّد معايير الرفض وضوابط حالة العينة وطريقة الإبلاغ وصلاحية التصرف والسجلات قبل اعتماده في موقعك.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مراحل من تقييم الاستثناء حتى تسجيل قرار الرفض.
- قرار موسوم يطبّق معايير الرفض المحلية على الاستثناء المرصود: «هل تنطبق معايير الرفض؟».
- مساران ظاهران: رفض مع حجز، وإحالة العينة إلى الاستلام المعتاد.
- بوابة «هل اكتمل التوثيق والتصرف في العينة؟» مع مسار مراجعة للسجلات غير المحسومة.
- مسارات قابلة للتعديل للاستلام والتقييم الإشرافي ورقابة الجودة.
متى تستخدم هذا القالب
- تريد أن تبيّن كيف يتحول استثناء في الاستلام أو المناولة إلى قرار بالقبول أو الحجز أو الرفض.
- تريد أن يظهر إبلاغ مقدّم الطلب والتصرف النهائي واكتمال السجلات في المسار نفسه.
- تراجع معايير قبول العينات أو تدرّب أدوار الاستلام والجودة.
كيف تعمل
حدّد معايير الرفض المحلية
استبدل القرار العام بالمعايير التي اعتمدها مختبرك. وأبقِ الأمثلة والحدود في الإجراء المحلي المضبوط لا في قالب عام.
ارسم حالات العينة
سمِّ الحالة المادية وحالة النظام للعينة المحجوزة أو المرفوضة، والمسار الذي تعود به العينة المقبولة إلى الاستلام المعتاد.
عيّن أدوار الإبلاغ والتصرف
حدّد من يبلّغ مقدّم الطلب، ومن يملك صلاحية التصرف النهائي، وما السجل الذي يؤكد الإجراءين.
راجع استثناءً حقيقياً
مرّر حالة قبول وحالة رفض حديثتين عبر المخطط. وأضف كل مراجعة أو توضيح أو تسليم للسجلات يحدث فعلاً قبل اعتماد المسار.
الأسئلة الشائعة
ما الذي تتضمنه عملية رفض العينات؟
يقيّم المسار الاستثناء المرصود وفق المعايير المحلية، ثم يحجز العينة المرفوضة أو يحيل المقبولة إلى الاستلام المعتاد، ويتحقق من اكتمال التوثيق والتصرف قبل تسجيل القرار.
هل يعني رصد استثناء في العينة أنها مرفوضة دائماً؟
لا. يحتاج الاستثناء إلى تقييم وفق المعايير التي حدّدها مختبرك. يعرض المخطط المسارين حتى لا تُعامل عينة يمكن متابعتها كأنها مرفوضة، وتبقى العينة المرفوضة تحت الضبط.
ماذا يحدث إذا كان توثيق الرفض ناقصاً؟
أبقِ القرار النهائي مفتوحاً، واحصل على المراجعة المطلوبة أو توضيح السجل، ووثّق الحل. إغلاق حالة العينة دون سجل التصرف الداعم يترك الاستثناء بلا حسم.