CRM實施甘特圖範本：附資料質素關卡
可編輯的CRM實施甘特圖：銷售流程繪製、遷移前去重清理、銷售管道及欄位設定、電郵日曆及市場推廣連結、驗收測試、試行團隊、全面推展及採用檢討。
甚麼是CRM實施甘特圖範本：附資料質素關卡流程
CRM項目看似安裝軟件，實質卻是改變銷售團隊的工作方式。軟件幾個星期就設定好，慢的是周邊的工作：議定銷售管道每個階段的真正意思、查出舊工具內有多少重複客戶、令電郵和日曆同步正常運作，以及說服同事把交易記錄在新系統。一般項目計劃把這一切塞進一個叫「設定」和一個叫「上線」的方格，所以很多CRM推出準時完成，之後卻無人使用。
這個範本分四個組別：需求與流程、設定與整合、資料質素與遷移、測試與推展，共 22 項工作和 4 個里程碑。「協定目標及成功指標」是唯一的起始工作，刻意寫在最前，因為最後的「對照成功指標檢查採用情況」只能對照開始時議定的目標來判斷。「繪製銷售流程、階段及欄位需求」（7 個工作日）通往「需求已簽核」里程碑。管道設定和欄位設定都要等這個里程碑，所以沒有人會建立銷售主管尚未同意的階段。
資料工作是關卡，不是一個步驟。「稽核聯絡人、客戶及交易資料」在目標之後隨即開始，與流程繪製並行，因為查看資料有多差並不需要先有需求。「訂立重複資料及配對規則」要等稽核和需求，「刪除重複並清理來源資料」需時 8 日，然後是「資料質素關卡已通過」里程碑。「試行遷移並修正錯誤」要等這個關卡通過及欄位建立後才可開始。這是它與ERP實施甘特圖範本的主要分別：ERP的資料是分多個循環載入，而這裏是在任何試行載入之前先完成清理，避免重複記錄先遷移、再在CRM內修復。
設定組別刻意重疊。「建立儀表板及預測報表」和「連接電郵及日曆同步」各自在「設定欄位、角色及權限」開始後 3 個工作日開始，因為它們需要欄位名稱，但不需要完成的權限。「連接市場推廣潛在客戶移交」在「設定銷售管道階段及交易規則」開始後 4 日開始。「進行用戶驗收測試」（7 日）要等試行遷移，以及三項整合和報表。之後是「修正驗收缺陷」，而「培訓試行團隊」在修正開始後 2 日開始。「試行上線決定」里程碑要等兩者。
推展分兩波。「由一個銷售團隊試行」需時 10 個工作日，「培訓其餘銷售團隊」在試行開始 5 日後開始，「推展至所有團隊」要等兩者。「對照成功指標檢查採用情況」需時 4 日，然後是「採用檢討已簽核」里程碑。所有工期只是示例：請按你的記錄數量、整合數目和團隊規模設定。時間線只為工作排程，不會令資料準確，也不保證系統獲採用。流程方面，請參閱銷售管道流程和CRM潛在客戶管理流程範本；驗收步驟請參閱用戶驗收測試流程範本。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個組別共 22 項工作和 4 個里程碑：「需求已簽核」、「資料質素關卡已通過」、「試行上線決定」和「採用檢討已簽核」。
- 資料質素關卡：「刪除重複並清理來源資料」完成並達到「資料質素關卡已通過」之後，才可開始「試行遷移並修正錯誤」。
- 先繪製銷售流程：「繪製銷售流程、階段及欄位需求」同時帶動「設定銷售管道階段及交易規則」和「設定欄位、角色及權限」。
- 三項整合和報表為重疊的工作：「連接電郵及日曆同步」、「連接市場推廣潛在客戶移交」和「建立儀表板及預測報表」。
- 分階段推展及收尾檢查：「由一個銷售團隊試行」、「培訓其餘銷售團隊」、「推展至所有團隊」和「對照成功指標檢查採用情況」。
何時使用本範本
- 你為銷售或客戶團隊規劃CRM推出，需要把資料清理、設定、整合和培訓放在同一條時間線。
- 銷售主管想盡快上線，而你需要說明為何遷移要等去重、為何全面推展要等試行。
- 你正以CRM取代試算表或多個舊工具，想在載入任何資料之前，估計清理聯絡人、客戶和交易需時多久。
- 你想要一個以人和資料質素為重點的起步結構，與財務主導的系統推出形成對比。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 協定目標及成功指標 | 需求與流程 | 3 | |
| 2 | 繪製銷售流程、階段及欄位需求 | 需求與流程 | 7 | 1 |
| 3 | 需求已簽核 | 需求與流程 | 里程碑 | 2 |
| 4 | 設定銷售管道階段及交易規則 | 設定與整合 | 7 | 3 |
| 5 | 設定欄位、角色及權限 | 設定與整合 | 6 | 3 |
| 6 | 建立儀表板及預測報表 | 設定與整合 | 5 | 5SS+3 |
| 7 | 連接電郵及日曆同步 | 設定與整合 | 6 | 5SS+3 |
| 8 | 連接市場推廣潛在客戶移交 | 設定與整合 | 6 | 4SS+4 |
| 9 | 稽核聯絡人、客戶及交易資料 | 資料質素與遷移 | 5 | 1 |
| 10 | 訂立重複資料及配對規則 | 資料質素與遷移 | 4 | 3, 9 |
| 11 | 刪除重複並清理來源資料 | 資料質素與遷移 | 8 | 10 |
| 12 | 資料質素關卡已通過 | 資料質素與遷移 | 里程碑 | 11 |
| 13 | 試行遷移並修正錯誤 | 資料質素與遷移 | 8 | 5, 12 |
| 14 | 進行用戶驗收測試 | 測試與推展 | 7 | 6, 7, 8, 13 |
| 15 | 修正驗收缺陷 | 測試與推展 | 4 | 14 |
| 16 | 培訓試行團隊 | 測試與推展 | 3 | 15SS+2 |
| 17 | 試行上線決定 | 測試與推展 | 里程碑 | 15, 16 |
| 18 | 由一個銷售團隊試行 | 測試與推展 | 10 | 17 |
| 19 | 培訓其餘銷售團隊 | 測試與推展 | 5 | 18SS+5 |
| 20 | 推展至所有團隊 | 測試與推展 | 5 | 18, 19 |
| 21 | 對照成功指標檢查採用情況 | 測試與推展 | 4 | 20 |
| 22 | 採用檢討已簽核 | 測試與推展 | 里程碑 | 21 |
運作方式
先寫好成功指標
編輯「協定目標及成功指標」，寫明採用對你而言是什麼意思，例如交易記錄在CRM內，或預測由CRM讀取。「對照成功指標檢查採用情況」的用處，視乎這項工作寫得多清楚。
以稽核結果取代清理工期
先做稽核，再按實際發現的重複和不完整記錄數量，設定「刪除重複並清理來源資料」。保留「資料質素關卡已通過」作為進入「試行遷移並修正錯誤」的唯一途徑。
每個連接的系統加一項整合工作
為你連接的每個系統複製「連接電郵及日曆同步」，並在欄位名稱已確定的情況下，保留 3 日的開始到開始重疊。
令試行團隊成為真正的關卡
保留「試行上線決定」等候「修正驗收缺陷」和「培訓試行團隊」。如果試行團隊很大，請延長「由一個銷售團隊試行」，而不是縮短培訓。
比較完成日期與你需要的日期
查看「採用檢討已簽核」的完成日，並與你的銷售年度或牌照續期所需日期比較。如果較遲，先檢視資料工作和試行。
加入負責人、分享及匯出
把負責人加入「人員」，與銷售及資訊科技主管分享圖表，需要副本時匯出 PDF 或 CSV 存入項目檔案。
常見問題
這個計劃是為某個特定CRM產品而設嗎？
不是。工作名稱屬通用，適用於大部分套裝CRM系統。請按你使用的系統，重新命名整合和設定工作。
為何去重要在試行遷移之前？
在來源檔案合併重複，比在CRM內合併便宜，因為合併後的記錄可能遺失歷史。範本把「資料質素關卡已通過」設為里程碑，所以除非你更改連結，否則試行載入不能提早開始。
這與ERP實施範本有何不同？
ERP計劃圍繞模組建置和重複的資料載入，而這個計劃圍繞乾淨資料、銷售流程、整合，以及先由試行團隊、再由其餘人採用。
可以用於由另一個系統大量搬遷嗎？
可以，用於資料步驟。如需更詳細的遷移計劃，請參閱數據遷移甘特圖範本，並以其工作取代這裏的遷移工作。
工期是來自真實項目嗎？
不是。工期只是示例，應該被取代。請使用你的記錄數量、整合數目和團隊規模。