如何用 Excel Data Visualizer 製作流程圖

運作方式

1. 先把工作簿裡已經內嵌的東西救出來

   在動任何其他東西之前先做這一步，因為只有它取決於服務是否仍然有回應。使用 Microsoft 365 公司或學校帳戶時，在圖表區域選省略號，選「Open in web」並登入：系統會建立一個 Visio 檔案，並可繼續透過 OneDrive 與 Visio for the web 取用。沒有公司或學校帳戶的話，增益集視窗右上角的下拉箭嘴提供「Show as Saved Image」，然後按右鍵選 Copy——Microsoft 沒有為個人帳戶記載任何 .vsdx 途徑。如果圖表已經完全不再載入，就跳到下一步，由那張仍然完整的表格重建。

2. 把表格改造成 Visio 精靈會讀取的那些欄

   Microsoft 提供的結構是：Process Step ID，當中「Excel 表格中每一個值必須唯一且不可留空」；Process Step Description，即「加到流程圖中每個形狀上的文字」；Next Step ID，即「序列中下一個形狀的 Process Step ID」；Connector Label，當中「有分支的形狀，連接線標示以逗號分隔的文字表示」；以及 Shape Type。負責方欄與階段欄只適用於跨職能流程圖，並會被基本流程圖略過。把範圍格式化為 Excel 表格——Microsoft 的建議是「如果想令圖表與資料保持同步，請使用 Excel 表格而不是自訂範圍」。

3. 在 Visio 桌面版應用程式開啟一個 Data Visualizer 範本

   這一部分是在 Visio 裡發生，而不是在 Excel，而 Microsoft 把它記載為僅限 Visio Plan 2：「使用 Data Visualizer 範本的能力只能配合 Visio Plan 2 使用。」開啟 Visio，或者如果你已經在編輯圖表就選 File > New，選 TEMPLATES，然後選 Flowchart。系統會提供三個 Data Visualizer 範本：「Basic Flowchart - Data Visualizer」、「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」與「Audit Diagram - Data Visualizer」。挑一個跟你要畫的東西相符的。如果你寧願由 Microsoft 自己的工作簿開始，而不是改造你的工作簿，就先在範本預覽中選「Excel data template」。

4. 選一個度量單位並執行精靈

   在範本預覽中選一個度量單位並選「Create」，就會啟動 Create Diagram from Data 精靈。它有五頁：Excel、Functions/Phases、Process Steps、Shape Types 與 Connections。Excel 那一頁問「你想由資料建立甚麼圖表？」，然後要求「選取 Excel 工作簿」以及「選取工作簿中的一個表格或自訂範圍」。Process Steps 需要一個 Process Step ID 或 Activity ID，並接收描述；Shape Types 對應你的 Shape Type 欄；Connections 帶著 Delimiter 與 Connector Label 設定。Functions/Phases 就是泳道與時間軸對應所在的地方。選「Finish」畫出圖表。

5. 表格有變時更新圖表

   在 Visio 中，點入圖表容器以啟用功能區的 Data Tools Design 索引標籤，然後選 Refresh Diagram。更新的範圍限於容器——「更新只會改動容器內的形狀與連接」——而你的樣式撐得過去，因為「你對容器內形狀或連接線所作的任何格式改動都會保留」。如果一次更新會捨棄改動，就會出現一個「Refresh Diagram Conflict」對話框要你決定。這是大部分人想要的方向，也是同步中表現符合直覺的那一半。

6. 把圖表的改動寫回 Excel，但有一個警告

   Data Visualizer 確實是雙向的：同一個 Data Tools Design 索引標籤上的 Update Source Data，會把圖表的改動推回工作簿。有兩個條件。如果工作簿放在桌面電腦或網絡檔案伺服器上，就必須先儲存並關閉；而在可能遺失資料時會出現一個「Update Source Data Conflict」對話框，你要在其中選「Overwrite」。那個警告值得讀兩次：「不要在 Excel 資料來源中使用公式。在 Update Source Data 對話框中選取 Overwrite 之後，Visio 會把公式轉成公式的計算結果。」一條計算出來的欄不會回來。

常見問題

Excel 裡的 Visio Data Visualizer 增益集去了哪裡？

Microsoft 於 2025 年 11 月 3 日宣布它退役，於 2025 年 12 月 9 日修訂該通告，並以訊息中心貼文 MC1182535 向租用戶管理員說了同樣的話。服務關閉定於 2026 年 3 月 2 日，而 Microsoft 於 2025 年 12 月重申該日期不變。由 Excel 增益集商店、範本與功能區移除，原定為 2025 年 12 月 8 日，其後「延至至少 2026 年 1 月」，並承諾公布一個從未出現的修訂日期。Microsoft 沒有發表過任何確認關閉已執行或撤回此事的內容，而它的支援頁面仍然以未來式描述這次退役。

沒有 Visio，Excel 可以把表格變成流程圖嗎？

單靠它自己不可以。Excel 唯一的繪圖元件是 SmartArt 與繪形狀狀，兩者都是手打或手畫的：Microsoft 對它們的說明沒有描述任何與儲存格的繫結，所以一列有改動時不會有東西重新生成，而移動一個步驟就等於重畫它。Copilot in Excel 記載在案的視覺輸出是圖表與樞紐分析表，而 Microsoft 的 Copilot 頁面從來沒有提過流程圖或流程圖表。所以「我現在怎樣在 Excel 裡做這件事」的誠實答案是：你在別的地方做——不是 Visio 桌面版精靈，就是一個把列當成圖表的工具。/yue/guides/把excel資料變成visio流程圖 詳細講了那張來源表格。

圖表載入不到了，我會失去流程資料嗎？

不會。Microsoft 的說法正正涵蓋這一點：圖表「將不再載入」，而且「資料連接與更新功能將不再運作」，但「Excel 表格中的資料會保持完整」。你失去的是那張圖與那條實時連接，不是那條流程。定義了整條流程的東西——步驟編號、描述、下一步那一欄與分支標示——仍然在工作表裡，而且仍然是 Visio 精靈或另一個生成器可以讀取的形態。不要還原到舊版本的工作簿；開啟表格檢查那些欄就可以。

要取回一張由 Excel 驅動的流程圖，我需要 Visio Plan 2 嗎？

走 Microsoft 自己那條路的話，需要：Data Visualizer 範本與 Create Diagram from Data 精靈都記載為「只能配合 Visio Plan 2 使用」，而它撰文時的標價為每位使用者每月 15 美元、按年付款，並且是唯一包含 Windows 桌面版應用程式的訂用層級——macOS 並沒有 Visio 桌面版應用程式。如果這比這件工作所需要的授權還多，本頁下方連結的免費替代方案可以由一張貼上的表格重建圖表，而且不需要帳戶，而 /yue/guides/visio-data-visualizer替代方案 認真比較了各個選項，包括團隊需要的是對結果作審閱與審批、而不只是一張圖的情況。