如何把試算表資料變成流程圖
如何把試算表資料變成流程圖：把工作表整理成每個步驟一列，加上一欄「下一步」，然後讓圖表由這張表生成，而不是畫在它上面。
當每一列就是一個步驟、並且有一欄填着這個步驟通向的列號時，試算表資料就變成了流程圖——此時圖表是由這張表生成的，而不是另外畫出來的。
簡而言之
- 每個步驟一列；列號就是這個步驟的身分。
- 加一欄「下一步」，裡面填列號——這就是欠缺的那一層關係。
- 以逗號分隔的多個列號，給你們分支和並行的岔路。
- 負責人欄和階段欄，把流程圖變成泳道圖。
- 轉換完成之後，編輯圖表，而不是原來那張表。
你們的試算表欠缺的那一欄
用試算表追蹤的流程，通常是每個步驟一列，另外幾欄寫着負責人、系統、週期時間，以及某個人當初需要拿來匯報的其他東西。它幾乎從來沒有的，是一欄說明下一個步驟是哪一個。正是這一處欠缺，令這張表無法變成一張圖；也正是它，令這張表從來沒有揭示過任何東西：沒有關係，一張表就只能排序和篩選，永遠無法被追溯。
把關係補上，資料能告訴你們的東西就變了。每一列一旦說明了自己通向何處，分支就顯現出來，一個沒有後繼的步驟會格外顯眼，而一個人人都經歷過、卻從來沒有人寫下來的迴環，會以一支向後指的箭頭出現。這些都不是新資訊——它們本來就在流程裡——只是不在表裡。
下面的示例是一條存貨管理流程，裡面有三種這樣的結構：一個在收貨處重新匯入的補貨迴環，一次可以把你們送回去重新盤點的盤點差異，以及一個有兩種結果的撇賬決策。打開試算表面板，對照畫布讀一讀「連線至」這一欄。
一張帶關係的表
存貨管理，既是一列列資料，也是一張圖。畫布下方的面板就是同樣的資料，落在 QueryChart 的編輯欄裡。
按次序排列的列
收貨、上架、更新存貨紀錄、發料到生產工單。每個「連線至」的值都指向下一列，而一條直通到底的流程需要的也就是這些——這亦是大部分試算表即使努力嘗試，最多也只能表達出來的全部。
一個向後指的數字
補貨分支以「在未清訂單上登記收貨」結束，而它指回第 3 列。一個迴環，不過就是「連線至」儲存格裡一個更小的數字，而這正正是試算表最難表達、卻又最可能包含的結構。
一個有兩個出口的決策
循環盤點加上了一道差異檢查，它的「否」這條路會展開調查，並且可能重新盤點。「連線至」裡兩個數字，「連線文字」裡兩個標籤，按位置一一對應——把這個配對弄反，圖表就會以十足的把握畫錯。
會變成泳道的那幾欄
倉庫、存貨管理員、生產、採購、財務。它們在原來的表裡只是幾欄，甚麼也沒有做；變成泳道之後，它們顯示出存貨準確性依賴五個團隊，而其中沒有任何一個由頭到尾對它負責。
運作方式
把工作表整平
一列標題，每個步驟一列，不要合併儲存格，也不要空白分隔列。任何不是規整長方形表格的東西，貼上之後都會出錯，而事後收拾的代價比一開始就做好要大。
令每一列只對應一個動作
只要一列的文字裡出現「和」，或者它說的是一個階段而不是一個步驟，就把它拆開。描述階段而不是動作的列，做出來的圖只有四個方框，說不出任何你們本來不知道的事。
加上「下一步」這一欄
為列編號，再加一欄，填上每個步驟通向的列號，通向多處時以逗號分隔。這是你們唯一真正需要新造的資料，而填寫它的過程，正好會把那些誰也說不出後繼是哪一步的環節暴露出來。
貼入編輯器
在 QueryChart 裡，把這些列貼入試算表檢視：標籤填進「方框文字」，下一步的列號填進「連線至」。圖形隨着貼上同步生成，連線自行選路，因此完全沒有排版這一環節。
補上形狀、分支名稱和泳道
把提出問題的那些列的「形狀」設為決策，把答案按與數字相同的次序填進「連線文字」，再把你們已有的負責人欄和階段欄對應到「垂直泳道」和「水平泳道」。你們本來就有的那幾欄，變成了結構。
讓試算表退場
轉換之後，在圖表裡工作。把那張表繼續當作並行的主版本，只會把你們當初為了擺脫它才做轉換的那種漂移重新引進來——而且輸的永遠是試算表，因為大家看的是圖。
應避免的錯誤
是階段而不是步驟的列
「收貨」是一個標題。「核對來貨與訂單是否相符」才是一個步驟。轉換一張全是標題的表，得到的是一張全是標題的圖。
用名稱來引用步驟
連接用的是列號。兩個都叫「審核」的步驟，用編號看毫不含糊，用標籤看則無從分辨——這正是編號才是身分的原因。
對不上的分支名稱
「連線至」和「連線文字」按位置配對。如果「連線至」寫的是「9,12」，那麼「連線文字」寫「是,否」，就是把「是」放在通往第 9 列的箭頭上。把兩者交叉弄反，得到的圖會以世上最有說服力的方式出錯。
指望這張表是完整的
大部分流程試算表完全沒有例外情況，因為沒有人願意為一個只是間中才發生的情形特地留一列。而正正是這些列最值得補上。
把你們的試算表變成流程圖
打開這個存貨示例，看看各欄是怎樣填的，然後把你們自己的列覆蓋貼上去。
相關指南
常見問題
一份試算表要具備甚麼，才可以變成流程圖？
兩樣東西：每個步驟一列，並且有一個能用的標籤；再加一欄，填上緊隨其後那個步驟的列號。其餘都是可選的，但很有用——一欄「形狀」，讓決策畫成菱形；一欄分支名稱，讓每條出口說明自己對應哪一種情況；以及負責人欄和階段欄，把流程圖變成泳道圖。如果你們的表裡已經有負責人，那麼距離一張流程地圖就只差一欄。
Excel 或 Google Sheets 可以自己根據資料生成流程圖嗎？
沒有任何一種內置方式是你們可以長期維護的。兩者都可以在工作表上擺放繪圖形狀，但那些形狀與你們的列之間沒有連接，所以資料變了，圖不會變。Visio 的 Data Visualizer 確實可以由一張表生成圖，直至 Microsoft 在 2026 年初停用了這個增益集。QueryChart 把表格本身留作編輯器，因此圖表不可能與資料脫節——它們就是同一個對象。
怎樣表示並行的步驟，而不是一次選擇？
做法是一樣的：在同一個「連線至」儲存格裡寫兩個列號。一個決策和一次並行分叉，在資料裡長得一模一樣，含義卻不同，而承載這個分別的是形狀——菱形表示選一條，一個帶兩支出箭頭的長方形表示兩件事都會發生。如果並行的兩條支路在做不同的事，也請為箭頭加上文字，因為讀者並不總能由目的地推斷出來。
如果我的流程試算表有幾千列怎麼辦？
那它就不是一條流程。這麼大的流程試算表，幾乎總是一份個案紀錄，而不是一份步驟定義——每張採購訂單一列，而不是採購訂單流程裡每個步驟一列。請先把互不相同的步驟抽出來；一條超過大約三十個步驟的流程，應該拆成一條上層流程加上若干連結過去的子流程。
