如何用 Excel 製作流程圖
如何把一份 Excel 內的流程步驟清單變成流程圖：把欄位設定好，用列號作為連接，再補上形狀與泳道。看着圖表一欄一欄地成形。
流程圖可以直接由一份記錄步驟的試算表生成：每個步驟一列，一欄填寫該步驟指向的列號，再加上選填的形狀欄與負責人欄。
簡而言之
- 每個步驟一列。列號就是這個步驟的身分。
- 「連線至」填的是列號，一個步驟通向多處時以逗號分隔。
- 「連線文字」為分支命名——是、否、超出門檻。
- 「形狀」把一個矩形變成決策、開始或結束。
- 兩個泳道欄把流程圖變成泳道圖。
為甚麼說試算表本身已經是流程圖
大部分流程其實早已寫下來，而且就寫在試算表裏。一個工作表，每個步驟一列，一欄負責人，或許還有一欄叫「下一步」，只是有人填着填着就不再填了。這份試算表與流程圖之間的差距不在於資訊——差距只在於試算表無法顯示哪個步驟通向何處，所以在 D 欄裏躺了一年的那個分支，誰也看不見。
QueryChart 把試算表當作來源而非匯入對象，藉此補上這個差距。編輯器本身就是一張表：每個方框一列，「方框文字」欄填標籤，「連線至」欄填該步驟連接到的列號，「連線文字」欄填分支名稱。加上「形狀」欄，就有了決策與起訖節點；加上兩個泳道欄，就有了泳道圖。圖形只是這張表的一種呈現，所以無論編輯哪一邊，改的都是同一張圖表。
下面的示例把一個客戶投訴流程一欄一欄地建起來。打開下方的試算表面板，留意每個階段填的是哪一欄——先是標籤，然後是連接，然後是分支，最後是負責人。用在您自己的表上，次序也正是如此。
由試算表的欄位到一張流程圖
同樣的列，四個完成度階段。打開試算表面板，看看正在填的是哪一欄。
貼上步驟
「方框文字」欄裏每列一個步驟，其他一概不填。您現有的試算表就是這個樣子：一串彼此之間沒有任何關係的方框——這也正是它從來未能告訴任何人一件他們本來不知道的事的原因。
填寫「連線至」
填上每個步驟通向的列號，箭頭就會出現。第 5 列同時指向 6 和 7，流程就此分叉。這一欄就是清單與流程之間的全部分別——也正是這一欄，會暴露出那些誰也說不清後面接甚麼的步驟。
補上形狀和分支名稱
把判定嚴重程度那一列的「形狀」設為決策，它就會變成菱形；在「連線文字」裏寫上「是」和「否」，每條出口便說明了自己對應哪一種情況。到這一步，未有參與撰寫的人也能讀懂這張圖。
加上泳道欄
「水平泳道」承載階段，「垂直泳道」承載負責人，扁平的流程圖就變成泳道圖——同樣的列，只多了兩欄。客戶服務、品質與部門負責人之間的交接一直都在表內，只是沒有地方顯示出來。
運作方式
把試算表整理成每個步驟一列
首先要確保每一列只對應一個動作。合併儲存格、資料上方的標題區塊，以及一列裏塞了三個步驟，是把一次乾淨的轉換變成清理工作的三大元兇。只用一個工作表、一張表格，中間不要留空白分隔列。
為列編號，並加一欄「下一步」
列號就是步驟的身分，所以請加一欄，填上緊接其後那個步驟的編號。步驟分叉時，把兩個編號以逗號分隔一併填上。這是您唯一需要真正補充的新資訊，而填寫這一欄的過程，正好會令那些其實無人說得清後續步驟的環節浮現出來。
貼入 QueryChart
新建一張圖表，把這些列貼入試算表編輯器：「方框文字」填標籤，「連線至」填下一步的編號。圖形會隨着貼上同步生成，連線自行選路——沒有排版環節，也沒有甚麼需要拖到位。
標出決策
把每一條提出問題的列的「形狀」欄設為決策，首尾兩列分別設為開始和結束。然後在「連線文字」裏填上分支名稱，以逗號分隔，次序與「連線至」中的編號一致，這樣「6,7」配上「否,是」才會把兩條出口標對。
補上負責人與階段
在「垂直泳道」欄填寫執行每個步驟的角色，在「水平泳道」欄填寫該步驟所屬的階段。流程圖立即變成泳道圖，而任何一個您叫不出負責人的步驟，都值得在它繼續往下走之前先談一談。
修正圖表暴露出來的問題
轉換過程幾乎總會暴露兩件事：一個沒有後續的步驟，以及一個只有一條出口的決策。兩者在試算表裏都看不見，在畫布上卻一目了然。在列裏改正它們，然後把圖表分享出去，讓修正後的版本成為大家實際依據的版本。
應避免的錯誤
合併儲存格與多列標題
凡是不屬於規整長方形表格的東西，貼過來都會錯位。先把表格攤平：一列標題，每個步驟一列，不作合併。
以名稱引用步驟
連接依據的是列號，不是標籤。兩個同樣叫「審核」的步驟，按名稱無法區分，按編號則毫無歧義——這正是編號即身分的原因。
分支名稱次序錯位
「連線文字」是按位置與「連線至」配對的。如果「連線至」寫的是「6,7」，那麼「連線文字」寫「否,是」就會把「否」標在指向 6 的箭頭上。兩者一旦交叉，得到的就是一張自信滿滿卻完全錯誤的圖。
轉換之後仍以試算表為準
圖表一旦存在，就應該編輯圖表。繼續並行維護原來的試算表，只會原封不動地重建您當初為了擺脫它才做轉換的那種偏差。
用您的試算表製作流程圖
把示例作為您自己的圖表打開，看看這些欄位是怎樣填的，然後把您自己的列貼上去。
相關指南
常見問題
Excel 本身能做流程圖嗎？
只能人手做。Excel 可以在工作表上畫 SmartArt 和圖形，但那只是碰巧擺在格線上的圖畫——它們並非由您的資料生成，移動一個步驟就等於重畫一次。Visio 的 Data Visualizer 確實可以由表格生成圖形，但微軟已於 2026 年初停止提供該增益集。讓圖形由列資料生成，並且始終保持由資料生成，才是令流程可以持續維護的關鍵。
我的試算表需要哪些欄位？
兩欄是必需的：每個步驟的標籤，以及緊接其後那個步驟的列號。另有三欄值得一併準備：形狀欄，讓決策與起訖節點正確呈現；分支名稱欄，讓決策的每條出口說明自己對應哪一種情況；負責人欄，把流程圖變成泳道圖。其餘一切——系統、時限、註記——都可以放進該步驟的備註裏。
一個步驟通向多個去處時應該怎樣處理？
在「連線至」儲存格內以逗號分隔填入兩個列號，並按同樣次序在「連線文字」填上對應的名稱。這既涵蓋分支互為選項的決策，也涵蓋兩件事並行發生的分叉——例如一次交貨同時產生收貨紀錄與發票。兩個清單的次序必須一致，因為它們是按位置配對的。
如果我的流程很複雜，版面會不會很混亂？
路徑是計算出來的，不是畫出來的：連線會自動繞開方框，泳道歸屬決定每個步驟的位置，所以一個橫跨五條泳道的二十步流程會自行排好。令圖變亂的不是複雜程度，而是範圍——一張試圖涵蓋兩個流程的圖表會不斷跨越泳道。如果看上去糾纏不清，通常的解法是把流程拆開，而不是移動方框。
