كيف تنشئ مخططاً انسيابياً من إكسل
كيفية تحويل قائمة خطوات في إكسل إلى مخطط انسيابي: اضبط الأعمدة، واستخدم أرقام الصفوف كوصلات، ثم أضف الأشكال والمسارات. وشاهد المخطط يتكوّن عموداً تلو الآخر.
يمكن توليد المخطط الانسيابي مباشرةً من جدول بيانات للخطوات: صف واحد لكل خطوة، وعمود يحمل رقم الصف الذي تقود إليه كل خطوة، وعمودان اختياريان للشكل وللمسؤول.
باختصار
- صف واحد لكل خطوة. ورقم الصف هو هوية الخطوة.
- «الوصل إلى» يقبل أرقام الصفوف، مفصولة بفواصل حين تقود الخطوة إلى أكثر من موضع.
- «نص الخط» يسمّي التفرعات: نعم، لا، أعلى من الحد.
- «الشكل» يحوّل المستطيل إلى قرار أو بداية أو نهاية.
- عمودا المسار يحوّلان المخطط الانسيابي إلى مخطط مسارات.
لماذا يكون جدول البيانات هو المخطط الانسيابي أصلاً
معظم العمليات مكتوبة لديك بالفعل، وهي مكتوبة في جدول بيانات. ورقة فيها خطوة واحدة لكل صف، وعمود للمسؤولين، وربما عمود اسمه «التالي» توقّف أحدهم عن ملئه. والفارق بين ذلك الجدول وبين مخطط انسيابي ليس فارقاً في المعلومة، بل هو فقط أن جدول البيانات لا يستطيع أن يريك أي خطوة تقود إلى أين، فلا يرى أحد التفرّع الجالس في العمود «د» منذ سنة.
يغلق QueryChart هذه الفجوة بمعاملة جدول البيانات كمصدر لا كملف مستورد. فالمحرر جدول: صف واحد لكل مربع، وعمود «نص المربع» (Box text) للعنوان، وعمود «الوصل إلى» (Line to) يحمل رقم الصف الذي تتصل به الخطوة، و«نص الخط» (Line text) لاسم التفرّع. أضف عمود «الشكل» (Shape) لتحصل على القرارات ونقاط البداية والنهاية، وأضف عمودَي المسار لتحصل على مخطط المسارات. المخطط عرضٌ لذلك الجدول، فتحرير أيّهما تحرير للمخطط نفسه.
المثال أدناه يبني عملية معالجة شكاوى العملاء عموداً تلو الآخر. افتح لوحة جدول البيانات تحته وراقب أي عمود تملؤه كل مرحلة: العناوين أولاً، ثم الوصلات، ثم التفرعات، ثم المسؤولون. وهذا هو الترتيب نفسه الذي ينبغي أن تتبعه مع ورقتك أنت.
من أعمدة جدول البيانات إلى مخطط انسيابي
الصفوف نفسها في أربع مراحل من الاكتمال. افتح لوحة جدول البيانات لترى أي عمود يجري ملؤه.
الصق الخطوات
خطوة واحدة لكل صف في «نص المربع» ولا شيء غير ذلك. هكذا يبدو جدول بياناتك الحالي تماماً: قائمة مربعات بلا أي علاقة بينها، ولهذا لم يخبر أحداً يوماً بشيء لم يكن يعرفه سلفاً.
املأ «الوصل إلى»
اكتب رقم الصف الذي تقود إليه كل خطوة فتظهر الأسهم. والصف 5 حين يشير إلى 6 و7 يفرّع المسار. هذا العمود وحده هو الفرق بين قائمة وعملية، وهو العمود الذي يكشف خطوة لم يستطع أحد أن يقول ما الذي يحدث بعدها.
أضف الأشكال وأسماء التفرعات
اضبط «الشكل» على «قرار» في صف «شكوى جسيمة أو تمس السلامة؟» فيصير معيّناً، واكتب «نعم» و«لا» في «نص الخط» ليقول كل مخرج أي حالة يغطي. عندها يستطيع قراءة المخطط من لم يكن حاضراً حين كُتب.
أضف عمودَي المسار
«المسار الأفقي» يحمل المرحلة، و«المسار الرأسي» يحمل المسؤول، فيتحول المخطط المسطح إلى مخطط مسارات: الصفوف نفسها وعمودان إضافيان. عمليات التسليم بين خدمة العملاء والجودة ومسؤول القسم كانت في الورقة طوال الوقت، لكن لم يكن لها موضع تظهر فيه.
كيف تعمل
اجعل جدول بياناتك صفاً واحداً لكل خطوة
قبل أي شيء آخر، تأكد أن كل صف فعل واحد. الخلايا المدمجة، وكتلة الترويسة فوق البيانات، والصف الذي يحمل ثلاث خطوات، هي الأشياء الثلاثة التي تحوّل تحويلاً نظيفاً إلى عملية تنظيف. أبقِ ورقة واحدة، وجدولاً واحداً، وبلا صفوف فاصلة فارغة.
رقّم الصفوف وأضف عمود «الخطوة التالية»
رقم الصف هو هوية الخطوة، فأضف عموداً يحمل رقم الخطوة التالية لها. وحين تتفرّع الخطوة، ضع الرقمين مفصولين بفاصلة. هذه هي المعلومة الجديدة الوحيدة فعلاً التي عليك تقديمها، وملؤها هو ما يُظهر الخطوات التي لا يعرف أحد ما يليها.
الصقه في QueryChart
افتح مخططاً جديداً والصق الصفوف في محرر جدول البيانات: «نص المربع» للعنوان، و«الوصل إلى» لأرقام الخطوات التالية. يُرسم المخطط أثناء اللصق وتوجّه الخطوط نفسها بنفسها، فلا خطوة تخطيط ولا شيء تسحبه إلى موضعه.
علّم القرارات
اضبط عمود «الشكل» على «قرار» في كل صف يطرح سؤالاً، وعلى «بداية» و«نهاية» في الصفين الأول والأخير. ثم ضع أسماء التفرعات في «نص الخط» مفصولة بفواصل وبالترتيب نفسه لأرقام «الوصل إلى»، بحيث يسمّي «6,7» مع «لا,نعم» المخرجين تسمية صحيحة.
أضف المسؤولين والمراحل
املأ عمود «المسار الرأسي» بالدور الذي ينفّذ كل خطوة، وعمود «المسار الأفقي» بالمرحلة التي تنتمي إليها. يتحول المخطط الانسيابي إلى مخطط مسارات فوراً، وكل خطوة لا تستطيع تسمية مسؤولها تستحق محادثة قبل أن تمضي أبعد من ذلك.
أصلح ما يكشفه المخطط
التحويل يكشف أمرين في الغالب الأعم: خطوة بلا خطوة تالية، وقرار بمخرج واحد فقط. كلاهما كان خفياً في جدول البيانات وكلاهما ظاهر على اللوحة. صحّحهما في الصفوف، ثم شارك المخطط ليكون الإصدار المصحح هو ما يعمل الناس منه.
أخطاء ينبغي تجنّبها
الخلايا المدمجة والترويسات متعددة الصفوف
كل ما ليس جدولاً مستطيلاً بسيطاً سيُلصق خطأً. سطّح الورقة أولاً: صف ترويسة واحد، وصف واحد لكل خطوة، وبلا دمج.
الإحالة إلى الخطوات بالاسم
الوصلات تعمل بأرقام الصفوف لا بالعناوين. خطوتان اسمهما «مراجعة» لا يمكن تمييزهما بالاسم ولا يلتبسان بالرقم، ولهذا كان الرقم هو الهوية.
ترتيب خاطئ لأسماء التفرعات
«نص الخط» يُطابق «الوصل إلى» بحسب الموضع. فإذا كان «الوصل إلى» يقرأ «6,7»، فإن «نص الخط» «لا,نعم» يضع «لا» على السهم المتجه إلى 6. وتبديلهما ينتج مخططاً خاطئاً بثقة.
إبقاء جدول البيانات مرجعاً بعد ذلك
متى وُجد المخطط فحرّر المخطط. والاحتفاظ بالورقة الأصلية بالتوازي يعيد إنتاج التباعد نفسه الذي حوّلت للتخلص منه.
حوّل جدول بياناتك إلى مخطط انسيابي
افتح المثال كمخطط خاص بك لترى الأعمدة وقد امتلأت، ثم الصق صفوفك أنت فوقها.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع إكسل إنشاء مخطط انسيابي بنفسه؟
يدوياً فقط. يستطيع إكسل رسم SmartArt وأشكال على الورقة، لكنها رسوم تصادف وجودها فوق شبكة خلايا: ليست مولّدة من بياناتك، ونقل خطوة يعني إعادة رسمها. أما Data Visualizer في Visio فكان يولّد مخططات من جدول فعلاً، لكن Microsoft أوقفت الإضافة في مطلع 2026. وتوليد المخطط من الصفوف، وإبقاؤه مولّداً، هو ما يجعل العملية قابلة للصيانة.
ما الأعمدة التي يحتاجها جدول بياناتي؟
عمودان أساسيان: عنوان لكل خطوة، ورقم صف الخطوة التي تليها. وثلاثة أعمدة إضافية تستحق الإضافة: عمود للشكل حتى تُرسم القرارات ونقاط البداية والنهاية على صورتها الصحيحة، وعمود لاسم التفرّع حتى يقول كل مخرج من القرار أي حالة يغطي، وعمود للمسؤول يحوّل المخطط الانسيابي إلى مخطط مسارات. أما كل ما عدا ذلك (الأنظمة والمدد والملاحظات) فمكانه تعليق الخطوة.
كيف أتعامل مع خطوة تقود إلى أكثر من موضع؟
ضع رقمَي الصفين في خلية «الوصل إلى» مفصولين بفاصلة، وضع الاسمين المقابلين في «نص الخط» بالترتيب نفسه. وهذا يغطي حالتين: القرارات، حيث التفرعان بديلان أحدهما عن الآخر، والتفرّع المتوازي، حيث يحدث أمران معاً: كتسليم ينتج عنه إشعار استلام وفاتورة في آن واحد. ويجب أن يتطابق ترتيب القائمتين، لأنهما تُقرنان بحسب الموضع.
هل يصبح التخطيط فوضوياً إذا كانت عمليتي معقّدة؟
التوجيه محسوب لا مرسوم: الخطوط تُوجَّه تلقائياً حول المربعات، وإسناد المسارات يضع كل خطوة في موضعها، فتترتب عملية من عشرين خطوة عبر خمسة مسارات من تلقاء نفسها. وما ينتج مخططاً فوضوياً ليس التعقيد بل اتساع النطاق: المخطط الذي يحاول تغطية عمليتين يعبر المسارات باستمرار. فإذا بدا متشابكاً، فالعلاج المعتاد هو تقسيم العملية لا تحريك المربعات.
