Versionskontrolle vs. Dokumentenmanagement
Versionskontrolle und Dokumentenmanagement sind keine zwei Optionen, zwischen denen Sie wählen. Versionskontrolle ist ein Mechanismus innerhalb des Dokumentenmanagements, neben Zugriffskontrolle, Metadaten und Workflow-Weiterleitung.
Dokumentenmanagement ist die umfassendere Disziplin zur Steuerung eines Dokuments über seinen gesamten Lebenszyklus; Versionskontrolle ist einer ihrer Mechanismen (der, der aufeinanderfolgende Versionen dieses Dokuments verfolgt), kein konkurrierendes System, es zu organisieren.
Kurz gesagt
- Dokumentenmanagement ist die Disziplin; Versionskontrolle ist ein Mechanismus darin, kein konkurrierendes System, das Sie stattdessen wählen.
- Versionskontrolle beantwortet „welche Revision ist das, und was hat sich geändert“. Dokumentenmanagement beantwortet außerdem, wer sie sehen darf, wo sie liegt und wann sie zur Überprüfung fällig ist.
- Ein Dokumentenmanagement-Setup umschließt typischerweise Zugriffskontrolle, Metadaten und Klassifizierung, Aufbewahrungspläne und Workflow-Weiterleitung um eine Versionshistorie herum.
- Die kostenlose Versionshistorie von QueryChart (Änderungsprotokoll mit Diffs je Feld, Versionsvergleich, Wiederherstellung) ist die Versionskontrollschicht; sie setzt von sich aus keine Zugriffsrechte oder Aufbewahrungsdaten.
- „Versionskontrolle vs. Dokumentenmanagement“ ist die falsche Frage. Die richtige Frage ist, ob Ihr Dokumentenmanagement-Setup echte Versionskontrolle darin hat.
Das eine ist die ganze Aufgabe, das andere ein Teil davon
Bitten Sie zehn Personen, Dokumentenmanagement und Versionskontrolle zu definieren, und mehrere nehmen still an, die beiden seien Alternativen: wählen Sie das eine System oder das andere. Sie sind keine Alternativen. Dokumentenmanagement ist die Disziplin, ein Dokument über sein gesamtes Leben zu steuern: wer es sehen darf, wo das verbindliche Exemplar liegt, wie es klassifiziert und wiedergefunden wird, wie lange es aufbewahrt wird, und wie ein Entwurf durch die Prüfung bis zur Freigabe läuft. Versionskontrolle ist ein Teil dieser Disziplin: der Teil, der aufeinanderfolgende Versionen des Dokuments selbst verfolgt, sodass Sie sehen können, was sich geändert hat, wer es geändert hat, und im Fehlerfall zurückrollen können. Die schlichte Definition dieses Teils allein finden Sie unter /de/guides/was-ist-versionskontrolle.
Stellen Sie beides nebeneinander, und die Form der Beziehung ist offensichtlich: Jedes Dokumentenmanagement-Setup braucht Versionskontrolle, aber fast nichts, das sich Versionskontrolle nennt, erledigt den Rest der Aufgabe des Dokumentenmanagements von allein. Eine Versionshistorie (darunter das kostenlose Änderungsprotokoll und die Ansicht zum Versionsvergleich von QueryChart, siehe /features/version-control) beantwortet „was hat sich zwischen Revision 3 und Revision 4 geändert, und wer hat die Änderung vorgenommen“. Sie hat keine Meinung dazu, wer die Datei öffnen darf, welcher Ordner verbindlich ist, oder wann das Dokument zur nächsten Überprüfung fällig ist. Das sind Fragen des Dokumentenmanagements, und ein echter Dokumentenmanagementprozess leitet sie über benannte Schritte, statt sie dem zu überlassen, der sich zufällig daran erinnert.
Das Diagramm zur Dokumentenlenkung unten macht die Grenze konkret. Zwanzig Zeilen tragen ein Dokument von einem Änderungsantrag über Entwurf, Prüfung, Freigabe, Ausgabe bis zur Außerkraftsetzung, und genau eine davon („Version und Gültigkeitsdatum vergeben“) ist der Ort, an dem Versionskontrolle stattfindet. Die anderen neunzehn sind Zugriffskontrolle, Metadaten, Verteilung, Schulung und ein Aufbewahrungsplan: Funktionen des Dokumentenmanagements, die eine Versionsnummer allein nicht leisten kann. Den vollständigen Lebenszyklus, den diese Zeilen durchlaufen, finden Sie von Anfang bis Ende unter /de/guides/dokumentenlenkung-prozess-erstellen; diese Seite handelt nur davon, welche Teile davon Versionskontrolle sind und welche nicht.
Ein Prozess, und welche Zeilen Versionskontrolle sind
Verfolgen Sie, wie ein einzelnes Dokument Antrag, Entwurf, Versionierung und Einzug durchläuft, und sehen Sie, wie viel dieser Kette überhaupt keine Versionskontrolle ist.
Eine Änderung wird beantragt, noch existiert keine Version
Die Start-Zeile ist ein Ereignis, „Bedarf oder Änderung erkannt“, das direkt in „Dokumentenänderungsantrag stellen“ übergeht. Das ist Workflow-Weiterleitung, die Dokumentenmanagement-Funktion, zu erfassen, warum eine Änderung nötig ist, und es geschieht, bevor irgendetwas eine Versionsnummer hat.
Eine Zeile prägt die Version; der Rest ist Freigabeweiterleitung
„Inhalt erstellen oder überarbeiten“ tritt in eine Prüfschleife ein („Fachliche Prüfung durchführen“, die Entscheidung „Offene Kommentare?“, „Entwurf nach Kommentaren anpassen“), dann das Tor „Zur Ausgabe freigeben?“ des Freigebers. Nur „Version und Gültigkeitsdatum vergeben“ ist Versionskontrolle; der Rest ist Freigabeweiterleitung.
Register, Zugriffsort und Einzug sind Dokumentenmanagement, keine Versionierung
„Dokumentenverzeichnis aktualisieren“ ist Metadaten und Klassifizierung, als Datei-Zeile geschrieben, damit es im Diagramm sichtbar ist. „Am gelenkten Ablageort veröffentlichen“ ist Zugriffskontrolle: ein verbindlicher Ort, kein Duplikat. „Überholte Exemplare aus dem Umlauf ziehen“ ist Verteilungskontrolle, und keine der drei ist in einer Versionsnummer gespeichert.
Aufbewahrung und turnusmäßige Überprüfung überdauern jede einzelne Version
Schulung oder „Neue Version lesen und bestätigen“ geht „Gültige gelenkte Version anwenden“ voraus, dann öffnet „Turnusmäßige Überprüfung auslösen“ den Datensatz auf einem Timer wieder. „Dokument weiterhin gültig?“ endet bei „Ergebnis und nächsten Prüftermin erfassen“, zurück beim Änderungsantrag, oder bei „Dokument eingezogen und außer Kraft“: ein Aufbewahrungsplan, den Versionskontrolle allein nicht ausführt.
So funktioniert es
Benennen Sie, was Ihnen tatsächlich fehlt
Kann niemand beantworten „wer hat Absatz 4 letzte Woche zuletzt geändert, und was stand vorher da“, fehlt Ihnen speziell Versionskontrolle. Ist die Lücke stattdessen „wer darf das bearbeiten“ oder „wo ist das eine Exemplar, dem Leute vertrauen sollten“, ist das eine Dokumentenmanagement-Lücke, die eine Versionshistorie allein nicht schließt.
Prüfen Sie, was eine Versionshistorie tatsächlich liefert
Eine echte zeigt ein Änderungsprotokoll mit Unterschieden je Bearbeiter und Feld (nicht nur ein Änderungsdatum) plus eine Möglichkeit, beliebige zwei Versionen nebeneinander zu vergleichen und eine alte wiederherzustellen. Das Änderungsprotokoll und die Ansicht zum Versionsvergleich von QueryChart, unter /features/version-control, sind ein funktionierendes Beispiel dessen, was Sie erwarten sollten, bevor Sie die Behauptung eines Werkzeugs, „Versionshistorie“ zu haben, akzeptieren.
Verorten Sie die anderen vier Funktionen separat
Zugriffskontrolle (wer ansehen oder bearbeiten darf), Metadaten und Klassifizierung (wie das Dokument gefunden wird), Aufbewahrungsplanung (wie lange es behalten wird und wann es überprüft wird) und Workflow-Weiterleitung (wie aus einem Entwurf ein freigegebenes, ausgegebenes Dokument wird). Keine davon lebt in einer Versionsnummer, prüfen Sie also jede einzeln, statt anzunehmen, eine Versionshistorie decke sie ab.
Kaufen Sie nicht eine ganze Disziplin, um einen Mechanismus zu bekommen
Ein schwergewichtiges Dokumentenmanagementsystem ist gerechtfertigt, wenn Sie alle vier obigen Funktionen gemeinsam durchsetzen müssen. Fehlt tatsächlich nur die Fähigkeit zu sehen, was sich geändert hat, und es zurückzurollen, ist das ein viel kleineres Problem, und ein Diagrammwerkzeug mit einem echten Änderungsprotokoll löst es ohne den Rest der Einführung.
Übertragen Sie die Unterscheidung auf Ihren eigenen Prozess
Zeichnen Sie den Lebenszyklus Ihres Dokuments als Zeilen und markieren Sie, welche einzelne Zeile eine Version prägt, so wie das Diagramm unten „Version und Gültigkeitsdatum vergeben“ markiert. Alles andere im Diagramm ist Dokumentenmanagement, und es so aufgezeichnet zu sehen, reicht meist aus, um zu klären, woran es einem Team tatsächlich fehlt.
Häufige Fehler
Nach „Change Control“ greifen, wenn Sie „Versionskontrolle“ meinen
Ein Change-Advisory-Board, das ein Änderungsticket freigibt, und eine Ansicht zum Versionsvergleich, die zwei Dokumentrevisionen diffed, lösen unterschiedliche Probleme, und beide werden oft genug vermischt, um eine eigene Seite zu rechtfertigen: siehe /de/guides/versionskontrolle-vs-change-control, wo sie auseinandergehen.
„Zuletzt geändert“ als Versionshistorie behandeln
Ein einzelner Zeitstempel auf einer Datei im gemeinsamen Laufwerk sagt Ihnen, dass sich das Dokument geändert hat, nicht was sich geändert hat, wer es geändert hat, oder wie Sie die vorherige Formulierung zurückbekommen. Das ist keine Versionskontrolle, das ist ein Gerücht, dass etwas passiert ist.
Annehmen, ein Dokumentenmanagement-Kauf enthalte echte Versionierung
Viele Dokumentenmanagementsysteme speichern Dateien mit reichhaltigen Metadaten und Zugriffsregeln, aber nur einer flachen Revisionsliste ohne Diff je Feld und ohne Ein-Klick-Wiederherstellung. Bestätigen Sie die Versionshistorie speziell, statt sie aus dem Rest der Plattform zu folgern.
Sehen Sie die Versionshistorie in Aktion
Öffnen Sie das Beispiel zur Dokumentenlenkung als eigenes Diagramm und prüfen Sie dann sein Änderungsprotokoll, um dieselbe Unterscheidung zu sehen: eine gestempelte Version, ein gedifftes Feld, eine wiederherstellbare alte Revision.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Ist Versionskontrolle Teil des Dokumentenmanagements, oder davon getrennt?
Ein Teil davon. Dokumentenmanagement ist die steuernde Disziplin (Zugriff, Klassifizierung, Aufbewahrung, Workflow und Versionierung zusammen), und Versionskontrolle ist der Mechanismus darin, der aufeinanderfolgende Revisionen eines Dokuments verfolgt. Sie als getrennte Optionen zu behandeln, zwischen denen man wählt, ist der Irrtum, den diese Seite korrigieren soll: Ein Dokumentenmanagement-Setup ohne Versionskontrolle fehlt eine Kernfunktion, und eine Versionshistorie ohne Zugriffskontrolle oder Aufbewahrungsrichtlinie darum herum ist noch kein Dokumentenmanagement.
Brauche ich ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem, nur um Versionskontrolle zu bekommen?
Nein. Versionskontrolle ist die engere Fähigkeit (ein Änderungsprotokoll mit Unterschieden je Feld und Bearbeiter, eine Möglichkeit, zwei Revisionen zu vergleichen, und ein Wiederherstellungspfad), und ein Diagrammwerkzeug kann das für sich allein liefern, kostenlos und dauerhaft aktiv, so wie es die Versionshistorie von QueryChart tut; siehe /features/version-control. Ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem ist der richtige Kauf, wenn Sie außerdem durchgesetzte Zugriffsrechte, formale Klassifizierung und einen über viele Dokumente laufenden Aufbewahrungsplan brauchen, nicht wenn die eigentliche Lücke nur ist zu sehen, was sich geändert hat.
Wie unterscheidet sich Versionskontrolle von Change Control?
Versionskontrolle verfolgt die aufeinanderfolgenden Zustände eines Dokuments: was sich zwischen Revision 3 und Revision 4 geändert hat. Change Control steuert die Entscheidung, überhaupt eine Änderung vorzunehmen, typischerweise über ein Gremium, eine Risikobewertung und einen Rollback-Plan, meist eher für IT-Systeme oder betriebliche Prozesse als für eine einzelne Datei. Ein Prozess zur Dokumentenlenkung nutzt beides: Change-Control-artige Freigabetore vor der Ausgabe einer Revision, und Versionskontrolle, um die Revision selbst zu erfassen. /de/guides/versionskontrolle-vs-change-control behandelt die Unterscheidung vollständig.
Wo sitzt Versionskontrolle innerhalb eines Prozesses zur Dokumentenlenkung?
An genau einer Stelle: dem Schritt, der eine Versionsnummer und ein Gültigkeitsdatum vergibt, sobald eine Revision freigegeben ist. Alles davor (der Änderungsantrag, das Entwerfen, die Prüfung) und alles danach (die Veröffentlichung am gelenkten Ablageort, der Einzug des abgelösten Exemplars, Schulung, turnusmäßige Überprüfung) ist Dokumentenmanagement, das Arbeit leistet, die eine Versionsnummer allein nicht leisten kann. /de/guides/dokumentenlenkung-prozess-erstellen führt durch den vollständigen zwanzigzeiligen Prozess, aus dem diese Stufen stammen.