Versionskontrolle vs. Dokumentenmanagement
Versionskontrolle und Dokumentenmanagement sind keine zwei Optionen, zwischen denen Sie wählen. Versionskontrolle ist ein Mechanismus innerhalb des Dokumentenmanagements, neben Zugriffskontrolle, Metadaten und Workflow-Weiterleitung.
So funktioniert es
Benennen Sie, was Ihnen tatsächlich fehlt
Kann niemand beantworten „wer hat Absatz 4 letzte Woche zuletzt geändert, und was stand vorher da“, fehlt Ihnen speziell Versionskontrolle. Ist die Lücke stattdessen „wer darf das bearbeiten“ oder „wo ist das eine Exemplar, dem Leute vertrauen sollten“, ist das eine Dokumentenmanagement-Lücke, die eine Versionshistorie allein nicht schließt.
Prüfen Sie, was eine Versionshistorie tatsächlich liefert
Eine echte zeigt ein Änderungsprotokoll mit Unterschieden je Bearbeiter und Feld (nicht nur ein Änderungsdatum) plus eine Möglichkeit, beliebige zwei Versionen nebeneinander zu vergleichen und eine alte wiederherzustellen. Das Änderungsprotokoll und die Ansicht zum Versionsvergleich von QueryChart, unter /features/version-control, sind ein funktionierendes Beispiel dessen, was Sie erwarten sollten, bevor Sie die Behauptung eines Werkzeugs, „Versionshistorie“ zu haben, akzeptieren.
Verorten Sie die anderen vier Funktionen separat
Zugriffskontrolle (wer ansehen oder bearbeiten darf), Metadaten und Klassifizierung (wie das Dokument gefunden wird), Aufbewahrungsplanung (wie lange es behalten wird und wann es überprüft wird) und Workflow-Weiterleitung (wie aus einem Entwurf ein freigegebenes, ausgegebenes Dokument wird). Keine davon lebt in einer Versionsnummer, prüfen Sie also jede einzeln, statt anzunehmen, eine Versionshistorie decke sie ab.
Kaufen Sie nicht eine ganze Disziplin, um einen Mechanismus zu bekommen
Ein schwergewichtiges Dokumentenmanagementsystem ist gerechtfertigt, wenn Sie alle vier obigen Funktionen gemeinsam durchsetzen müssen. Fehlt tatsächlich nur die Fähigkeit zu sehen, was sich geändert hat, und es zurückzurollen, ist das ein viel kleineres Problem, und ein Diagrammwerkzeug mit einem echten Änderungsprotokoll löst es ohne den Rest der Einführung.
Übertragen Sie die Unterscheidung auf Ihren eigenen Prozess
Zeichnen Sie den Lebenszyklus Ihres Dokuments als Zeilen und markieren Sie, welche einzelne Zeile eine Version prägt, so wie das Diagramm unten „Version und Gültigkeitsdatum vergeben“ markiert. Alles andere im Diagramm ist Dokumentenmanagement, und es so aufgezeichnet zu sehen, reicht meist aus, um zu klären, woran es einem Team tatsächlich fehlt.
Häufig gestellte Fragen
Ist Versionskontrolle Teil des Dokumentenmanagements, oder davon getrennt?
Ein Teil davon. Dokumentenmanagement ist die steuernde Disziplin (Zugriff, Klassifizierung, Aufbewahrung, Workflow und Versionierung zusammen), und Versionskontrolle ist der Mechanismus darin, der aufeinanderfolgende Revisionen eines Dokuments verfolgt. Sie als getrennte Optionen zu behandeln, zwischen denen man wählt, ist der Irrtum, den diese Seite korrigieren soll: Ein Dokumentenmanagement-Setup ohne Versionskontrolle fehlt eine Kernfunktion, und eine Versionshistorie ohne Zugriffskontrolle oder Aufbewahrungsrichtlinie darum herum ist noch kein Dokumentenmanagement.
Brauche ich ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem, nur um Versionskontrolle zu bekommen?
Nein. Versionskontrolle ist die engere Fähigkeit (ein Änderungsprotokoll mit Unterschieden je Feld und Bearbeiter, eine Möglichkeit, zwei Revisionen zu vergleichen, und ein Wiederherstellungspfad), und ein Diagrammwerkzeug kann das für sich allein liefern, kostenlos und dauerhaft aktiv, so wie es die Versionshistorie von QueryChart tut; siehe /features/version-control. Ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem ist der richtige Kauf, wenn Sie außerdem durchgesetzte Zugriffsrechte, formale Klassifizierung und einen über viele Dokumente laufenden Aufbewahrungsplan brauchen, nicht wenn die eigentliche Lücke nur ist zu sehen, was sich geändert hat.
Wie unterscheidet sich Versionskontrolle von Change Control?
Versionskontrolle verfolgt die aufeinanderfolgenden Zustände eines Dokuments: was sich zwischen Revision 3 und Revision 4 geändert hat. Change Control steuert die Entscheidung, überhaupt eine Änderung vorzunehmen, typischerweise über ein Gremium, eine Risikobewertung und einen Rollback-Plan, meist eher für IT-Systeme oder betriebliche Prozesse als für eine einzelne Datei. Ein Prozess zur Dokumentenlenkung nutzt beides: Change-Control-artige Freigabetore vor der Ausgabe einer Revision, und Versionskontrolle, um die Revision selbst zu erfassen. /de/guides/versionskontrolle-vs-change-control behandelt die Unterscheidung vollständig.
Wo sitzt Versionskontrolle innerhalb eines Prozesses zur Dokumentenlenkung?
An genau einer Stelle: dem Schritt, der eine Versionsnummer und ein Gültigkeitsdatum vergibt, sobald eine Revision freigegeben ist. Alles davor (der Änderungsantrag, das Entwerfen, die Prüfung) und alles danach (die Veröffentlichung am gelenkten Ablageort, der Einzug des abgelösten Exemplars, Schulung, turnusmäßige Überprüfung) ist Dokumentenmanagement, das Arbeit leistet, die eine Versionsnummer allein nicht leisten kann. /de/guides/dokumentenlenkung-prozess-erstellen führt durch den vollständigen zwanzigzeiligen Prozess, aus dem diese Stufen stammen.