版本控制與文件管理

運作方式

1. 指名你真正缺的是甚麼

   如果沒有人答得出「上星期誰改了第 4 段、之前寫的是甚麼」，你缺的具體是版本控制。如果缺口反而是「誰獲准編輯這個」或者「大家應該信任的那一份副本在哪裡」，那是一個文件管理的缺口，單靠一份版本歷史補不上。

2. 查核一份版本歷史實際上交出甚麼

   一份真正的版本歷史，會顯示一份帶有逐個人、逐個欄位差異的變更日誌——不只是一個修改日期——加上一個能把任何兩個版本並排比較、並還原一個舊版本的方式。QueryChart 的變更日誌與比較版本畫面（/features/version-control），是在你接受一個工具聲稱的「版本歷史」之前，該期望看到甚麼的一個實際範例。

3. 分開找出其餘四項功能

   存取控制（誰可以查看或編輯）、元資料與分類（文件如何被找到）、保存排程（保留多久、何時檢討），以及工作流程路由（一份草稿如何變成一份已批准、已發放的文件）。沒有一項活在版本號裡面，所以要逐一審視，而不是假設一份版本歷史已經覆蓋了它們。

4. 不要為了一個機制，去買整套紀律

   當你需要以上四項功能一併被強制執行時，一套重型文件管理系統才有道理。如果實際缺乏的，只是看到改了甚麼並且能夠撤回的能力，那是一個小得多的問題，一個帶有真正變更日誌的圖表工具就能解決，不用連帶其餘那一整套推行。

5. 把這個分別對應到你自己的流程

   把你文件的生命周期畫成一列列，並標出哪一列單獨鑄造一個版本，就像下面圖表標出「訂定版本與生效日期」那樣。圖上其餘一切都是文件管理，這樣鋪陳出來，通常就足以確定一個團隊實際缺的是哪一項。

常見問題

版本控制是文件管理的一部分，還是跟它分開的？

是一部分。文件管理是那套管治紀律——存取、分類、保存、工作流程與版本化合在一起——版本控制則是其中追蹤文件連續修訂的機制。把兩者當成要二選一的選項，正是本頁存在的目的所要糾正的誤解：一套沒有版本控制的文件管理系統，缺了一項核心功能；而一份周圍沒有存取控制或保存政策的版本歷史，還不算是文件管理。

只是為了得到版本控制，就需要一整套文件管理系統嗎？

不需要。版本控制是較窄的能力——一份帶欄位級、逐個人差異的變更日誌、一個比較兩個修訂的方式，以及一條還原路徑——一個圖表工具就可以獨力提供，免費並且常駐運作，就像 QueryChart 的版本歷史那樣；見 /features/version-control。當你還需要強制執行的存取權限、正式分類，以及橫跨多份文件運作的保存時間表時，一套完整的文件管理系統才是正確的採購，而不是在真正缺乏的只是看到改了甚麼的時候。

版本控制跟變更控制有甚麼分別？

版本控制追蹤一份文件連續的狀態——修訂 3 與修訂 4 之間改了甚麼。變更控制管治的是應否做出一次變更這個決定本身，通常透過一個諮詢委員會、一次風險評估與一個回滾方案，多數用於 IT 系統或營運流程，而不是單一個檔案。一個文件管制流程兩者都用：發放一次修訂之前，有變更控制式的審批關卡，並用版本控制記錄修訂本身。完整分別見 /yue/guides/版本控制與變更控制的分別。

版本控制在一個文件管制流程裡，坐落在哪裡？

在單一個點：修訂獲批之後，訂定版本號與生效日期的那一步。它之前的一切——變更申請、起草、審閱——與它之後的一切——發佈到受控位置、回收已作廢的副本、培訓、定期檢討——都是文件管理在做單靠一個版本號做不到的工作。這些階段所取材的完整二十列流程，見 /yue/guides/如何建立文件管制流程。