So richten Sie die Dokumentenlenkung ein
Richten Sie die Dokumentenkontrolle ein, indem Sie den Bestand, die Eigentümer, den aktuellen Standort, die Genehmigungsbehörde und die Entnahmestellen definieren, bevor Sie vorhandene Dateien verschieben.
Richten Sie die Dokumentenlenkung ein, indem Sie die relevanten Dokumente festlegen und jedem einen Verantwortlichen, eine feste Kennung, einen Freigabeweg und einen verbindlichen Ablageort zuweisen.
Kurz gesagt
- Inventarisierte Klassen und ihre tatsächlichen Verwendungszwecke vor der Auswahl eines Repositorys.
- Weisen Sie jedem Element einen Besitzer, einen Genehmiger, eine Kennung, eine aktuelle Revision und ein Überprüfungsdatum zu.
- Pilotausgabe und -rückzug für ein Hochrisikodokument vor der Migration der gesamten Bibliothek.
Beginnen Sie mit den Dokumenten, die die Leute tatsächlich verwenden
Ein neues Repository kann keine Bibliothek reparieren, deren Besitzer, gültige Ausgaben und Verwendungsorte unbekannt sind. Probieren Sie einen kritischen Vorgang am Arbeitsplatz aus: Finden Sie die verwendete Kopie, ihre Genehmigung, die vorherige Ausgabe und den Ort, an dem eine Änderung beantragt werden würde. Die Lücken in diesem Weg sind der Rollout-Rückstand.
In diesem Leitfaden geht es um die Einrichtung eines Steuerungssystems für eine bestehende Bibliothek. Für den Lebenszyklus, auf den ein neues oder überarbeitetes Element folgt, verwenden Sie /de/guides/dokumentenlenkung-prozess-erstellen. Sobald das System in Betrieb ist, stellt /de/guides/checkliste-zur-dokumentenkontrolle ein evidenzbasiertes Beispiel seiner Kontrollen bereit.
So funktioniert es
Inventar nach Risiko und Verwendungsort
Listen Sie Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen, leere Formulare und externe Anweisungen auf, die die Arbeit steuern. Notieren Sie den Eigentümer, die vorhandene Revision und jeden Ort, an dem ein Benutzer eine Kopie erhält.
Legen Sie Autoritäts- und Identitätsregeln fest
Legen Sie fest, wer technische Inhalte überprüft, wer Probleme genehmigt, wer das Register verwaltet und wie IDs und Revisionen auf jeder kontrollierten Kopie angezeigt werden.
Pilot vor der Migration
Nehmen Sie ein häufig verwendetes Dokument durch Anforderung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Zurückziehung auf. Beheben Sie fehlerhafte Übergaben und migrieren Sie dann die verbleibende Bibliothek in der Risikoreihenfolge.
Häufige Fehler
Dateien verschieben, ohne Kopien zurückzuziehen
Ein neuer Hauptordner lässt alte Ausdrucke und Kopien von gemeinsam genutzten Laufwerken in Gebrauch. Beziehen Sie diese Standorte in die Überprüfung des Pilotenabzugs ein.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte zuerst eingerichtet werden?
Definieren Sie den kontrollierten Bestand und seine Eigentümer. Aus diesem Bereich ergeben sich Repository-Berechtigungen und Workflow-Konfiguration.
Muss jede Datei kontrolliert werden?
Nein. Kontrollieren Sie die Informationen, auf die sich Menschen verlassen, um ihre Arbeit auszuführen oder zu steuern. Führen Sie gewöhnliche Arbeitsnotizen außerhalb des formellen Ausgabeprozesses.
Woher wissen wir, dass der Rollout funktioniert hat?
Probieren Sie ein Dokument an seinem Verwendungsort aus und verfolgen Sie die aktuelle Ausgabe, Genehmigung, frühere Ausgabe, den Eigentümer und die nächste Überprüfung im Register.