Cómo establecer el control de documentos
Configure el control de documentos definiendo el inventario, los propietarios, la ubicación actual, la autoridad de aprobación y los puntos de retiro antes de mover los archivos existentes.
Establezca el control de documentos definiendo cuáles rigen el trabajo y asignando a cada uno un responsable, un identificador estable, una vía de aprobación y una única ubicación vigente.
En resumen
- Inventario de clases controladas y sus puntos reales de uso antes de elegir un repositorio.
- Asigne un propietario, aprobador, identificador, revisión actual y fecha de revisión a cada elemento.
- Emisión piloto y retiro de un documento de alto riesgo antes de migrar toda la biblioteca.
Comience con los documentos que la gente realmente usa.
Un nuevo repositorio no puede arreglar una biblioteca cuyos propietarios, versiones vigentes y puntos de uso se desconocen. Muestra de un procedimiento crítico en el lugar de trabajo: encuentre la copia que se está utilizando, su aprobación, la emisión anterior y el lugar donde se solicitaría un cambio. Las lagunas en ese camino son el retraso en la implementación.
Esta guía trata sobre el establecimiento de un sistema de control para una biblioteca existente. Para el ciclo de vida seguido de un artículo nuevo o revisado, utilice /es/guides/como-crear-un-proceso-de-control-de-documentos. Una vez que el sistema está operativo, /es/guides/lista-de-verificacion-de-control-de-documentos proporciona una muestra basada en evidencia de sus controles.
Cómo funciona
Inventario por riesgo y punto de uso
Enumere las políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo, formularios en blanco e instrucciones externas que dirigen el trabajo. Registre su propietario, la revisión existente y cada lugar donde un usuario obtiene una copia.
Establecer reglas de autoridad e identidad
Defina quién revisa el contenido técnico, quién aprueba la edición, quién mantiene el registro y cómo aparecen los ID y las revisiones en cada copia controlada.
Piloto antes de la migración
Tome un documento de uso frecuente mediante solicitud, revisión, aprobación, publicación y retiro. Corrija las transferencias rotas y luego migre la biblioteca restante en orden de riesgo.
Errores que debes evitar
Mover archivos sin retirar copias
Una nueva carpeta maestra deja en uso las impresiones antiguas y las copias de unidades compartidas. Incluya esas ubicaciones en el cheque de retiro piloto.
Preguntas frecuentes
¿Qué se debe configurar primero?
Definir el inventario controlado y sus propietarios. Los permisos del repositorio y la configuración del flujo de trabajo se derivan de ese alcance.
¿Se deben controlar todos los archivos?
No. Controlar la información en la que confían las personas para realizar o gobernar el trabajo; mantener notas de trabajo ordinarias fuera del proceso de emisión formal.
¿Cómo sabemos que el lanzamiento funcionó?
Muestre un documento en su punto de uso y rastree su emisión actual, aprobación, emisión anterior, propietario y próxima revisión en el registro.