如何建立文件控制制度
在移动现有文件之前，通过定义库存、所有者、当前位置、审批权限和提取点来设置文档控制。
建立文件控制制度时，先确定哪些文件指导实际工作，再为每份文件指定负责人、固定编号、审批流程和唯一的现行版本存放位置。
简而言之
- 在选择存储库之前，先清点受控类及其实际使用点。
- 为每个项目分配所有者、审批者、标识符、当前修订和审核日期。
- 在迁移整个库之前，先对一份高风险文档进行试点发放和撤回。
从人们实际使用的文档开始
新的存储库无法修复其所有者、当前版本和使用点未知的库。在工作现场对关键程序进行采样：找到正在使用的副本、其批准、上一期以及需要更改的位置。该线索中的空白是推出积压。
本指南是关于为现有图书馆建立控制系统的。对于一项新的或修订的项目所遵循的生命周期，请使用 /zh/guides/如何创建文件控制流程。系统运行后，/zh/guides/文件控制清单 会提供基于证据的控制样本。
运作方式
按风险和使用点分类的库存
列出指导工作的政策、程序、工作指示、空白表格和外部指示。记录其所有者、现有修订以及用户获取副本的每个位置。
设置权限和身份规则
定义谁审阅技术内容、谁批准问题、谁维护注册表以及 ID 和修订如何显示在每个受控副本上。
迁移前试点
通过请求、审查、批准、发布和撤回获取一份常用文件。修复损坏的切换，然后按风险顺序迁移剩余的库。
应避免的错误
移动文件而不撤回副本
新的主文件夹会保留旧的打印输出和共享驱动器副本。将这些地点纳入试点撤回检查中。
常见问题
首先应该设置什么？
定义受控库存及其所有者。存储库权限和工作流配置遵循该范围。
必须控制每个文件吗？
不。控制人们执行或管理工作所依赖的信息；将普通工作记录保留在正式发布流程之外。
我们如何知道推出是否有效？
在使用时对文档进行采样，并在登记册中跟踪其当前发行、批准、以前的发行、所有者和下一次审查。