Comment configurer le contrôle des documents
Configurez le contrôle des documents en définissant l'inventaire, les propriétaires, l'emplacement actuel, l'autorité d'approbation et les points de retrait avant de déplacer les fichiers existants.
Pour configurer le contrôle des documents, décidez d'abord quels documents régissent le travail, puis attribuez à chacun un propriétaire, un identifiant stable, un chemin d'approbation et un emplacement actuel.
En bref
- Inventairez les classes contrôlées et leurs points d'utilisation réels avant de choisir un référentiel.
- Attribuez un propriétaire, un approbateur, un identifiant, une révision actuelle et une date de révision à chaque élément.
- Pilotage de l'émission et du retrait d'un document à haut risque avant de migrer l'ensemble de la bibliothèque.
Commencez par les documents que les gens utilisent réellement
Un nouveau référentiel ne peut pas réparer une bibliothèque dont les propriétaires, les numéros actuels et les points d'utilisation sont inconnus. Echantillonnez une procédure critique sur le chantier : retrouvez la copie utilisée, son approbation, le numéro précédent et l'endroit où une modification serait demandée. Les lacunes dans cette voie sont le retard dans le déploiement.
Ce guide concerne l'établissement d'un système de contrôle pour une bibliothèque existante. Pour le cycle de vie suivi d'un élément nouveau ou révisé, utilisez /fr/guides/comment-creer-un-processus-de-controle-des-documents. Une fois le système opérationnel, /fr/guides/liste-de-controle-du-controle-des-documents fournit un échantillon factuel de ses contrôles.
Piloter le cycle de vie des documents
Utilisez un seul document pour tester les transferts depuis la demande jusqu'à l'approbation, l'émission, le retrait et l'examen.
Trouver l'inventaire de départ
Les étapes de requête et de création révèlent quelles classes de documents, quels propriétaires et quels déclencheurs de modification nécessitent une entrée dans l'inventaire initial.
Prouver la voie d'approbation
L'examen technique et la décision d'approbation indiquent qui peut rejeter un projet et où revient la correction qui en résulte.
Tester la règle de copie actuelle
L'émission, l'enregistrement, la publication et le retrait sont des étapes distinctes ; un pilote devrait vérifier chacun au point d'utilisation réel.
Comment cela fonctionne
Inventaire par risque et point d'utilisation
Répertoriez les politiques, les procédures, les instructions de travail, les formulaires vierges et les instructions externes qui dirigent le travail. Enregistrez leur propriétaire, la révision existante et chaque endroit où un utilisateur obtient une copie.
Définir des règles d’autorité et d’identité
Définissez qui révise le contenu technique, qui approuve le problème, qui tient le registre et comment les identifiants et les révisions apparaissent sur chaque copie contrôlée.
Pilote avant migration
Prenez un document fréquemment utilisé par demande, révision, approbation, publication et retrait. Corrigez les transferts interrompus, puis migrez la bibliothèque restante par ordre de risque.
Erreurs à éviter
Déplacer des fichiers sans retirer de copies
Un nouveau dossier principal laisse les anciennes impressions et copies sur lecteur partagé utilisées. Incluez ces emplacements dans le contrôle de retrait pilote.
Piloter un workflow de contrôle des documents
Ouvrez le diagramme de processus, nommez vos véritables rôles et testez le retrait avec un seul document en direct.
Guides associés
Questions fréquentes
Que faut-il mettre en place en premier ?
Définir l'inventaire contrôlé et ses propriétaires. Les autorisations du référentiel et la configuration du flux de travail découlent de cette portée.
Chaque dossier doit-il être contrôlé ?
Non. Contrôler les informations sur lesquelles les gens s’appuient pour effectuer ou diriger leur travail ; conserver les notes de travail ordinaires en dehors du processus d’émission formel.
Comment savons-nous que le déploiement a fonctionné ?
Échantillonnez un document à son point d'utilisation et tracez sa délivrance actuelle, son approbation, sa délivrance antérieure, son propriétaire et sa prochaine révision dans le registre.