Gantt-diagram til kontorflytning med lejemål og flyttehelg
Redigerbart Gantt-diagram til kontorflytning: lejemål, design og indretning, leveringstid på møbler og netværk, opsigelse af de gamle lokaler, it-overgang, flyttehelg og afleveringsforretning med afhængigheder og milepæle.
Hvad er gantt-diagram til kontorflytning med lejemål og flyttehelg?
En kontorflytning ligner én begivenhed, men datoen sættes af nogle få langsomme poster, der starter tidligt: et lejemål, møbler der fremstilles på bestilling, en netværkslinje der skal installeres, og en opsigelsesperiode i de gamle lokaler. Alt andet, som rumplanen, flyttefolkene og beskederne til medarbejderne, indpasses omkring dem. Når de langsomme poster starter sent, rykker flyttehelgen med. En tidslinje gør de kæder synlige, før du lover medarbejderne en dato.
Skabelonen har fire grupper: Lokation og lejemål, Design og indretning, It og kabling samt Flytning og overdragelse. "Udvælg og besøg lokationer" (6 arbejdsdage) er den eneste opgave, der starter først, og "Forhandl lejevilkår" (8) følger efter. "Lejemål underskrevet" er en milepæl og den første port. Intet, der binder penge, venter på mindre: "Bestil møbler og inventar", "Udfør indretningsarbejder", "Bestil linjer og netværksudstyr" og "Opsigelsesperiode i de gamle lokaler" følger alle efter den.
Design er det eneste, der starter, før lejemålet er endeligt. "Udarbejd rumplan og design" (8) er forbundet start-til-start med en forsinkelse på 4 dage til forhandlingen, så der findes en plan, når den foretrukne lokation er klar. De poster med lang leveringstid kører derefter side om side. "Fremstilling og levering af møbler" (20) venter på bestillingen, og "Udfør indretningsarbejder" (15) venter på lejemålet og designet. "Indretning færdig" venter på begge. I it-gruppen er "Vent på levering af linjer og udstyr" (15) ventetid, og "Installer kabling og netværksudstyr" (6) starter 8 dage inde i indretningsarbejderne, efter at linjerne er kommet, så kablingen foregår i de samme uger som byggearbejdet.
Overdragelsesgruppen er bygget op om weekenden. "Skift it-tjenester over" (2) følger efter "Test netværk og forbered it-overgang" (4), og "Flyttehelg" (2) venter på "Indretning færdig", "Meddel flytningen til medarbejderne" og overgangen. "Fejlrettelser og afleveringsforretning efter flytning" (5) og "Stabiliseringssupport" (10) starter begge efter den, og "Aflever de gamle lokaler" (2) venter på flytningen og på den 30 dage lange "Opsigelsesperiode i de gamle lokaler". "Flytning gennemført" lukker planen, når fejlrettelser, support og aflevering er færdige. Opsigelsesperioden tæller kun kalendertid, så sammenlign slutdatoen med den dato, hvor dit gamle lejemål udløber. Alle varigheder er eksempler.
En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke et lejemål gyldigt, en bygning sikker at tage i brug eller et netværk sikkert. Samme metode til andre projekter findes i Gantt-skabelonerne til renovering, installation af udstyr og projekter generelt, og til den menneskelige side af flytningen findes en skabelon til forandringsledelse.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Lokation og lejemål, Design og indretning, It og kabling samt Flytning og overdragelse, med 21 opgaver og tre milepæle: "Lejemål underskrevet", "Indretning færdig" og "Flytning gennemført".
- En lejemålsport: "Bestil møbler og inventar", "Udfør indretningsarbejder", "Bestil linjer og netværksudstyr" og "Opsigelsesperiode i de gamle lokaler" følger alle efter "Lejemål underskrevet".
- To poster med lang leveringstid: "Fremstilling og levering af møbler" (20 arbejdsdage) og "Vent på levering af linjer og udstyr" (15), hvor "Installer kabling og netværksudstyr" starter 8 dage inde i "Udfør indretningsarbejder".
- En flyttehelg, der venter på "Indretning færdig", "Meddel flytningen til medarbejderne" og "Skift it-tjenester over".
- Arbejde efter flytningen: "Fejlrettelser og afleveringsforretning efter flytning", "Stabiliseringssupport" og "Aflever de gamle lokaler", hvor den sidste også venter på den 30 dage lange "Opsigelsesperiode i de gamle lokaler".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du flytter kontor og skal aftale datoer med facility management, it, udlejeren, flyttefolkene og dem, der skal flytte.
- Du vil se, om møbler, kabling eller opsigelsesperioden afgør flyttedatoen.
- Ledelsen vil have en flyttedato, og du vil sammenligne slutdatoen med den dato, du har brug for, og med den dato, dit gamle lejemål udløber.
- Du vil have et genbrugeligt skelet til flytning af et team eller en lokation, som du kan tilpasse i størrelse.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Udvælg og besøg lokationer | Lokation og lejemål | 6 | |
| 2 | Forhandl lejevilkår | Lokation og lejemål | 8 | 1 |
| 3 | Lejemål underskrevet | Lokation og lejemål | Milepæl | 2 |
| 4 | Udarbejd rumplan og design | Design og indretning | 8 | 2SS+4 |
| 5 | Bestil møbler og inventar | Design og indretning | 2 | 3, 4 |
| 6 | Fremstilling og levering af møbler | Design og indretning | 20 | 5 |
| 7 | Udfør indretningsarbejder | Design og indretning | 15 | 3, 4 |
| 8 | Indretning færdig | Design og indretning | Milepæl | 6, 7 |
| 9 | Bestil linjer og netværksudstyr | It og kabling | 2 | 3 |
| 10 | Vent på levering af linjer og udstyr | It og kabling | 15 | 9 |
| 11 | Installer kabling og netværksudstyr | It og kabling | 6 | 7SS+8, 10 |
| 12 | Test netværk og forbered it-overgang | It og kabling | 4 | 11 |
| 13 | Opsigelsesperiode i de gamle lokaler | Flytning og overdragelse | 30 | 3 |
| 14 | Planlæg flytningen og book flyttefolk | Flytning og overdragelse | 5 | 3 |
| 15 | Meddel flytningen til medarbejderne | Flytning og overdragelse | 5 | 14 |
| 16 | Skift it-tjenester over | Flytning og overdragelse | 2 | 12 |
| 17 | Flyttehelg | Flytning og overdragelse | 2 | 8, 15, 16 |
| 18 | Fejlrettelser og afleveringsforretning efter flytning | Flytning og overdragelse | 5 | 17 |
| 19 | Stabiliseringssupport | Flytning og overdragelse | 10 | 17 |
| 20 | Aflever de gamle lokaler | Flytning og overdragelse | 2 | 13, 17 |
| 21 | Flytning gennemført | Flytning og overdragelse | Milepæl | 18, 19, 20 |
Sådan fungerer det
Sæt lejemålsporten
Behold "Lejemål underskrevet" som den milepæl, alt der binder penge, følger efter. Hvis din udlejer lader dig starte arbejdet tidligere, så flyt den afhængighed og notér risikoen.
Start designet tidligt
"Udarbejd rumplan og design" er forbundet start-til-start med en forsinkelse på 4 dage til "Forhandl lejevilkår". Ændr forsinkelsen, så den passer til, hvor hurtigt du kender den foretrukne lokation.
Erstat leveringstiderne
Sæt "Fremstilling og levering af møbler" og "Vent på levering af linjer og udstyr" ud fra leverandørtilbud. Disse to afgør som regel, om flyttedatoen holder.
Tjek opsigelsesperioden
Sæt "Opsigelsesperiode i de gamle lokaler" ud fra dine lejevilkår. Læs slutdatoen for "Aflever de gamle lokaler" op mod den dato, dit gamle lejemål udløber.
Beskyt overgangen
Behold "Skift it-tjenester over" før "Flyttehelg", og tilføj dine egne opgaver, for eksempel telefonnumre eller printere. Tilføj prøveopgaver, hvis din flytning er stor.
Tilføj ejere, del og eksportér
Sæt den ansvarlige på under Personer, del diagrammet med facility management, it og flyttefolkene, og eksportér en PDF eller CSV, når du har brug for en kopi.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid tager en kontorflytning?
Det afhænger af kontorets størrelse, lejemålet og leveringstiden på møbler og netværk. Skabelonen bruger eksempler på arbejdsdage. Erstat dem med tilbud, og aflæs slutdatoen i diagrammet.
Hvorfor venter indretningen på lejemålet?
Fordi det er en risiko, de fleste teams undgår, at bruge penge på et lokale, man måske ikke får. Diagrammet viser porten, så du kan se, hvad en forsinket underskrift skubber, og flytte afhængigheden, hvis dine vilkår giver tidlig adgang.
Styrer diagrammet flyttebudgettet eller flyttefolkenes kontrakt?
Nej. Det planlægger arbejdet og hvad det venter på. Tilbud, omkostninger og kontrakter bliver i dine egne optegnelser. Om overlappende arbejde findes en vejledning om overlappende opgaver i Gantt-diagrammer.
Hvad bruges opgaven om opsigelsesperioden til?
Den viser den tid, dit gamle lejemål kræver, før du kan aflevere lokalerne. Den forsinker ikke selve flytningen. Den holder kun "Aflever de gamle lokaler" tilbage.
Kan jeg bruge den til en enkelt afdeling eller en lagerflytning?
Ja. Fjern de grupper, du ikke har brug for, og tilpas resten i størrelse. Til en byggetung flytning findes Gantt-skabelonen til byggeprojekter, og om afhængigheder generelt findes en vejledning om afhængigheder i Gantt-diagrammer.