辦公室搬遷甘特圖範本：附租約及搬遷週末
可編輯的辦公室搬遷甘特圖：租約、設計及裝修、傢俬及網絡的前置時間、舊辦公室通知期、資訊科技切換、搬遷週末及善後，附依賴和里程碑。
甚麼是辦公室搬遷甘特圖範本：附租約及搬遷週末流程
搬遷辦公室看似一個事件，但日期其實由幾項及早開始的緩慢項目決定：租約、度身訂造的傢俬、需要安裝的網絡線路，以及舊辦公室的通知期。其餘一切，例如空間規劃、搬運公司和員工通知，都圍繞着它們安排。慢的項目開始得遲，搬遷週末便跟着遲。在向員工承諾日期之前，時間線能令這些鏈條現形。
這個範本分四個組別：場地與租約、設計與裝修、資訊科技與佈線、搬遷與移交。「物色並實地考察場地」（6 個工作日）是唯一的起始工作，「磋商租約條款」（8）跟在其後。「租約已簽署」是里程碑，也是第一道關卡。凡涉及付款承諾的工作都不會在這之前開始：「訂購傢俬及裝置」、「進行裝修工程」、「訂購線路及網絡設備」和「舊辦公室通知期」全部跟在其後。
設計是唯一在租約定案前開始的工作。「制訂空間規劃及設計」（8）以 4 日延遲的開始到開始連結到磋商，所以當心儀場地明朗時，已有規劃。長前置項目其後並行：「傢俬製造及送貨」（20）要等訂單，「進行裝修工程」（15）要等租約和設計，「裝修完成」要等兩者。在資訊科技組別，「等候線路及設備送到」（15）是等候時間，「安裝佈線及網絡設備」（6）在裝修工程開始 8 日後開始，即線路送到之後，所以佈線與樓宇工程在同幾個星期內進行。
移交組別圍繞週末而建。「切換資訊科技服務」（2）跟在「測試網絡並準備資訊科技切換」（4）之後，而「搬遷週末」（2）要等「裝修完成」、「向員工公布搬遷」和切換。「搬遷後跟進修補」（5）和「穩定期支援」（10）都在其後開始，「交還舊辦公室」（2）要等搬遷和 30 日的「舊辦公室通知期」。「搬遷完成」在跟進、支援和交還都完成後為計劃作結。通知期只計日曆時間，所以請把完成日期與舊租約屆滿日比較。所有工期只是示例。
時間線只為工作排程，不會令租約有效、令樓宇適合入伙或令網絡安全。其他項目的同一方法，請參閱裝修、設備安裝及項目甘特圖範本；搬遷中人的方面，請參閱變革管理流程範本。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個組別：場地與租約、設計與裝修、資訊科技與佈線、搬遷與移交，共 21 項工作和 3 個里程碑：「租約已簽署」、「裝修完成」和「搬遷完成」。
- 租約關卡：「訂購傢俬及裝置」、「進行裝修工程」、「訂購線路及網絡設備」和「舊辦公室通知期」全部跟在「租約已簽署」之後。
- 兩個長前置項目：「傢俬製造及送貨」（20 個工作日）和「等候線路及設備送到」（15），而「安裝佈線及網絡設備」在「進行裝修工程」開始 8 日後開始。
- 搬遷週末要等「裝修完成」、「向員工公布搬遷」和「切換資訊科技服務」。
- 搬遷後的工作：「搬遷後跟進修補」、「穩定期支援」和「交還舊辦公室」，最後一項也要等 30 日的「舊辦公室通知期」。
何時使用本範本
- 你正搬遷辦公室，需要與設施、資訊科技、業主、搬運公司和搬遷的同事議定日期。
- 你想看傢俬、佈線還是通知期決定搬遷日期。
- 管理層想要搬遷日期，你想把完成日期與你需要的日期及舊租約屆滿日比較。
- 你想要一個可重複使用的骨架，用於團隊或據點搬遷，並可調整大小。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 物色並實地考察場地 | 場地與租約 | 6 | |
| 2 | 磋商租約條款 | 場地與租約 | 8 | 1 |
| 3 | 租約已簽署 | 場地與租約 | 里程碑 | 2 |
| 4 | 制訂空間規劃及設計 | 設計與裝修 | 8 | 2SS+4 |
| 5 | 訂購傢俬及裝置 | 設計與裝修 | 2 | 3, 4 |
| 6 | 傢俬製造及送貨 | 設計與裝修 | 20 | 5 |
| 7 | 進行裝修工程 | 設計與裝修 | 15 | 3, 4 |
| 8 | 裝修完成 | 設計與裝修 | 里程碑 | 6, 7 |
| 9 | 訂購線路及網絡設備 | 資訊科技與佈線 | 2 | 3 |
| 10 | 等候線路及設備送到 | 資訊科技與佈線 | 15 | 9 |
| 11 | 安裝佈線及網絡設備 | 資訊科技與佈線 | 6 | 7SS+8, 10 |
| 12 | 測試網絡並準備資訊科技切換 | 資訊科技與佈線 | 4 | 11 |
| 13 | 舊辦公室通知期 | 搬遷與移交 | 30 | 3 |
| 14 | 規劃搬遷並預約搬運公司 | 搬遷與移交 | 5 | 3 |
| 15 | 向員工公布搬遷 | 搬遷與移交 | 5 | 14 |
| 16 | 切換資訊科技服務 | 搬遷與移交 | 2 | 12 |
| 17 | 搬遷週末 | 搬遷與移交 | 2 | 8, 15, 16 |
| 18 | 搬遷後跟進修補 | 搬遷與移交 | 5 | 17 |
| 19 | 穩定期支援 | 搬遷與移交 | 10 | 17 |
| 20 | 交還舊辦公室 | 搬遷與移交 | 2 | 13, 17 |
| 21 | 搬遷完成 | 搬遷與移交 | 里程碑 | 18, 19, 20 |
運作方式
設定租約關卡
保留「租約已簽署」作為所有涉及付款承諾工作所跟隨的里程碑。如果業主容許提早開工，請移動該依賴並註明風險。
及早開始設計
「制訂空間規劃及設計」以 4 日延遲的開始到開始連結到「磋商租約條款」。請按你多快知道心儀場地，更改延遲。
更換前置時間
請按供應商報價設定「傢俬製造及送貨」和「等候線路及設備送到」。這兩項通常決定搬遷日期能否如期。
核對通知期
請按租約條款設定「舊辦公室通知期」。把「交還舊辦公室」的完成日期與舊租約屆滿日比較。
保護切換
保留「切換資訊科技服務」在「搬遷週末」之前，並加入你自己的工作，例如電話號碼或打印機。如果搬遷規模大，請加入預演工作。
加入負責人、分享及匯出
把負責人加入「人員」，與設施、資訊科技和搬運公司分享圖表，需要副本時匯出 PDF 或 CSV。
常見問題
辦公室搬遷需時多久？
視乎辦公室大小、租約，以及傢俬和網絡訂單需時多久。範本使用示例工作日。請換成報價，並從圖表讀取完成日期。
為何裝修要等租約？
因為花錢在可能得不到的空間，是大部分團隊都想避免的風險。圖表顯示這個關卡，讓你看到簽約延遲會推遲什麼；如果條款容許提早進場，可移動該依賴。
圖表會管理搬遷預算或搬運公司的合約嗎？
不會。它只為工作及其等候對象排程。報價、費用和合約仍存於你自己的記錄。重疊工作請參閱甘特圖重疊工作指南。
通知期這項工作有何用？
它顯示舊租約在你交還辦公室前所需的時間。它不會延遲搬遷本身，只會阻擋「交還舊辦公室」。
可以用於單一部門或貨倉搬遷嗎？
可以。移除不需要的組別，並調整其餘的大小。以建造為主的搬遷請參閱建築工程甘特圖範本；依賴關係的一般方法請參閱甘特圖依賴關係指南。