Sådan opdaterer du en SOP
Opdater en SOP ved at dokumentere triggeren, vurdere berørte trin, gennemgå et fast udkast, godkende et nyt problem og trække det gamle tilbage.
Opdater en SOP ved at vurdere ændringen mod det faktiske arbejde, godkende en fastlåst ny udgave, udgive den og fjerne den tidligere udgave fra brug.
Kort fortalt
- Registrer årsagen til forandringen og det arbejde, roller og registreringer, det påvirker.
- Gennemgå og godkend den nøjagtige kandidatrevision, før den giver den en ikrafttrædelsesdato.
- Træk gamle kopier tilbage og gennemfør den nødvendige træning, før den nye instruktion træder i kraft.
En redigering er færdig, når den nye instruktion er i brug
Et rettet afsnit i et udkast ændrer ikke på, hvordan arbejdet udføres. Identificer triggeren og de berørte trin, registreringer, systemer og roller. Gennemgå udkastet med folk, der udfører opgaven, og afgør derefter, om ændringen påvirker træningen eller en effektiv-dato cutover.
Denne vejledning følger en operationel opdatering gennem udgivelsen. /da/guides/saadan-sporer-du-aendringer-i-en-sop dækker den post, der registrerer, hvad der er ændret, mens /da/guides/saadan-styrer-du-sop-revisioner dækker nummerering og registret på tværs af mange ændringer. Brug samme rute, uanset om dit team kalder resultatet for en opdatering eller en revision.
Frigiv en ændret SOP
Eksemplet viser, hvordan ændret procedureindhold når teknisk gennemgang, godkendelse og kontrolleret problemstilling.
Revider den berørte instruktion
SOP'ens ejer og omfang fastlægger, hvad ændringen berører; udkastet opdaterer det relevante trin og afvigelsessti.
Løs gennemgang og godkendelse
En fagekspert kontrollerer kandidaten mod det faktiske arbejde, før den udpegede godkender accepterer den nøjagtige revision.
Tag det nye nummer i brug
Efter versionskontrolpunkt og offentliggørelse kontrollerer ejeren tilbagetrækning af gamle kopier og træningsbehovene for berørte roller.
Sådan fungerer det
Beskriv og vurder forandringen
Indfang triggeren, den aktuelle revision, foreslåede ændringer og indvirkning på kontroller, formularer, systemer, mennesker og relaterede SOP'er.
Gennemgå en fast kandidat
Test ændrede trin med operatører, løs kommentarer og opnå en godkendelse knyttet til den revision, der vil blive udstedt.
Slip og bekræft
Indstil ikrafttrædelsesdatoen, udgiv et aktuelt nummer, træk det tidligere tilbage, og optag træning eller anerkendelse, hvor virkningen kræver det.
Faldgruber du skal undgå
Udstedelse før brugerne er klar
Hvis et ændret trin kræver træning, koordiner ikrafttrædelsesdatoen med den træning og kontroller, at gamle kopier er fjernet.
Kortlæg en SOP-opdatering
Tilpas det kontrollerede SOP-eksempel og tilføj dine trænings- og gamle tilbagetrækningschecks.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Er opdatering af en SOP det samme som at revidere den?
Til daglig brug, ja. Begge beskriver skiftende kontrolleret indhold; det udstedte resultat kræver en dokumenteret revision og godkendelse.
Skal hver redigering genoptrænes?
Vurder effekten på arbejdet. En væsentlig ændring kan kræve træning, mens en harmløs rettelse måske kun behøver en registreret opdatering.
Kan den gamle SOP slettes?
Træk det ud af brug, men behold dets historiske problem i henhold til dine registreringsregler, så tidligere arbejde kan rekonstrueres.