So aktualisieren Sie eine SOP
Aktualisieren Sie eine SOP, indem Sie den Auslöser dokumentieren, betroffene Schritte bewerten, einen festen Entwurf überprüfen, ein neues Problem genehmigen und das alte zurückziehen.
Aktualisieren Sie eine SOP, indem Sie die Änderung mit der tatsächlichen Arbeit abgleichen, eine feste neue Ausgabe freigeben, diese veröffentlichen und die alte Ausgabe aus dem Gebrauch nehmen.
Kurz gesagt
- Notieren Sie den Grund für die Änderung sowie die Arbeit, Rollen und Datensätze, auf die sie sich auswirkt.
- Überprüfen und genehmigen Sie die genaue Überarbeitung des Kandidaten, bevor Sie ihr ein Datum für das Inkrafttreten geben.
- Ziehen Sie alte Exemplare zurück und absolvieren Sie die erforderliche Schulung, bevor die neue Anweisung in Kraft tritt.
Eine Bearbeitung ist abgeschlossen, wenn die neue Anweisung verwendet wird
Ein korrigierter Absatz in einem Entwurf ändert nichts an der Arbeitsweise. Identifizieren Sie den Auslöser und die betroffenen Schritte, Datensätze, Systeme und Rollen. Besprechen Sie den Entwurf mit den Personen, die die Aufgabe ausführen, und entscheiden Sie dann, ob sich die Änderung auf die Schulung oder eine Umstellung zum Stichtag auswirkt.
Dieses Handbuch folgt einem operativen Update bis zur Veröffentlichung. /de/guides/aenderungen-in-einer-sop-nachverfolgen deckt den Eintrag ab, der aufzeichnet, was sich geändert hat, während /de/guides/sop-revisionen-verwalten die Nummerierung und das Register über viele Änderungen hinweg abdeckt. Verwenden Sie denselben Weg, unabhängig davon, ob Ihr Team das Ergebnis als Aktualisierung oder Revision bezeichnet.
So funktioniert es
Beschreiben und bewerten Sie die Änderung
Erfassen Sie den Auslöser, die aktuelle Revision, die vorgeschlagene Änderung und die Auswirkungen auf Kontrollen, Formulare, Systeme, Personen und zugehörige SOPs.
Überprüfen Sie einen festen Kandidaten
Testen Sie geänderte Schritte mit Bedienern, klären Sie Kommentare und holen Sie eine Genehmigung ein, die an die herauszugebende Revision gebunden ist.
Freigeben und überprüfen
Legen Sie das Datum des Inkrafttretens fest, veröffentlichen Sie eine aktuelle Ausgabe, ziehen Sie die vorherige zurück und zeichnen Sie Schulungen oder Anerkennungen auf, wenn die Auswirkungen dies erfordern.
Häufige Fehler
Ausgabe, bevor Benutzer bereit sind
Wenn für einen geänderten Schritt eine Schulung erforderlich ist, koordinieren Sie das Datum des Inkrafttretens mit dieser Schulung und stellen Sie sicher, dass alte Kopien entfernt werden.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Aktualisierung einer SOP dasselbe wie ihre Überarbeitung?
Im alltäglichen Gebrauch ja. Beide beschreiben sich ändernde kontrollierte Inhalte; Das ausgegebene Ergebnis bedarf einer dokumentierten Überarbeitung und Genehmigung.
Muss jede Bearbeitung neu trainiert werden?
Bewerten Sie die Auswirkungen auf die Arbeit. Eine wesentliche Änderung erfordert möglicherweise eine Schulung, während für eine harmlose Korrektur möglicherweise nur eine aufgezeichnete Aktualisierung erforderlich ist.
Kann die alte SOP gelöscht werden?
Nehmen Sie es außer Betrieb, bewahren Sie jedoch die historische Ausgabe gemäß Ihren Aufzeichnungsregeln auf, damit frühere Arbeiten rekonstruiert werden können.