قالب خريطة عمليات من CSV (من الطلب حتى التسليم)

ملف CSV الذي ينتج هذا المخطط

صف واحد لكل خطوة. الأرقام في عمود «خط إلى» هي أرقام صفوف — وهي ما يرسم الوصلات، وهي العمود الذي تفتقده معظم الملفات.

#,الشكل,نص المربّع,الخط إلى,نص الخط,المسار الأفقي,المسار الرأسي
1,Start,يرسل العميل أمر شراء,2,,استلام الطلب,العميل
2,Process,إدخال بنود الطلب في نظام ERP,3,,استلام الطلب,المبيعات
3,Decision,هل تطابق بنود الطلب عرض السعر؟,"6, 4","تطابق, اختلاف في السعر أو الكمية",استلام الطلب,المبيعات
4,Decision,هل يقبل العميل البنود المصحّحة؟,"6, 5","قُبلت البنود المصحّحة, سُحب الطلب",استلام الطلب,العميل
5,Reject,أُلغي الطلب قبل الشحن,,,استلام الطلب,المبيعات
6,Process,إقرار الطلب وتأكيد التاريخ المطلوب,7,,استلام الطلب,المبيعات
7,Process,مطابقة رصيد الحساب بحد الائتمان,8,,فحص الائتمان,المالية
8,Decision,هل الطلب ضمن حد الائتمان؟,"11, 9","ضمن الحد, فوق الحد",فحص الائتمان,المالية
9,Decision,هل وصل دفع مسبق أم رُفع الحد؟,"11, 10","سُوّي الوضع, لا هذا ولا ذاك",فحص الائتمان,المالية
10,End,أُغلق الطلب لرفض ائتماني,,,فحص الائتمان,المالية
11,Process,إفراج الطلب إلى المستودع,12,,فحص الائتمان,المبيعات
12,Process,تخصيص المخزون مقابل كل بند طلب,13,,تخصيص المخزون,المستودع
13,Decision,هل كل البنود متوفرة في المخزون؟,"15, 14","كل البنود مخصَّصة, نقص في بند أو أكثر",تخصيص المخزون,المستودع
14,Decision,هل تُشحن البنود المتاحة الآن؟,"15, 12","شحن جزئي مع طلب متأخر, الانتظار حتى اكتمال الطلب",تخصيص المخزون,المبيعات
15,Process,التجهيز والتغليف وفق قائمة التجهيز,16,,التجهيز والتغليف,المستودع
16,Decision,هل تطابق الكمية المغلَّفة قائمة التجهيز؟,"18, 17","تتطابق, فرق في الكمية",التجهيز والتغليف,المستودع
17,Process,إعادة العد وتصحيح سجل المخزون,15,,التجهيز والتغليف,المستودع
18,Process,تسليم الشحنة إلى الناقل,19,,الشحن والنقل,المستودع
19,Process,نقل الشحنة وتسجيل إثبات التسليم,20,,الشحن والنقل,الناقل
20,Decision,هل قُبل التسليم كاملاً؟,"23, 21","قُبل كاملاً, تالف أو ناقص",الشحن والنقل,العميل
21,Process,رفع مطالبة وإصدار إشعار دائن,22,,الفوترة والإغلاق,المبيعات
22,End,أُغلق التسليم مع رفع مطالبة,,,الفوترة والإغلاق,المبيعات
23,Process,ترحيل الفاتورة مقابل البنود المسلَّمة,24,,الفوترة والإغلاق,المالية
24,Decision,هل سُدّدت الفاتورة في تاريخ الاستحقاق؟,"26, 25","سُدّدت, متأخرة",الفوترة والإغلاق,المالية
25,Process,متابعة الفاتورة المتأخرة,24,,الفوترة والإغلاق,المالية
26,Success,سُلّم الطلب وسُدّدت الفاتورة,,,الفوترة والإغلاق,المالية

كيف تعمل

1. افتح الملف في محرر نصوص قبل أن تفتح أي محرر آخر

   ملف CSV نص، فانظر إليه نصاً أولاً. افحص ثلاثة أمور في أول سطرين: الفاصل، وهو فاصلة منقوطة لا فاصلة في معظم الإعدادات الإقليمية الأوروبية لأن فاصل القوائم يتبع الإعداد الإقليمي؛ وهل سطر الترويسة هو أول سطر فعلاً، إذ تسبق تصديرات كثيرة الترويسةَ بعنوان تقرير ومعايير التصفية؛ وهل تجلس رموز غريبة أمام اسم العمود الأول، فهذا شكل علامة ترتيب البايتات حين يخفق شيء في إزالتها. احذف أي ديباجة وأي صف إجماليات في الأسفل، واحفظ بترميز UTF-8 صِرف.

2. اطوِ بنود الطلب إلى خطوات عملية

   التصدير فيه صف واحد لكل بند طلب. والخريطة تحتاج صفاً واحداً لكل خطوة، والاثنان لا علاقة بينهما: فخمسون صفاً من رموز الأصناف تصف طلباً واحداً يمر بمرحلة واحدة. استخرج خطواتك من أرقام المستندات بدلاً من ذلك: الطلب، والتعليق الائتماني، وإشعار التسليم، والفاتورة، وإشعار الدائن، لأن كل واحد منها لحظة تغيّر فيها حامل الطلب. واحتفظ بتفصيل البنود عدداً في عمود الملاحظات إن أردته على المخطط.

3. أعد ترقيم عمود «الخط إلى»، فمفاتيحك ليست أرقام صفوف

   «الخط إلى» يأخذ رقم الصف الذي تتصل به الخطوة، مفصولاً بفواصل، و«نص الخط» يأخذ عناوين الوصلات بالترتيب المطابق. ومفاتيح تصديرك أرقام مستندات، ولصقها ينتج مخططاً بلا أسهم البتة: فالهدف الذي لا يسمّي صفاً يُسقَط بصمت. رقّم خطواتك من 1 إلى n بترتيب ظهورها، ثم اكتب الأهداف مقابل تلك الأرقام. وإدراج خطوة لاحقاً يزيح كل رقم تحتها، فاستورد أولاً ثم أضف الخطوات في المحرر.

4. ضع المرحلة في «المسار الأفقي» والدور في «المسار الرأسي»

   هذا هو العمود الذي يجعلها خريطة عمليات لا مخططاً انسيابياً. «المسار الأفقي» يحمل استلام الطلب، وفحص الائتمان، وتخصيص المخزون، والتجهيز والتغليف، والشحن والنقل، والفوترة والإغلاق، أو أي ست مراحل عندك؛ و«المسار الرأسي» يحمل العميل، والمبيعات، والمستودع، والمالية، والناقل. والاستيراد يطابق أسماء الترويسات لا مواضع الأعمدة، فيمكن لهاتين الترويستين أن تقعا في أي موضع من الملف، وأي أعمدة لا يعرفها تُنقل كما هي وتُتجاهل.

5. اكتب حدّيك في القرارين

   «هل الطلب ضمن حد الائتمان؟» و«هل تُشحن البنود المتاحة الآن؟» هما الموضعان اللذان تنثني عندهما هذه العملية، وكلاهما اليوم اجتهاد. قل ما الذي يقيسه اختبار الائتمان: إجمالي الانكشاف بما فيه الفواتير المفتوحة، أم هذا الطلب وحده، وقل من يحق له إجازة شحن جزئي وفوق أي قيمة أو دونها. فالقرار بلا حد معلن يُجاب عليه إجابةً مختلفة من كل شخص يبلغه.

6. أعد تسمية مسار الناقل إلى الجهة التي تستخدمها فعلاً

   مسار الناقل موجود ليجعل الخطوة الوحيدة التي لا ينفّذها أحد في مبناك مرئية. أعد تسميته إلى الناقل أو المستودع الخارجي الذي تستخدمه، وإن كنت تسلّم بمركباتك فادمجه في المستودع بدل ترك مسار يوحي بتسليم خارجي لا تقوم به. وينطبق الأمر نفسه على مسار العميل: أبقِه، لأن قرارَي العميل هما موضع معظم التأخير في هذه العملية فعلاً.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين خريطة العمليات والمخطط الانسيابي؟

المراحل، وما تتيح لك رؤيته. المخطط الانسيابي يُظهر تسلسل الخطوات والقرارات بينها، ويكتمل حين تنتهي كل مسارٍ إلى موضع. أما خريطة العمليات فتُبقي ذلك كله وتضيف محوراً ثانياً: فكل خطوة تنتمي أيضاً إلى مرحلة من العمل، فيُظهر الرسم أين يتركّز الجهد وأين يتغيّر حامل العمل. وهذا يهم في الطلب حتى التسليم، لأن التأخير لا يكاد يكون داخل مرحلة قطّ. بل هو بينها: طلب مفرَج عنه غير مخصَّص، أو مغلَّف غير مُستلَم. ارسم طلباً واحداً مخططاً انسيابياً فترى الخطوات. وارسم العملية خريطةً فترى أنها تعبر أربعة فرق، وأن اثنين من تلك العبور بلا مُطلِق معرَّف أصلاً.

ما الذي يحويه تصدير الطلبات من نظام ERP فعلاً؟

صف واحد لكل بند طلب، ومجموعة أعمدة تصف ذلك البند لا العملية. وعادةً: رقم الطلب، ورقم البند، والعميل، ورمز الصنف ووصفه، والكميتان المطلوبة والمشحونة، والسعر، وتاريخ مطلوب وتاريخ مؤكَّد، ورمز حالة، وكثيراً ما يظهر رقم مستند تسليم أو فاتورة بعد وجودهما. وتصل التواريخ نصاً بأي هيئة حدّدها ملف التصدير، ولهذا ينتج الملف نفسه مقروءاً في بلدين مجموعتَي تواريخ مختلفتين. والمراجع الرقمية الطويلة تستحق الانتباه: افتح CSV في جدول بيانات وأعد حفظه فتختفي الأصفار البادئة، وقد يعود رقم طلب طويل بما يكفي بالصيغة الأسية. ولا شيء من ذلك ذنب التصدير، لكنه كله في الملف حين يصلك.

لماذا يُستورد ملف CSV إلى الأعمدة الخاطئة؟

الفاصل أو سطر الترويسة عادةً. فالاستيراد يطابق أسماء الترويسات، فيجب أن يكون في الملف سطر ترويسة حقيقي هو سطره الأول، والتصدير الذي يبدأ بعنوان تقرير وتاريخ تشغيل ومعايير تصفية تقع ترويسته في السطر الرابع. والسبب الشائع الآخر ملف مفصول بفواصل منقوطة يُقرأ على أنه مفصول بفواصل، أو العكس، فيحطّ كل صف في عمود واحد. وبعد ذلك انظر إلى الاقتباس: فالحقل الذي يحوي الفاصل يجب أن يوضع بين علامتي اقتباس مزدوجتين، وعلامة الاقتباس داخل حقل مقتبس تُكتب مرتين. وعمود عنوان فيه فاصلة، مصدَّراً بلا اقتباس، يزيح كل عمود على يمينه موضعاً واحداً في ذلك الصف وحده.

هل أستطيع استيراد التصدير كما هو بلا تحرير؟

ليس على نحو مفيد، وليس بسبب المستورِد. فالأعمدة التي يقرؤها QueryChart هي الشكل، ونص المربّع، والخط إلى، ونص الخط، ونمط الخط، والمسار الأفقي، والمسار الرأسي، وبالتوازي مع، وملاحظات، ورابط، ولا نظام ERP يصدّر شيئاً منها. والأعمدة الزائدة تُنقل وتُتجاهل، فيمكنك ترك رموز الأصناف والأسعار في الملف، لكن العمودين اللذين يصنعان مخططاً (نص المربّع والخط إلى) عليك أنت كتابتهما. ولا رابط ولا معالج استيراد: تُسقط ملف ‎.csv على منطقة جدول البيانات أو تلصق نص CSV فيها، وما تحصل عليه هو ما طابقته أسماء الترويسات. فالتصدير مصدر الوقائع لا مصدر الرسم.

هل تُظهر الخريطة طلباً واحداً أم العملية كلها؟

العملية. فالطلب الواحد حالة، والحالة لا تسلك إلا مساراً واحداً، فرسمها يُظهر الفروع التي صادف أن سلكها ذلك الطلب ولا يُظهر أياً مما تجنّبه. ولهذا يحوي المخطط أعلاه تسعة قرارات وأربع نهايات: فالطلب قد يُلغى عند الاستلام، أو يُرفض ائتمانياً، أو يُغلق بمطالبة، أو يُسلَّم ويُسدَّد، والعملية الحقيقية عليها أن تعترف بالأربع. استخدم تصديرك لمعرفة أي فروع تحمل حجماً حقيقياً: كم طلباً عُلِّق ائتمانياً، وكم شُحن جزئياً، وكم أنتج إشعار دائن، وضع تلك الأعداد في عمود الملاحظات مقابل القرار الذي تخصّه. فهذا هو الاستخدام الأمين للبيانات: الملف يخبرك كم مرة يُسلك كل مسار، والخريطة تخبرك ما المسارات.