كيف تحوّل ملف CSV إلى خريطة عمليات

باختصار

• «المسار الأفقي» يحمل المرحلة، و«المسار الرأسي» يحمل المسؤول: عمودان إضافيان في ملف CSV نفسه.
• تصديرك يحمل الاثنين سلفاً، بأسماء مثل الحالة أو المعلَم أو الإدارة أو المسنَد إليه.
• القيم المتمايزة لعمود المرحلة تصير أسماء المسارات، بترتيب ظهور الصفوف.
• أسماء المسارات تُطابَق نصاً حرفياً، فمسافة زائدة في الآخر تصنع مساراً ثانياً بصمت.
• غلّف أي اسم مسار يحتوي الفاصل، وإلا وصل «المالية, الحسابات الدائنة» عمودين.

ما الذي تضيفه خريطة العمليات إلى المخطط الانسيابي

المخطط الانسيابي يجيب عن سؤال واحد: ماذا يحدث بعد ذلك. وخريطة العمليات تجيب عنه وعن سؤال آخر: أين تجلس هذه الخطوة من العمل. وذلك الجواب الثاني هو المرحلة، وهو ما يتيح لك أن تنظر إلى رسم فتقول إن ستاً من الخطوات الست والعشرين تقع قبل أن يُؤكَّد الطلب أصلاً، أو إن الطلب ينتقل من يد إلى يد أربع مرات بين الاستلام والتحصيل. وفي QueryChart الجوابان عمودان في الورقة نفسها. «المسار الأفقي» يحمل المرحلة، و«المسار الرأسي» يحمل المسؤول، والمخطط الانسيابي ببساطة خريطة عمليات تُركت هاتان الخليتان فيها فارغتين.

وبالنسبة إلى ملف CSV هذا عمل أصغر مما يبدو، لأن التصدير يحمل العمودين سلفاً في الغالب الأعم. فأياً كان منتج الملف (نظام ERP، أو نظام تذاكر، أو أداة إدارة حالات) فقد احتاج إلى تصفية سجلاته وإعداد تقارير عنها، فخزّن موضعاً خشناً في العمل وطرفاً مسؤولاً عنه. والموضع يُسمّى الحالة، أو حالة الطلب، أو نوع المستند، أو المعلَم، أو الطور، أو المرحلة. والطرف يُسمّى المسؤول، أو المسنَد إليه، أو المالك، أو الإدارة، أو مركز التكلفة، أو مركز العمل، أو الفريق، أو قائمة الانتظار. ولم يُضِف أحد تلك الأعمدة لرسم مخطط. وهما مع ذلك محورا خريطة العمليات.

والشيء الوحيد الذي لن يعطيك إياه التصدير هو الصفوف. فملف CSV الخارج من نظام فيه صف لكل سجل (بند طلب واحد، أو تذكرة واحدة، أو تغيير حالة واحد) وخريطة العمليات فيها صف لكل انتقال. فألف بند طلب هي مئتا طلب تمرّ بنحو عشرين خطوة، ولا قدر من التجميع يحوّل القائمة الأولى إلى الثانية. فالتحويل مرّتان: خذ القيم المتمايزة لعمود المرحلة أسماءً لمساراتك، ثم اكتب الخطوات بنفسك وسِم كل واحدة بمرحلة ومسؤول. وجعل الملف في هيئة تُستورد نظيفاً أولاً يستحق عشر دقائق، ويغطي /ar/guides/بنية-ملف-csv-للمخططات-الانسيابية ذلك الجزء.

المثال أدناه خريطة من الطلب حتى التسليم مبنية من تصدير ERP: ست مراحل عبر الأعلى، وخمسة مسارات على الجانب، وست وعشرون خطوة، وأربع نهايات مختلفة. يملأ مجموعة أعمدة في كل مرة، وعمودا المسار يأتيان أخيراً عن قصد، لترى بالضبط ما الذي يضيفانه. والمخطط المكتمل على /ar/templates/خريطة-عمليات-من-csv إن أردت فتحه ولصق صفوفك أنت فوقه.

أعمدة التصدير نفسها محورَي المسارات

من الطلب حتى التسليم في أربع تمريرات. افتح لوحة جدول البيانات لترى أي أعمدة تمتلئ في كل واحدة، وعمودا المسار يأتيان أخيراً.

1. خطوات وأشكال فقط

   الصفوف من 1 إلى 6 تنتمي كلها إلى مرحلة واحدة. «يرسل العميل أمر شراء»، و«إدخال بنود الطلب في نظام ERP»، والفحص «هل تطابق بنود الطلب عرض السعر؟»، والطريقان اللذان يمكن أن ينتهي بهما ذلك الفحص: إقرار للطلب، أو «أُلغي الطلب قبل الشحن». ست خطوات تحت قيمة واحدة من عمود الحالة في التصدير، وهذا هو سبب أن قائمة حالات لا يمكن أن تكون خريطة أبداً.

2. الوصلات أرقام صفوف

   يمتلئ «الخط إلى» فتلتصق مرحلة الائتمان بالنصف الأول. «هل الطلب ضمن حد الائتمان؟» يرسل الحالة ضمن الحد إلى الصف 11 والحالة فوق الحد إلى الصف 9، فتبلغ إما «إفراج الطلب إلى المستودع» أو تقف عند «أُغلق الطلب لرفض ائتماني». وتلك الأرقام مواضع صفوف، لا أرقام المستندات التي يستخدمها تصديرك مفاتيح.

3. أسماء التفرعات والحلقتان

   «نص الخط» يسمّي كل مخرج فتظهر حلقتان. «هل تُشحن البنود المتاحة الآن؟» يحمل 15,12 في «الخط إلى» و«شحن جزئي مع طلب متأخر,الانتظار حتى اكتمال الطلب» في «نص الخط»، فيمضي المخرج الثاني إلى الخلف نحو الصف 12، «تخصيص المخزون مقابل كل بند طلب». و«فرق في الكمية» في فحص التغليف يعود إلى التجهيز بالطريقة نفسها. والحلقتان هما سبب ظهور طلب واحد مرتين في التصدير نفسه برقمَي مستند.

4. عمودا المسار

   يدخل آخر عمودين فيصير المخطط الانسيابي خريطة. «المسار الأفقي» يحمل استلام الطلب، وفحص الائتمان، وتخصيص المخزون، والتجهيز والتغليف، والشحن والنقل، والفوترة والإغلاق؛ و«المسار الرأسي» يحمل العميل، والمبيعات، والمستودع، والمالية، والناقل. واقرأ المخطط المكتمل عرضاً فترى أن الطلب ينتقل من يد إلى يد أربع مرات، مرتين منها عند حدّ مرحلة بلا مُطلِق معرَّف، وهو ما لم يكن عمود من رموز الحالات ليريك إياه أبداً.

كيف تعمل

1. افتح الملف نصاً واقرأ صف الترويسة

   قبل أي شيء آخر، انظر إلى أول سطرين في محرر نصوص. تحتاج إلى معرفة الفاصل، وهو فاصلة منقوطة لا فاصلة في معظم التصديرات الأوروبية لأن فاصل القوائم يتبع الإعداد الإقليمي، وتحتاج إلى أسماء الأعمدة الفعلية. اكتب صف الترويسة على ورقة؛ فأنت على وشك اختيار عمودين منه، وكل ما بعد ذلك يتبع هذا الاختيار.

2. اختر عمود المرحلة

   عمود المرحلة هو الذي تكون قيمه المتمايزة قليلة ومرتّبة: الحالة، أو حالة الطلب، أو نوع المستند، أو المعلَم، أو الطور، أو خطوة العملية. عُدّها: رتّب العمود وخذ القيم الفريدة. خمس أو ست مجموعة مراحل. وثلاثون قائمة رموز حالات، وسيلزمك تجميعها قبل أن تصير محوراً، لأن ثلاثين مساراً ليست رسماً يقدر أحد على قراءته.

3. اختر عمود المسؤول، وفضّل الأدوار على الأشخاص

   المسؤول، أو المسنَد إليه، أو المالك، أو الإدارة، أو مركز التكلفة، أو مركز العمل، أو الفريق، أو قائمة الانتظار، أو مندوب المبيعات، أو المشتري. أي منها يصلح «المسار الرأسي». وإن كان العمود يحمل أشخاصاً لا أدواراً، فحوّل الأسماء إلى أدوار أولاً: فمسار لكل موظف غير قابل للقراءة عند عشرين شخصاً وخاطئ أول مرة يغيّر أحدهم وظيفته، بينما يبقى المستودع والمالية صحيحين سنوات.

4. اكتب صفاً لكل خطوة لا صفاً لكل سجل

   هذه هي التمريرة التي لا تستطيع أداة أن تؤديها عنك. تصديرك فيه صف لكل بند طلب أو لكل تذكرة؛ والخريطة تحتاج صفاً لكل انتقال: اللحظات التي انتقل فيها العمل من يد إلى يد أو اتُّخذ فيها قرار. استنتجها من أنواع المستندات وتحوّلات الحالات، ثم ضع الخطوة في «نص المربّع» والمرحلة والمسؤول اللذين اخترتهما بجوارها. وعشرون إلى ثلاثين خطوة عملية كاملة؛ وأكثر من ذلك يعني أنك تصف عمليتين.

5. سمِّ العمودين «المسار الأفقي» و«المسار الرأسي» بالضبط

   الاستيراد يطابق أسماء الترويسة لا مواضع الأعمدة، والأعمدة التي لا يتعرّف عليها تُنقل وتُتجاهل. فلا يلزمك حذف شيء ولا إعادة ترتيبه: اترك الحالة والمسنَد إليه في موضعهما، وأضف عمودين آخرين ترويستهما «المسار الأفقي» و«المسار الرأسي»، وانسخ القيم المجمّعة إليهما. فتركب الأعمدة الأصلية دون مساس وتحتفظ بسجل لمنشأ كل مسار.

6. أفلِت الملف على منطقة جدول البيانات واقرأ ما تكشفه المسارات

   اسحب ملف ‎.csv إلى منطقة جدول البيانات في المحرر، أو الصق النص مباشرةً فيها، فترسم الخريطة نفسها بنفسها: لا معالج ولا رابط أعمدة تمرّ به. ثم اقرأ عبر المراحل. فالمرحلة التي تحمل خطوة واحدة ليست مرحلة؛ والمرحلة التي لا يملكها أحد قائمة انتظار؛ والتسليم بين مسارين بلا قرار أمامه هو الموضع الذي يسكنه التأخير في عمليتك فعلاً.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• خلية تحتوي الفاصل بلا تغليف

  «المالية, الحسابات الدائنة» اسم مسار، و«4,5» في «الخط إلى»، و«نعم,لا» في «نص الخط»، كل منها حقل واحد صادف أن يحتوي فاصلة، فكل منها يجب تغليفه بعلامتَي اقتباس. وبلا تغليف تنشطر حقلين وتزيح كل عمود بعدها بواحد، ولهذا لا يكون العَرَض أبداً في الخلية التي كسرتها، بل يكون عمود المسار وقد امتلأ بأسماء الوصلات.

• ترتيب الملف بعد ترقيمه

  «الخط إلى» يحمل مواضع صفوف، فترتيب ملف CSV بالحالة أو بالتاريخ بعد كتابة الأهداف يعيد ترقيم كل صف ويعيد توصيل المخطط بصمت. اقرر ترتيب الصفوف أولاً، ورقّم ثانياً، وأدِر أي إعادة ترتيب أخرى في المحرر، حيث تتحرك الوصلات مع الصفوف.

• مراحل هي في الحقيقة حالات

  مفتوح، وقيد التنفيذ، ومعلَّق، ومغلق حالات يستقر فيها سجل، لا أقسام من العمل. والمرحلة مدى بداخله خطوات: استلام الطلب، وفحص الائتمان، وتخصيص المخزون. فإن كان عمود مرحلتك يُقرأ كآلة حالات، فجمّع قيمه في أربعة إلى ستة مديات قبل أن تصير أسماء مسارات.

• الثقة بأن التصدير يحتوي الاستثناءات

  التصدير يسجّل ما وقع للسجلات التي فيه، فالتفرّع الذي لم يسلكه أحد الربع الماضي غائب عن الملف ببساطة. والرفض الائتماني ومطالبة التسليم في /ar/templates/خريطة-عمليات-من-csv هما بالضبط المساران اللذان تُسقطهما خريطة مبنية من البيانات، وهما اللذان يستحقان الرسم، لأنهما موضع انكسار العملية فعلاً.

ابنِ خريطة عمليات من تصديرك

افتح مثال الطلب حتى التسليم لترى عمودَي المسار وقد امتلآ، ثم استبدل الصفوف بخطواتك أنت.

ابنِ خريطة عمليات من تصديرك

أدلة ذات صلة

• كيف تنشئ مخطط مسارات من ملف CSV
• كيف تحوّل CSV إلى مخطط انسيابي بلا Visio
• كيف تبني تدفق عملية من بيانات إكسل

الأسئلة الشائعة

هل أحتاج خريطة عمليات أم يكفي مخطط انسيابي؟

إن كان النقاش عمّا يحدث بعد ذلك، فالمخطط الانسيابي يكفي، و/ar/guides/إنشاء-مخطط-انسيابي-من-csv هو العمل الأقصر. أضف محور المرحلة حين يكون النقاش عن أين يذهب الوقت أو عمّن يُساءل، لأن هذين السؤالين يُجاب عنهما بالموضع لا بالتسلسل. والاختبار هو هل يستطيع أحد أن يقول في أي مرحلة العمل الآن. فإن أعطى شخصان جوابين مختلفين، فعمود المرحلة يؤدي عملاً حقيقياً والخريطة تستحق البناء؛ وإن كانت العملية عشر خطوات خطية في فريق واحد، فصف المراحل عبر الأعلى زخرفة.

أي عمود من التصدير ينبغي أن يصير «المسار الأفقي»؟

العمود الذي تكون قيمه المتمايزة قليلة ومرتّبة وتصف أين بلغ السجل من العمل: لا أي نوع من السجلات هو ولا من لمسه. ونوع المستند هو المرشح الأفضل في تصدير ERP غالباً، لأن كل مستند يُنشأ عند نقطة بعينها من السلسلة: طلب، وإشعار تسليم، وفاتورة، وإشعار دائن. والحالة تليه، بعد أن تجمّع رموزها. واحذر الأعمدة التي تبدو مرتّبة وليست كذلك، كالأولوية أو شريحة العميل؛ فوضع واحد منها عبر الأعلى ينتج رسماً يُقرأ كخريطة عمليات ولا يجيب عن سؤال البتة.

تصديري بلا عمود مرحلة. هل أستطيع بناء خريطة رغم ذلك؟

نعم، وهذا شائع، فكثير من التصديرات تحمل تواريخ ومبالغ ولا شيء يصف الموضع. وثمة مسلكان يعملان. استنتج المراحل من أعمدة التواريخ، فالتصدير الذي فيه تاريخ طلب وتاريخ تأكيد وتاريخ تجهيز وتاريخ فوترة يصف أربع مراحل في ترويسات الأعمدة لا في القيم. أو سمِّ المراحل بنفسك من طريقة إدارة العمل فعلاً وسِم كل خطوة يدوياً؛ فالخريطة ليست ملزمة بأن تُستنتج من الملف، وأربعة إلى ستة أسماء مراحل صادقة خير من عمود رموز لا يتفق عليه أحد.

لماذا خرجت أسماء مساراتي محارف مشوّهة؟

الملف ليس بترميز UTF-8 ويُقرأ كأنه كذلك. فمعظم التصديرات القديمة بترميز Windows-1252 أو Latin-1، وهما يتفقان مع UTF-8 في الإنجليزية البسيطة ويفترقان عنه لحظة ظهور حرف عربي أو حرف بعلامة في اسم إدارة. أعد التصدير بترميز UTF-8 إن أتاح النظام الخيار، أو افتح الملف في محرر نصوص واحفظه بترميز UTF-8. والعَرَض المرافق هو علامة ترتيب بايتات أمام الترويسة الأولى: فيُقرأ ذلك العمود باسم غير الاسم الذي كتبته، فلا يطابق شيئاً ويدخل زائداً غير معروف.

هل أستطيع الاحتفاظ بالأعمدة الأخرى من التصدير؟

نعم. الاستيراد يطابق أسماء الترويسة، فأي عمود لا يتعرّف عليه يُنقل ويُتجاهل: تستطيع ترك أرقام المستندات والكميات والتواريخ في الملف دون أن تكسر شيئاً. وإن أردت شيئاً من تلك التفاصيل ظاهراً على المخطط لا موجوداً فيه فحسب، فانقله إلى عمود «ملاحظات»، الذي يحمل نصاً حراً مقابل خطوة، أو إلى عمود «رابط»، الذي يشير بالخطوة إلى السجل الذي أتت منه. وكل ما عدا ذلك يبقى إثباتاً للمنشأ، وهو مفيد في المرة التالية التي يسأل فيها أحدهم من أين جاء اسم مرحلة.