كيف تجدول خطة توظيف بالمقابلات وفترات الإشعار
جدول عملية توظيف على مخطط جانت: جولات مقابلات متوازية، واختبار عملي، وفترة إشعار لا يمكن اختصارها، وتاريخ مباشرة تقارنه بالتاريخ الذي يحتاجه الفريق.
في خطة التوظيف مراحل تتحكم بها وانتظارات لا تتحكم بها. يبين هذا الدليل كيف تجدول الاثنين على مخطط جانت ليكون تاريخ المباشرة الذي تعد به تاريخاً تدعمه الخطة.
باختصار
- أعطِ الانتظارات الطويلة، كفترة الإشعار، مهامَّ خاصة بها وأطوالاً.
- دع الفرز يبدأ والطلبات مفتوحة برابط بداية-لبداية وتأخير.
- شغّل جولات المقابلات والاختبار العملي بالتوازي، وينتظر القرار الأبطأ منهما.
- ثبّت تاريخ بدء فقط إن كان متفقاً عليه، واقرأ تحذير التعارض إن لم تبلغه الخطة.
- المدد أيام عمل، من الاثنين إلى الجمعة، فحوّل فترات الإشعار بالتقويم إلى أيام عمل قبل إدخالها.
خطط للانتظارات لا للمراحل وحدها
من السهل أن تسرد خطوات التوظيف ومن الصعب أن تؤرخها. المراحل مألوفة، لكن الوقت بين وظيفة معتمدة وأول يوم عمل يتكون في معظمه من انتظارات: نافذة التقديم، وبحث المحاورين عن موعد، وفترة إشعار يجب أن يقضيها الموظف الجديد. فإن عاملت الخطة هذه الانتظارات على أنها قصيرة أو أغفلتها كان تاريخ المباشرة خاطئاً قبل وصول أول طلب.
الطريقة أن تدخل كل مرحلة بطول بأيام العمل، وتربطها بما تنتظره، وتعطي الانتظارات مهامَّ خاصة بها. جولات المقابلات والاختبار العملي اللذان يمكن أن يجريا في وقت واحد يُعطيان السابقة نفسها، فيسيران جنباً إلى جنب وينتظر القرار الأخير منهما. ويمكن أن يبدأ الفرز والطلبات ما زالت تصل، برابط بداية-لبداية وتأخير، بدل انتظار إغلاق النافذة.
ثم تُحسب التواريخ إلى الأمام من بداية الخطة. فإن احتجت يوماً أول بعينه فقارن تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه، ولا تقصّر فترة الإشعار على الورق. وإن اتفق المرشح على تاريخ فيمكنك تثبيته. وسيشير المخطط إليه حين لا تبلغه الخطوات السابقة ويسمّي أبكر تاريخ تتيحه.
المثال هو قالب مخطط جانت لخطة التوظيف في /ar/templates/مخطط-جانت-لخطة-التوظيف. وهذا الدليل عن كيفية جدولته. وللعملية ومن يفعل ماذا في كل خطوة راجع مخطط العملية في /ar/templates/عملية-التوظيف.
توظيف واحد، من الوظيفة المعتمدة إلى تاريخ المباشرة
ست عشرة مهمة في ثلاث مجموعات. المدد أيام عمل توضيحية. افتح لوحة الجدول لترى الصفوف خلف كل مرحلة.
الاعتماد والنشر
تقود «تأكيد الوظيفة والميزانية» (3 أيام عمل) إلى معلم «اعتماد الشاغر». وتتبعه بالتتابع «كتابة الوصف الوظيفي ومعايير التقييم» (3) و«نشر الوظيفة وإطلاع المسؤولين عن الاستقطاب» (1). ولا يمكن نشر شيء قبل الاعتماد.
يبدأ الفرز والطلبات مفتوحة
تستمر «فتح الاستقطاب وتلقي الطلبات» 15 يوماً بعد النشر. و«فرز الطلبات» (10) بداية-لبداية بتأخير 5 أيام عمل بعد «نشر الوظيفة وإطلاع المسؤولين عن الاستقطاب»، فلا ينتظر المتقدمون الأوائل. وتتبعها «المقابلات الهاتفية» (5).
المقابلات والاختبار العملي بالتوازي
تتبع «جولات المقابلات» (10) و«اختبار عملي أو دراسة حالة» (5) كلتاهما «المقابلات الهاتفية». وتنتظر «المناقشة والقرار» (2) كلتيهما، فتحدد المقابلات، وهي الأطول، موعد اتخاذ القرار.
العرض ثم الانتظار الذي لا يمكن اختصاره
تقود «التحقق من المراجع» (3) إلى «تقديم العرض» (2) ومعلم «قبول العرض». ولا شيء بعد هذا المعلم يعتمد على سرعة فريق التوظيف.
فترة الإشعار والتجهيز
«فترة إشعار المرشح» 20 يوم عمل، و«تجهيز المعدات والحسابات وخطة الأسبوع الأول» 5. وكلتاهما تبدأ عند «قبول العرض»، وينتظرهما معلم «تاريخ المباشرة». وعند تشغيل المسار الحرج تكون فترة الإشعار هي السلسلة التي تحدد التاريخ.
كيف تعمل
أدخل المراحل بالترتيب الذي تحدث به
اذكر المهام من الاعتماد إلى تاريخ المباشرة، وأعطِ كلاً منها طولاً بأيام العمل واربطها بما قبلها. واستخدم معالم مدتها 0 للأحداث الخارجة عن سيطرة الفريق، كالاعتماد والقبول.
أعطِ كل انتظار مهمة خاصة به
اجعل نافذة التقديم وفترة الإشعار مهامَّ لها أطوال. الانتظار الذي هو مجرد فجوة بين مهمتين لا يمكن رؤيته ولا تغييره.
حوّل الإشعار إلى أيام عمل
التقويم من الاثنين إلى الجمعة وليس فيه عطل رسمية. إشعار شهر واحد نحو 20 يوم عمل، والأطول يحتاج رقماً أكبر. راجع العقد وأضف أيام العطل بنفسك.
اجعل ما يمكن أن يتداخل متداخلاً
ابدأ الفرز بعد أيام من النشر برابط بداية-لبداية مثل 4SS+5، وأعطِ المقابلات والاختبار العملي السابقة نفسها. واجعل القرار يعتمد عليهما.
افحص التاريخ والمسار الحرج
اقرأ تاريخ انتهاء معلم «تاريخ المباشرة» وقارنه بالتاريخ الذي يحتاجه الفريق. وشغّل المسار الحرج من قائمة عرض لترى هل القيد هو المقابلات أم فترة الإشعار.
ثبّت تاريخاً فقط حين يكون متفقاً عليه
إن اتفق المرشح على بدء فاجعله بدءاً ثابتاً للمعلم. وإن لم تبلغه الخطوات السابقة رُسمت المهمة حيث وضعتها وأُشير إلى الاعتمادية مع أبكر تاريخ مسموح.
أخطاء ينبغي تجنّبها
احتساب الإشعار بأيام التقويم
فترة إشعار 30 يوماً ليست 30 يوم عمل. حوّلها، وتذكر أن المخطط بلا تقويم عطل، فأضف أيام العطل الرسمية أو الإجازات بنفسك.
انتظار إغلاق النافذة
إن رُبط الفرز بنهاية الاستقطاب أضافت الخطة النافذة كلها إلى التاريخ. اربطه ببدايتها مع تأخير.
الوعد بتاريخ من خطوات فريق التوظيف وحدها
المقابلات هي الجزء الذي تتحكم فيه. أما تاريخ بدء الموظف الجديد فيحدده عادةً إشعاره لاحقاً. اذكر التاريخ الذي يعطيه المخطط لمعلم «تاريخ المباشرة» لا للعرض.
وضع المرشحين في الخطة
المخطط جدول للعملية. أبقِ الأسماء والسير الذاتية وملاحظات المقابلات في نظام المتقدمين، واستخدم الخطة للمراحل والتواريخ.
افتح مخطط جانت لخطة التوظيف
افتح خطة التوظيف، واضبط فترة الإشعار الخاصة بك، وشاهد تاريخ المباشرة يتحرك.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
كم تستغرق خطة التوظيف عادةً؟
تعتمد على الوظيفة والسوق وإشعار المرشح. مدد القالب توضيحية. استبدل بها أوقاتك المعتادة؛ وغالباً ما تكون فترة الإشعار ونافذة التقديم الأطول.
كيف أمثّل مرشحاً يمكنه أن يبدأ قبل انتهاء إشعاره؟
قصّر مهمة الإشعار إلى الأيام المتفق عليها، أو ثبّت معلم تاريخ المباشرة على اليوم المتفق عليه. التاريخ المثبت الأبكر مما تتيحه الخطة يُرسم حيث وضعته ويُشار إليه تعارضاً.
كيف أخطط لعدة توظيفات للوظيفة نفسها؟
انسخ المهام لكل توظيف وجمّعها بحسب التوظيف أو المرحلة. وإن اشتركت في النشر والفرز فشارك تلك المهام وتفرّع بعد المناقشة.
هل تستطيع الخطة إرسال تذكيرات للمحاورين؟
لا. لا يرسل QueryChart تذكيرات من مخطط جانت. يمكنك تسمية المحاور في عمود الأشخاص، ومشاركة الرابط ليرى التواريخ.
ماذا يحدث بعد تاريخ المباشرة؟
الأسابيع الأولى خطة منفصلة. راجع /ar/templates/مخطط-جانت-لتأهيل-الموظفين للجدول و/ar/templates/عملية-تأهيل-الموظفين-الجدد للخطوات.
