مخطط جانت بسيط للفرق الصغيرة: ما تحتاج إليه وما تتجاوزه
ما الذي تحتاجه الفرق الصغيرة من مخطط جانت، وما الذي يمكنك تجاوزه مقارنة بحزمة إدارة مشاريع كاملة، وقائمة صريحة بما لا يفعله مخطط جانت في QueryChart.
نادراً ما يحتاج فريق صغير إلى حزمة إدارة مشاريع. إنه يحتاج إلى صورة مشتركة للمهام وترتيبها وموعد الانتهاء، تُبقى حديثة دون شخص وظيفته صيانتها.
باختصار
- تحتاج إلى مهام ومدد واعتماديات وأصحاب وتقدم وموعد انتهاء.
- يمكنك تجاوز خطوط الأساس وتتبع التكلفة وموازنة الموارد وتعدد التقاويم.
- الصق قائمة مهام من جدول بيانات بدل إعادة كتابتها.
- شاركه رابطاً أو صدّره PDF أو PNG أو SVG أو CSV.
- غير متاح: التكلفة والجهد وتنبيهات الإثقال وخطوط الأساس والعطلات وملفات Microsoft Project.
المخطط البسيط قرار بشأن النطاق
لفريق من ثلاثة إلى عشرة أشخاص في مشروع يمتد بضعة أشهر، لا يُستعمل معظم ما يثقل حزمة إدارة المشاريع الكاملة. لا أحد يوازن الموارد عبر مئة مشروع، ولا يتتبع الميزانية لكل مهمة، ولا يقارن بثلاثة خطوط أساس. ما يحتاجه الفريق هو قائمة المهام، ومن يملك كلاً منها، وما يعتمد على ماذا، وموعد انتهاء الكل. والمخطط البسيط يعطي هذا بالضبط ولا يزيد.
هذا اللب صغير: قائمة مهام، ومدة بأيام العمل لكل مهمة، واعتماديات حيث يهم الترتيب، ومجموعة لكل مرحلة، واسم مقابل كل مهمة، ونسبة تقدم يحدّثها أحد مرة في الأسبوع. وبذلك تتبع الأشرطة وموعد الانتهاء. ويبني QueryChart المخطط من جدول، فيستطيع الفريق كتابة القائمة، أو لصقها من جدول بيانات، أو البدء من قالب واستبدال مهامه.
كن واضحاً بشأن ما تتخلى عنه. لا يتتبع مخطط جانت في QueryChart التكلفة ولا الجهد، ولا ينبّه إلى من أُثقل عليه ولا يوازن الحمل، ولا يقارن بخط أساس، ويجدول بأيام عمل كاملة على تقويم من الاثنين إلى الجمعة بلا عطلات، ولا يستورد ملفات Microsoft Project. فإن احتاج مشروعك أياً من هذه أداةً يومية فحزمة أكبر هي الخيار الصحيح. وإن احتاجها بين الحين والآخر فملاحظة بجانب المخطط تكفي غالباً.
المثال مشروع موقع إلكتروني، خطة نموذجية لفريق صغير يجري فيها التصميم والمحتوى والبناء بالتوازي قبل الإطلاق. اقرأه سقفاً للتفصيل: سبع عشرة مهمة.
مشروع موقع إلكتروني يديره فريق صغير من صفحة واحدة
سبع عشرة مهمة في أربع مراحل. افتح لوحة جدول البيانات لترى الجدول خلف الأشرطة.
استكشاف بمهمتين متداخلتين
تستغرق «تدقيق الموقع والأهداف» 5 أيام عمل. وتبدأ «مقابلات أصحاب المصلحة» (4 أيام) بعد يومين من بدء التدقيق، فتتداخل المهمتان، وتنتظرهما معاً «خريطة الموقع».
تصميم حتى الاعتماد
تستغرق «الإطارات الهيكلية للصفحات» 6 أيام و«التصميم المرئي» 10، أما «اعتماد التصميم» فمعلم رئيسي مدته 0. وهو النقطة التي يُفرَج عندها عن بناء «القوالب والمكوّنات».
بناء ومحتوى بالتوازي
«القوالب والمكوّنات» (12 يوماً) و«إعداد نظام إدارة المحتوى والتكاملات» (8) ومهام المحتوى كلها تجري في الوقت نفسه. و«موجز المحتوى» يومان ويُطلق «كتابة النصوص وتحريرها» (12) و«الصور والوسائط» (8).
رفع واختبار ومراجعة وإطلاق
تنتظر «رفع المحتوى إلى نظام إدارة المحتوى» القوالب والنصوص والصور. ثم تأتي «ضمان الجودة واختبار المتصفحات» و«إعادة التوجيه وفحوص تحسين محركات البحث»، ثم «مراجعة العميل» والمعلم الرئيسي «إطلاق الموقع» و«إصلاحات ما بعد الإطلاق» لمدة 5 أيام.
كيف تعمل
ابدأ من أقرب قالب
افتح قالب جانت مثل مشروع الموقع الإلكتروني، أو ابدأ فارغاً. واستبدل أسماء المهام بأسمائك. يمكنك التحرير دون حساب؛ وإنشاء حساب يحفظ المخطط.
أبقِ قائمة المهام قصيرة
اكتب المهام التي يستطيع شخص واحد أن يملكها وينجزها، بمستوى ستحدّثه فعلاً. ولمشروع من بضعة أشهر تكفي عادة خمس عشرة إلى ثلاثين صفاً.
حدّد المدد واربط ما يلزم ترتيبه فقط
أعطِ كل مهمة مدة بأيام العمل، واذكر السوابق الحقيقية في «تعتمد على». واترك المهام التي يمكن أن تجري معاً دون ربط ليُظهر المخطط العمل المتوازي.
سمِّ صاحب كل مهمة وجمّع المراحل
أضف «الأشخاص» ليكون لكل مهمة اسم مقابلها، و«المجموعة» لترسم المراحل شرائح. فيرى القارئ الترتيب والمسؤول بنظرة.
شاركه وراجعه أسبوعياً
شارك المخطط رابطاً ليرى الفريق والعميل النسخة نفسها. ومرة في الأسبوع حدّث «التقدم» وعدّل المدد. وصدّر PDF أو PNG أو SVG أو CSV حين تحتاج إلى إرساله إلى مكان آخر.
أخطاء ينبغي تجنّبها
التخطيط بأنصاف الأيام
المدد أيام عمل كاملة، بلا ساعات ولا أنصاف أيام. قرّب مهمة نصف اليوم إلى يوم أو ادمجها في مهمة مجاورة بدل أن تقاتل الوحدة.
توقع معالجة العطلات والغياب
التقويم من الاثنين إلى الجمعة بلا عطلات، ولا شيء يُعاد جدولته حول الإجازات. أضف مهمة أو تأخيراً لغياب معروف، أو ثبّت التاريخ.
الاعتماد على المخطط في حمل العمل
يُسجَّل الأشخاص مقابل المهام، لكن المخطط لا ينبّه حين تتداخل مهام شخص واحد. في فريق صغير تحقق من ذلك بالنظر أو في اجتماع الفريق.
محاولة رفع ملف
لا يوجد رفع ملفات لمخططات جانت بعد. انسخ الصفوف من جدول بياناتك والصقها في الجدول. وإن سمّى السطر الأول الأعمدة فتُطابَق بالاسم.
افتح مشروع الموقع الإلكتروني
افتح مشروع الموقع الإلكتروني بوصفه مخططك الخاص، واستبدل مهامه بمهامك وشارك الرابط مع فريقك.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
ما الذي تحتاجه الفرق الصغيرة فعلاً من مخطط جانت؟
قائمة مهام، ومدة لكل منها، والاعتماديات المهمة، واسماً على كل مهمة، والتقدم، وموعد انتهاء يتحدث حين يتغير شيء. وكل ما عداها اختياري.
ما الناقص مقارنة بحزمة إدارة مشاريع كاملة؟
لا تتبع للتكلفة أو الجهد، ولا تنبيهات إثقال ولا موازنة موارد، ولا خطوط أساس، ولا عطلات أو تقاويم أخرى، ولا استيراد أو تصدير Microsoft Project، ولا تكاملات مع أدوات أخرى.
هل أستطيع لصق قائمة مهامي الحالية؟
نعم. انسخ الصفوف من Excel أو Sheets أو ملف CSV والصقها في الجدول. وإن سمّى السطر الأول الأعمدة، مثل المهمة (Task) والبداية (Start) والنهاية (Finish) وتعتمد على (Depends on)، طُوبق كل منها بالاسم. وتُقرأ تواريخ مثل 3/4 بترتيب لغتك، لذا استخدم تواريخ ISO.
هل يستطيع الفريق كله التحرير؟
شارك المخطط رابطاً، وتعمل التعليقات والموافقات وسجل الإصدارات كما في أي مخطط. ويُعرض مخطط جانت للقراءة فقط على الهاتف، فحرّر على شاشة أكبر.
متى ننتقل إلى شيء أكبر؟
حين تحتاج إلى موازنة الموارد أو تتبع التكلفة أو المقارنة بخط أساس كل أسبوع. وإلى ذلك الحين يكون المخطط البسيط أسرع في إبقائه حديثاً. وانظر دليل أفضل ممارسات مخطط جانت لعادات تبقيه موثوقاً.
