风险升级决策树模板
风险升级决策树:容忍度、影响阈值、授权与紧急程度,从本地应对到立即按事件升级,每条路径都有具名结果。
运作方式
把泳道改成你们真实的决策权
把风险责任人、项目经理、指导委员会和管理层风险委员会,换成你们组织里真正握有权限的机构。让泳道始终对应“谁来回答每个问题”。如果并不存在风险委员会,就把那条泳道并入指导委员会并写明,而不是在图里留下一个从不开会的机构。
把升级阈值写成一个金额和一个时长
在你们挂上数字之前,“影响是否超过升级阈值?”都是死的。多数组织会设一个与授权采购权限挂钩的成本数字,和一个与浮动时间或合同里程碑挂钩的进度数字,然后以先被突破的那一个作为触发条件。把两者都写在这个节点上,好让任何人不必开口问就能套用这道检验。
为每一位责任人分别定义容忍度
“是否在责任人的风险容忍度之内?”的前提是容忍度已经被授予并被写下来。按责任人或按风险类别来设定,而不是为整个项目设定一次,并用与你们给风险评分相同的单位来表述。如果某位责任人名下什么都没写,诚实的答案就是“否”,风险往上走。
把预算与授权分开
“应对措施是否在预算与授权范围内?”刻意是两项检验。一项补救可能出得起钱,却仍然需要一个责任人无权做出的决定,例如变更一份合同、停用一家供应商,或者接受一次延期。把这两条界限都写明,好让“超出范围”这条分支因为正确的理由而触发。
确定事件触发条件,以及谁可以按下它
决定什么才让“损害或违规是否迫在眉睫?”得到“是”,并写明谁可以不等任何人就宣布它。这是唯一一条绕过治理的分支,因此它的判定标准要客观到在下班时间也能套用,而且它应当直接交接给你们现有的事件处理程序,而不是另外描述一套新的。
谈定会议节奏之外的路径,走一遍,然后发布一个版本
“是否需要在下次指导委员会会议之前作出决定?”只有在真的存在一条会议节奏之外的路径时才管用:一位具名主席、一个响应时限,以及一种记录该决定的方式。拿你们登记册里三四条真实风险来测试这棵画好的树,纠正那些把它们送到明显错误位置的分支,然后把它作为一个经过签署的版本发布,好让大家知道当前适用的是哪一版。
常见问题
风险升级决策树和风险升级流程有什么区别?
决策树回答的是一个路径问题——给定这条风险,可选项中哪一个才对,以及谁有权做出选择。它的形状是一串检验,最终停在若干个不同的结果上。升级流程回答的是路径选定之后会发生什么:通知谁、准备什么材料、接收方做什么、决定如何回来、又如何被记录。它的形状是一串步骤,最后汇入一个完成点。两者你们都需要,而把它们做成两张独立的图更容易维护。用这棵树来选定路径,用事件管理流程图来处理其后那条端到端的流程。
一条风险什么时候该升级、而不是在本地处理?
这棵树有四个彼此独立的触发条件,任何一个成立就足够。风险敞口超出责任人写下来的容忍度。应对措施的花费超过授权预算,或者需要一个超出责任人权限的决定。影响超过商定的金额或进度阈值。又或者这条风险带有安全、法律或监管的维度——这种情况下它无论金额多少都会离开本地路径,因为对这一类风险敞口的容忍度实际上是零。除此之外的,都可以本地应对并持续监控;如果任何应对都不划算,那就接受并记录在案。
这里的风险偏好和风险容忍度有什么区别?
偏好是组织在最初就愿意去追求的风险数量与类型;容忍度是某一位具体责任人在必须让别人介入之前,可以自行工作的那条边界。这棵树检验的是容忍度,因为那才是一位风险责任人在某个周二下午真的答得上来的操作性问题。ISO 31000 对两者都没有规定阈值——它期望组织自行定义风险标准,并让它们与自身目标保持一致——所以这些节点上的数字必须来自你们的风险管理计划,而不是来自某个标准。
如果风险已经发生了会怎样?
它就不再是风险了。风险是一件有责任人、有应对措施的、可能发生的未来事件;一旦成真,它就是一个问题,而如果损害或违规迫在眉睫,它就是一起事件。这正是“风险是否已经发生?”成为树中第一个问题的原因:“是”会彻底离开风险路径,启动事件处理程序,并终止于“立即按事件升级”,不必等待一次评分练习或下一次指导委员会会议。PRINCE2 划的是同一条线,把已经发生的风险当作问题来处理,而不是继续在风险登记册里管理它。
每一次升级都必须等到既定的指导委员会会议吗?
不必,而且这棵树把它变成一道明确的检验,而不是一次临场发挥。“是否需要在下次指导委员会会议之前作出决定?”会把一条低于影响阈值、但时间紧迫的风险送出会议节奏之外、交给风险委员会主席,而不是把它压到会议周期赶上来为止。把这道检验写下来的价值在于,它同样让另一个答案变得正当:如果这个决定确实等得起,那就编写升级说明,风险走到下一次既定的指导委员会会议——不必有人再争论这样做是否合理。