如何创建文件控制流程
如何搭建一条把旧版本一并管住的文件控制流程：编号与版本、唯一的受控位置、一步独立的回收动作，以及带到期日的定期审查。
运作方式
定下哪些文件要受控
把所有东西都管起来，是通往什么都没管住的最快路径。写下承担义务的那几类——程序、作业指导书、表单、规范、外来文件——以及不承担义务的那几类，例如会议记录和过程文稿。第一份清单上的每一项，都要有负责人、编号和审查周期。
固定编号与版本规则
已签发的版本用整数，草稿用小数，并在每一页页眉标出编号、版本、生效日期和审批人。规则本身不如它的稳定性重要：日后给整个文件库重新编号，会打断每一处交叉引用、每一条培训记录，以及每一份引用过旧编号的审核轨迹。
把生命周期逐行录入，申请排在最前
新建一张图表，把每个阶段填进“方框文字”列，从识别需求的那个事件和随后的变更申请开始。再用“连线至”列把它们连起来，这一列填的是该步骤通向的行号。版面是自动生成的，所以这里唯一要决定的就是顺序。
让回收和文件总清单各占一行
文件总清单那一行的“形状”设为文件，它写下的记录才会出现在图上；回收则留在发布之后，自成一行。用“垂直泳道”列把两者都放进文件管理员的泳道。和发布挤在同一行的回收，正是发布赶时间时被跳过的那一步。
给审查的三种结果都写上标签
把审查那一行的“形状”设为决策，答案填进“连线文字”列，与“连线至”里的行号一一对应：有效、修订、废止。修订那个行号指向前面，指回表格上方的变更申请。连接关系是数据，所以那条回路无非是一个更小的行号，日后无论怎么重排都还在。
先把回收清单走一遍，再去相信它
拿你们最近签发的一版，去找它的上一版，而不是靠推理猜它可能在哪：搜共享盘、走一遍现场、翻开入职资料包、问一问手里存着你们质量文件的客户。每找到一份，就是回收步骤里要写明的一个使用点，而找到的份数就是要报告的那条发现。
常见问题
什么样的文件才算受控文件？
同时满足四点：有唯一编号和版本号；有审批记录，写明是谁在什么时候批准了这个版本；有且只有一个位置存放权威副本；有审查周期和具名负责人。格式无关紧要——电子表格、图表、内网页面都可以是受控文件。让控制真正成立的，是作废版本不可能被误认成现行版本，所以回收属于定义本身，而不属于附则。
作废的文件应该怎么处理？
先从每一个使用点回收，再按保存期留一份标注为作废的存档件。回收是一项要逐条列出的活动，而不是一句备注：写明这个版本到过哪些告示板、工位、共享文件夹、内网页面和对外资料包，然后逐项核销。常见的错误是把旧版本删掉——一年后的调查需要知道当时生效的是哪条规则，而只有存档能回答这个问题。
ISO 9001 现在还要求编写文件控制程序吗？
不再要求以一份具名程序的形式存在。ISO 9001:2015 取消了六个强制性程序，改由第 7.5 条要求成文信息得到识别、使用前获得批准、在需要的地方可获得、防止更改，并对分发和处置加以控制。无论有没有写成程序，这都是一条文件控制流程。审核员的抽样方式一如既往：在使用现场拿起一份作业指导书，对照总清单核对版本，再问上一版是谁回收的。
文件和记录有什么区别？
文件说的是应该怎么做，会被修订；记录说的是实际发生了什么，不会被修订。这个区别决定了各自的控制方式：文件需要版本号、唯一的受控位置，以及对被取代版本的回收；记录需要保存期、防篡改和可检索。同一份东西可以两者都是——空白的检验表单是受控文件，填完的那一份是记录。把两者混同，就会出现事后被改过的记录，和永远留着不废止的文件。