如何创建文件控制流程
如何搭建一条把旧版本一并管住的文件控制流程：编号与版本、唯一的受控位置、一步独立的回收动作，以及带到期日的定期审查。
文件控制流程管的是一份文件从提出申请到最终废止的一生，让在用的版本有且只有一个、可被识别，而它取代的每一份副本都已被回收。
简而言之
- 编号和版本印在每一页上，否则这份文件根本谈不上被识别。
- 发布新版本只是半步，把旧版本撤出使用才是另外半步。
- 回收需要一份清单，写明旧副本都待在哪里：告示板、共享盘、供应商资料包。
- 定期审查有三种结果——保留、修订、废止——而通常缺的正是后两种。
- 分发与培训属于文件控制的一部分，不是它的下游。
控制体现在旧版本的去向上
凡是编写程序文件的组织，都会搭出同样一条链：起草、审核、批准、发布——然后发现几乎没有哪条审核发现是冲着这条链来的。发现都出在另一半：机台旁还钉着一份早已作废的作业指导书；有人在填一张两年前就被总清单废止的表单版本；某份程序自从厂区重组以来再没有人打开过。签发一份文件不等于控制，把它所取代的那一份交代清楚才是。
有四条属性能把一个已发布的文件变成受控文件：唯一编号和版本号印在每一页上；唯一的受控位置，其他引用一律链接过去而不是复制过去；被替代版本的回收动作；以及带到期日和具名负责人的审查周期。第三条决定其余三条有没有意义，因为文件总清单可以做得毫无瑕疵，而墙上那份旧打印件依旧挂着。
下面画的是一份文件的完整一生，横跨五条泳道，从编写人一直到使用人员。“回收已作废的副本”在文件管理员泳道里独占一行，而不是被当作发布的附带结果。“文件是否仍然有效？”的“修订”出口回到“提出文件变更申请”，于是一次定期审查是从头重新进入这条流程，而不是在旁边另起一条。
同一条链，这次带着回收
提出、起草、批准、签发——然后把被它取代的副本撤出使用，并启动审查倒计时。一份文件的完整一生，五条泳道。
先有申请，再有草稿
起点是一个事件而不是一项任务——“识别文件需求或变更”——而“提出文件变更申请”排在任何人打开文件之前。之后才轮到“起草或修订内容”，此时变更的理由已经记录在案。
审核回路就是那条路
“有待处理的意见？”把草稿送去“根据意见修改草稿”，再沿“重新审核”回到“开展技术审核”。审批人的“批准签发？”也退回同一行，两种返工共用一条路径。
签发、登记、发布、回收
文件管理员泳道里排满四行：版本与生效日期、以文件形状呈现的文件总清单、发布到受控位置，最后是“回收已作废的副本”。多数流程漏掉的正是第四行。
在用不等于完结
先培训或阅读签认，再是使用，然后是带三个出口的计划审查：“有效”记录结论与下次日期，“修订”回到变更申请，“废止”终止于“文件已回收并废止”——一个这条流程真的走得到的结局。
运作方式
定下哪些文件要受控
把所有东西都管起来，是通往什么都没管住的最快路径。写下承担义务的那几类——程序、作业指导书、表单、规范、外来文件——以及不承担义务的那几类，例如会议记录和过程文稿。第一份清单上的每一项，都要有负责人、编号和审查周期。
固定编号与版本规则
已签发的版本用整数，草稿用小数，并在每一页页眉标出编号、版本、生效日期和审批人。规则本身不如它的稳定性重要：日后给整个文件库重新编号，会打断每一处交叉引用、每一条培训记录，以及每一份引用过旧编号的审核轨迹。
把生命周期逐行录入，申请排在最前
新建一张图表，把每个阶段填进“方框文字”列，从识别需求的那个事件和随后的变更申请开始。再用“连线至”列把它们连起来，这一列填的是该步骤通向的行号。版面是自动生成的，所以这里唯一要决定的就是顺序。
让回收和文件总清单各占一行
文件总清单那一行的“形状”设为文件，它写下的记录才会出现在图上；回收则留在发布之后，自成一行。用“垂直泳道”列把两者都放进文件管理员的泳道。和发布挤在同一行的回收，正是发布赶时间时被跳过的那一步。
给审查的三种结果都写上标签
把审查那一行的“形状”设为决策，答案填进“连线文字”列，与“连线至”里的行号一一对应：有效、修订、废止。修订那个行号指向前面，指回表格上方的变更申请。连接关系是数据，所以那条回路无非是一个更小的行号，日后无论怎么重排都还在。
先把回收清单走一遍，再去相信它
拿你们最近签发的一版，去找它的上一版，而不是靠推理猜它可能在哪：搜共享盘、走一遍现场、翻开入职资料包、问一问手里存着你们质量文件的客户。每找到一份，就是回收步骤里要写明的一个使用点，而找到的份数就是要报告的那条发现。
应避免的错误
流到外面去的那一份
进了客户质量档案或供应商入职资料包的版本已经收不回来，而它恰恰是审核员要看的那一份。每一次对外发放都记在接收方名下，再次发放时才是照着一份清单做，而不是靠回忆。
没人负责的打印件
一份不受控的打印件，会比它之后签发的每一个版本都活得久。要么给你们允许的副本盖章并登记，要么干脆禁止打印并提供可随时查看的屏幕。介于两者之间的那种状态——多数组织的真实做法——不算控制。
一周之内盖完全年的审查
一周里重新批准两百份文件，不是审查过了，只是把日期刷新了一遍。按风险把周期错开，让一次审查成为有人被安排了时间去做的一件事。
用删除来完成废止
删掉一份作废文件，也就毁掉了当时那项工作依据什么规则的证据。废止是文件总清单里的一种状态，而不是从清单里消失：那一行留着，并加上回收日期和经办人。
创建自己的文件控制流程
把文件控制示例打开成你们自己的图表，写入你们的版本规则，并列出每一处必须回收作废副本的地方。
相关指南
常见问题
什么样的文件才算受控文件？
同时满足四点：有唯一编号和版本号；有审批记录，写明是谁在什么时候批准了这个版本；有且只有一个位置存放权威副本；有审查周期和具名负责人。格式无关紧要——电子表格、图表、内网页面都可以是受控文件。让控制真正成立的，是作废版本不可能被误认成现行版本，所以回收属于定义本身，而不属于附则。
作废的文件应该怎么处理？
先从每一个使用点回收，再按保存期留一份标注为作废的存档件。回收是一项要逐条列出的活动，而不是一句备注：写明这个版本到过哪些告示板、工位、共享文件夹、内网页面和对外资料包，然后逐项核销。常见的错误是把旧版本删掉——一年后的调查需要知道当时生效的是哪条规则，而只有存档能回答这个问题。
ISO 9001 现在还要求编写文件控制程序吗？
不再要求以一份具名程序的形式存在。ISO 9001:2015 取消了六个强制性程序，改由第 7.5 条要求成文信息得到识别、使用前获得批准、在需要的地方可获得、防止更改，并对分发和处置加以控制。无论有没有写成程序，这都是一条文件控制流程。审核员的抽样方式一如既往：在使用现场拿起一份作业指导书，对照总清单核对版本，再问上一版是谁回收的。
文件和记录有什么区别？
文件说的是应该怎么做，会被修订；记录说的是实际发生了什么，不会被修订。这个区别决定了各自的控制方式：文件需要版本号、唯一的受控位置，以及对被取代版本的回收；记录需要保存期、防篡改和可检索。同一份东西可以两者都是——空白的检验表单是受控文件，填完的那一份是记录。把两者混同，就会出现事后被改过的记录，和永远留着不废止的文件。
这份指南和文件版本控制指南有什么不同？
本指南覆盖的是从申请到废止的整条流程——申请、起草、评审、审批、签发、撤回与定期审查。版本控制是其中更窄的一套机制：编号方案、印在每一页上的版本信息，以及如何判断一次修订该算大版本还是小版本。这套机制单独讲解见 /zh/guides/如何对文件进行版本控制；如何让它在多年的人员更替中依然值得信任，见 /zh/guides/文件版本控制最佳实践；而 ISO 9001 第 7.5 条那个版本控制的角度，则见 /zh/guides/iso9001文件版本控制。