如何创建文件审批工作流
如何搭建一条先分流、再签字的文件审批工作流：先给变更定性，让文件类型决定评审人，并给编辑性改版一条绕开评审的路。
运作方式
先做分流表，再画图
一种文件类型一行，两列会引起争论：这个类型强制要求哪些评审人，以及什么层级的授权可以放行它。在表上把它们定下来，那里的一场争论只花掉一个下午，而不是一次改版。随后的图不过是把这张表画出来，所以一个没人认可的类型，最后就是一条没人走的路径。
把编辑性与实质性写成文字
编辑性意味着读者不会因此做出任何不同的动作：字体排版、版式、部门改名、交叉引用更正。其余一律算实质性。指定谁来裁定有争议的定性，因为边界情形——改动了一个公差数值、调整了步骤顺序——正是这条定义值得存在的地方。
把分流问题放在最前面几行
把分类问题录进表格最上面的几行，并把每一行的“形状”设为决策。因为“连线至”填的是行号，一条跳过整个评审区块的路径就只是一个越过它的数字——编辑性出口是一个数字，而不是一张重画的图。
评审收成一行，再给签名排序
同时工作的评审人是一行：他们的意见并行到达，并汇总到作者身上。只有当后一个签名是在会签前一个签名时才需要串行，就像“取得第二位审批”那样；其余的串行只是把习惯画成了图。分支名称按行号的顺序填进“连线文字”。
给每一种结果各自的终止符
文件发布的那几行把“形状”设为成功，被否决的设为拒绝，退回作者的设为结束。三种已发布状态并不是冗余：“经完整审批后发布”“发布并已指派培训”和“作为小幅编辑性更新发布”，留在身后的义务确实互不相同。
拿三次已登记的改版跑一遍
从文件控制记录里取最近三条，只用前三个问题给每一条定性。如果三条都落到同一条路径上，说明分类目前还没起作用——要么定义划得太宽，要么这三次改版确实相似。扩大样本，直到其中有一条走出不同的路。
常见问题
谁应该批准文件，谁只应该评审？
审批人是这份文件的流程负责人，或者持有该类型授权的那个人——一位指名的自然人，绝不是一个角色邮箱。评审人同样不是逐份文件挑出来的：这份名单属于文件类型，而这正是示例里“是否属于受监管的文件类型？”所决定的事——它给一条本来两者都没有的路径加上了质量与法规的名字。类型只需要争论一次，而你就此决定了它今后的每一次改版。
每一次文件改版都需要走完整的审批轮次吗？
不需要，而正是这样对待它，才让评审周期一拖数周。一次不改变任何含义的改版——排版、部门改名、引用更正——需要的是一条登记在案的编辑性更新，而不是重新走一轮签字。凡是改变了某人必须做的事，就走完整路径，包括它的文件类型强制要求的那些评审人。关键在于这条判定标准在改版到来之前就已经存在，而且不是只有作者一个人在用它。
一份文件应该评审几轮？
一轮；只有在第一轮发现了实质性问题时才需要第二轮。工作流真正要写明的，是第二轮同样没有收口时会怎样，而这正是“作者能否当下解决？”的职责：它的“是”把意见再送一轮，它的“否”终止于“退回作者返工”——那是一个决定，决定不再继续评审一份本来就没准备好的草稿，而不是让它一直转下去。轮次没有上限，只会换来四位评审人份量的意见，以及没有一个负责人。
“已阅读并理解”记录是用来做什么的？
它是做这项工作的人确实知道这次变更的证据——这与文件是否获批是两个不同的问题。当改版改变了某人在受监管、安全关键或面向客户的步骤里实际必须做的事时，要求它才有意义；对每一处措辞改动都要求它，它就只是一次点击。审计人员会去看文件生效日期与这些确认之间的间隔，因为那段时间里，人们还在按旧版本作业。