如何创建供应商准入流程
如何设计一条把资格审查与启用分开的供应商准入流程：那道必须是付款设置唯一入口的关卡，以及为什么启用环节同样带着控制。
供应商准入流程先审查一家供应商的资格，再让他们具备被付款的条件；真正起作用的控制，是这两半之间的那道关卡，而不是任何一半做得有多细。
简而言之
- 资格审查与启用是两条流程，把它们连起来的应当只有一道关卡。
- 一家有了主数据记录却没有拿到批准的供应商，已经可以被付款了。
- 风险等级如果不同时决定下一次复审的时间，它就没有做任何事。
- 在放行之前开出的采购订单，已经承诺了那道关卡本该管住的钱。
- 否决需要一个画出来的终点，否则被拒的供应商会换一位采购员重新提一遍。
两条流程共用一个名字
供应商准入通常被画成一条序列，实际上却是两条，负责人不同，要回答的问题也不同。前一半做资格审查：这家供应商所代表的风险敞口，组织究竟愿不愿意承担。后一半做启用——一条主数据记录、银行账户信息、付款账期，以及一张供应商可以据以开票的采购订单。这两半往往各自都运转良好，出问题的地方几乎从来不在它们内部。
问题出在交界处。启用才是需求提出人真正想要的，所以它总是被提前启动——为了省时间先开一条主数据记录，从一份 PDF 上把银行账户信息敲进系统，法务还在看合同就先下了单。从那一刻起，组织就拥有了一家没人放行过的可付款供应商，而绝大多数供应商欺诈和第三方审计发现，共同的正是这一个条件。“尽职调查是否通过？”必须是进入后一半的唯一入口，而一张图，正是让这件事从靠自觉变成可核对的东西。
下面的示例是一条横跨五个职能的供应商流程，其中一行统辖全局：从“谈判并确定合同条款”往后的一切，都挂在“尽职调查是否通过？”之下，而它的“未通过”分支被画成一个终点，而不是一次搁置。随后有一个启用步骤自带关卡——“通过回拨电话核实银行账户信息”后面紧跟着“银行账户信息是否已核实？”——这正说明启用不是行政事务。提前开始它并不是抢跑，而是失去防护。
分四段搭出供应商准入流程
先资格审查、后启用，共六个阶段。每一段都在增加工作量，而供应商依旧不可付款——直到最后一段，一行就终结了这一点。
唯一正当的绕行
申请只占一行，规则也随之而来。“提交新增供应商申请表”是唯一的入口，而“现有供应商能否满足需求？”把它的是送去“向现有供应商下订单”——一张没做尽职调查就开出的订单，之所以被允许，只因为那家供应商早已通过过一次。
五行下来，仍不可付款
完整的资格审查这一半：“收集尽职调查材料”、合同条款、“进行财务与信用审查”、数据保护审查，最后是“划定供应商风险等级”。其中没有任何一步会生成发票可以匹配的记录，这正是这一半可以慢慢做的原因。
两半之间的那道关卡
“属于高风险等级？”把值得这么做的供应商送去“开展加强版尽职调查”，随后是“尽职调查是否通过？”——目前画出来的唯一出口是“未通过”，终止于“否决供应商并通知申请人”。获准的那条路径打开后一半，在下一段里。
不是行政事务的那一半
获准的路径走到合同签署，接着启用自己长出一道关卡：“通过回拨电话核实银行账户信息”，由“银行账户信息是否已核实？”把守。只有过了它，“创建供应商主数据记录”才出现——这是第一行可供发票匹配的记录，名录登记紧随其后。
运作方式
把资格审查和启用拆开
写两份清单。资格审查是一切用来确定组织究竟该不该与这家供应商做生意的事——尽职调查、合同条款、财务状况、信息安全与数据保护、制裁名单与实际控制人筛查。启用则是一切让他们变得可付款的事。第二份清单上的任何一项，都不属于第一份。
在第一家供应商之前就定好分级规则
先决定什么样的供应商落在哪个风险等级——数据敏感度、年度采购额、系统访问权限、更换他们有多难——并把门槛写下来。等级有两项职责：决定这次审查做到多深，以及决定这家供应商多久回来一次。两件都不做的等级，只是装饰。
在一份行清单里搭出两半
把每一步按顺序填进“方框文字”列，资格审查在前，然后在“连线至”列里填上每一步通向的行号。一行只写一个动作：一行笼统写着尽职调查，说不出四项检查里究竟是哪一项卡住了这份文件，而这恰恰是所有人都会来问的那个数字。
让关卡成为唯一入口
把每一个启用行的“连线至”列读一遍，确认它们除了经过尽职调查那一行之外无路可达。把那一行的“形状”设为“决策”，并把两个结果都填进“连线文字”，让否决也出现在图上。一道可以绕开的关卡，是文档，不是控制。
把两半填进阶段列
阶段填在“水平泳道”列——示例依次是申请、尽职调查、风险分级、合同、付款设置、启用——这样两半之间的边界就是一条看得见的分界，而不用你顺着线一根根去找。凡是入向箭头起点早于那道关卡的付款设置行，就是绕行。
拿供应商主数据对着关卡盘一遍
把当前的供应商主数据导出来，标记出所有背后没有已通过尽职调查的供应商。这些就是那道关卡本会拒绝的记录，它们的数量是你继承下来的存量，而不是推倒重来的理由：先从采购额最高的那批往下清，并在名录上给每一家留存下来的供应商标上等级和复审日期。
应避免的错误
在批准之前就建了主数据
提前建供应商记录感觉无害，产生的却是一家没人放行过的可付款供应商。记录一旦存在，发票就能匹配上去，而那份缺席的批准会一直隐形，直到某次审计抽到这本账。
加强版尽职调查没有触发条件
当高风险路径的判定标准没有写在判断上，审查做到多深就由拿着这份文件的人和他有多忙来决定。把门槛写在这一步上，路由就变得可重复。
被否决的供应商没有终点
一次没有被画成终止状态的否决，会让申请半死不活地留着，而半死不活的申请会被换一位采购员重新提交，那位采购员根本不知道它早已被拒过。
银行账户变更时跳过了回拨
一次变更会在不经过任何关卡的情况下重新进入启用这一半，于是回拨——唯一能拦住账户改道的那一步——恰恰就是被跳过的那一步。请让账户变更走和新开户一样的核实。
创建供应商准入流程
把示例作为你们自己的图表打开，设定你们守得住的分级门槛，并确认付款设置里没有任何一步排在那道关卡之前。
相关指南
常见问题
供应商准入和供应商审批有什么区别？
审批是那个决定；准入是它两侧的整条路径。供应商审批回答的是组织是否愿意与一家供应商做生意，它只是一道关卡。准入涵盖它背后的申请、为它提供依据的尽职调查，以及它之后让这家供应商真正可用的一切——合同、银行账户核实、主数据、名录登记、复审日期。把两者混为一谈，正是组织最终会养出一家已获批准却付不了款的供应商，或者一家可以付款却从未获批的供应商的原因。
供应商尽职调查材料里应该有什么？
至少要有：法人主体信息与注册号、实际控制人、经审计的财务报表或信用报告、载明保额与到期日的保险凭证、税务登记，以及供应商所触及领域对应的各项制度——信息安全、数据保护、反商业贿赂、防范强迫劳动。再加一项制裁名单与政治公众人物筛查。和清单本身同样重要的一点是：每一项都必须有有效期，一份三年前的保险凭证什么也证明不了。
如果采购订单在供应商获批之前就开出来了怎么办？
撤回或冻结这张订单，先把资格审查做完，再对着之后建立的供应商记录重新开出。对着一家未放行供应商开出的采购订单，是一项没有任何人被征求过意见的承诺；而事后补做放行，比根本不做放行更糟：复核的人从此知道，一次否决要付出的代价是一段供应商关系，而这正是那道关卡本来要消除的压力。请把这类情况数出来，而不是私下摆平——数量上升说明资格审查已经变得太慢。
供应商应该多久重新评估一次？
看等级，而且要看事件，而不只看日历。高风险每年一次、中风险每两年一次、低风险在合同续签时评估，是一个常见的基线；但触发条件比周期更有价值：一次新的系统集成、供应商发生泄露、实际控制人变更、采购额显著上升、银行账户信息变更。请把日期记在合格供应商名录上，因为名录挺得过一次组织调整，而个人的提醒事项挺不过。