变革管理甘特图：把变革的各条工作流放在一条时间线上
如何用甘特图规划组织变革：相关方、沟通、培训和流程各条工作流在同一时间线上，在试点与通过/不通过处汇合。
工作中的大多数变革，其实是并排运行的好几份计划：项目团队的、沟通团队的和培训团队的。变革管理甘特图把它们放在同一条时间线上，让它们之间的衔接看得见，也能被排进计划。
简而言之
- 给每条工作流各自的分组，让负责人看到计划中属于自己的那一部分。
- 让各工作流在几个真实的点上汇合：已签署的方案、试点和通过/不通过。
- 工作确实重叠时，比如培训设计和流程设计，使用带延迟的开始到开始关系。
- 把人的任务，即影响评估、简报和采用情况复盘，作为任务来规划；甘特图不衡量人们的反应。
- 工期是估计值。请与将要做这项工作的人一起核对。
为什么把变革的各条工作流放在一条时间线上
改变人们工作方式的变革，有技术或程序的一半和人的一半。前者是新的流程、系统或结构。后者是确保合适的人知道它、明白它对自己意味着什么、能做新的事，并在尝试时得到支持。每一半都有各自的负责人，往往也有各自的排期，而失败常常出在排期之间：流程还没定就交付了培训，经理还没听过简报就发了公告，没有试点就定了上线日期。
甘特图正好能帮上这个问题，也只能帮上这个。它显示哪些任务依赖哪些、哪些可以重叠、计划里哪里有一个固定的决策。它不会告诉你人们会如何反应、变革的影响有多大，也不会告诉你变革是否站住了脚。那些需要来自你自己组织的判断和证据。图表能做的，是把它们作为任务留出位置，比如开头的影响评估和结尾的采用情况复盘，并说明有什么在等它们。
有用的结构是少数几条工作流，每条一个分组，在几个点上汇合。典型的汇合点包括：其他一切都在等待的已签署变革方案；需要受训人员、完成的流程和第一轮简报的试点；以及试点之后的通过/不通过里程碑。在汇合点之间，各工作流用开始到开始关系和延迟相互重叠，因为沟通、培训设计和流程设计从来不是严格地一个接着一个。
本指南不遵循任何命名的变革框架，也不声称哪种做法最有效。任务名称可以使用你的组织所用框架的词汇。示例是变革管理模板，分四个阶段搭出。打开电子表格面板，可以看到条形背后的表。
分阶段搭出的五条工作流变革计划
五组共十八项任务。打开电子表格面板，可以看到每个阶段背后的行。
先弄清谁受影响，再签署方案
“相关方分析”需要 5 个工作日，“变革影响评估”在其开始 3 天后启动，所以两者重叠。“发起人对齐工作坊”跟在评估之后，“变革方案签署”的长度为 0，因此是里程碑。
展开为沟通、培训和流程工作
“沟通计划”和“重新设计流程与岗位说明”都要等“变革方案签署”。“配置系统变更”在重新设计开始 5 天后启动，“设计培训材料”也是，前提是“培训需求分析”已完成。“分批更新与常见问题”在“公告与领导层简报”开始 5 天后启动，持续 35 天。
在试点处汇合各条工作流
“试点小组培训”要等培训材料和系统变更。“在一个团队开展试点”要等该培训、“重新设计流程与岗位说明”和“公告与领导层简报”。“通过/不通过决策”是其后的里程碑。
培训、推广并复盘采用情况
通过/不通过之后，“培训其余员工”需要 12 个工作日，“向所有团队推广”在其开始 3 天后启动。“稳定期支持”持续 15 天，“采用情况复盘”需要 3 天，这是计划里用来查看你在别处收集的证据的位置。
运作方式
写下变革以及它涉及哪些人
从相关方和影响开始。为分析和影响评估各加一项任务，在“人员”中填入负责人，并用开始到开始依赖把第二项关联到第一项，例如 1SS+3，让它们重叠。
为已签署的方案加一个里程碑
为释放计划其余部分的那项决定创建一项长度为 0 的任务，并让沟通和流程任务依赖于它。如果发起人之后改变范围，对日期的影响会立刻显现。
给每条工作流一个分组
把“分组”设为沟通、培训、流程与系统变更等。图表把每个画成一个阶段带，每位负责人都能读到属于自己的那一部分。
只在真正相互依赖的地方关联各工作流
培训设计不能在流程定义之前完成，但可以在流程起草时开始。为此使用带延迟的开始到开始关系，在某件事必须先完成的地方使用完成到开始。
在推广之前设置试点和通过/不通过
让试点依赖于已受训的试点人员、新流程和第一轮简报，并在其后加一个里程碑。推广任务等待该里程碑，所以其中任何一个衔接的延误都会让推广后移。
把支持期留在计划里
为推广后的支持，以及对变革使用情况的复盘添加任务。随工作进展输入进度。把图表以链接共享给发起人，或导出为 PDF。
应避免的错误
把沟通当作一次公告
单独一项“公告”任务掩盖了真正的工作，即先向领导层做简报，再公布，然后在数周里重复并回答问题。几项任务、有些重叠，才能显示出到底要沟通负责人做什么。
按流程已完成来规划培训
如果流程仍在变，早早写好的培训内容就会是错的。让培训设计依赖于流程工作，或在其中途开始，并把这个依赖关系留在每个人都看得见的图表上。
用虚假的精确填满每个工期
以整数工作日计的工期是估计值，而且图表采用周一到周五的工作周，并不知道假期或缺勤。请与做这项工作的人一起核对估计，并把结束日期当作预测。
期望图表显示采用情况
图表记录的是任务及其进度。它不会说明人们是否在使用新的工作方式。请在别处收集这些证据，并用复盘任务来据此行动。
规划一次变革
把变革管理计划作为你自己的图打开，为你的变革重命名任务并设定工期。
相关指南
常见问题
QueryChart 遵循某种特定的变革管理模型吗？
不。模板是相关方、沟通、培训、流程和推广任务的通用顺序。你可以把任务重命名为与你的组织所用框架一致。
沟通计划或培训计划放在哪里？
作为同一张图中的分组，各有任务，并与其他分组存在依赖关系。如果计划主要是其中之一，请从更具体的模板开始，再引入其他的。
我能跟踪变革是否已被采用吗？
图表里不行。它跟踪的是任务和进度。你可以为采用情况添加一项复盘任务，并把证据放在你已有的工具里。
计划应该有固定日期吗？
只在日期确实固定时，比如上线日期或活动。否则让开始日期留空，由依赖关系计算日期，这样延误会推动所有依赖它的事。与依赖关系冲突的固定开始日期会被标出。
发起人能只看计划而不编辑吗？
可以。以查看权限把图表作为链接共享，或导出为矢量 PDF、PNG 或 SVG。
