ISO 9001 质量管理体系的文件版本控制
ISO 9001 第 7.5 条对文件版本控制到底要求什么——标识、发布前批准、分发控制和保留——以及一张文件控制图表如何向审核员证明这一点。
面向 ISO 9001 的版本控制，是在每一份受控文件上记录哪个修订版正在生效、谁批准的，以及它取代的那个修订版后来怎么处理了——这正是审核员最先测试的第 7.5 条那部分内容。
简而言之
- 第 7.5 条要求成文信息被识别、在发布前经过评审和批准、被分发和访问控制，以及被保留或处置——版本控制是这份清单里“标识加批准”的那一半。
- ISO 9001:2015 取消了强制性的“文件控制”程序；成文程序是可选的，控制本身不是。
- 审核员抽样版本控制的方式，是在使用现场找一份文件、核对它的修订版是否与总清单一致，而不是靠阅读你们的程序。
- 版本控制（=修订控制）不是变更控制（批准一次变更）、也不是文件控制（第 7.5 条这套完整体系）或文件管理（存储与检索）。
- 撤回被取代的副本，和签发新版本一样是第 7.5 条的要求——大多数审计缺口出在这里，而不是编号方案上。
- QueryChart 的版本历史——变更日志、比较版本、还原——免费覆盖版本控制这项要求；见 /features/version-control。
第 7.5 条去掉的是程序，不是证据
“版本控制”“修订控制”“变更控制”和“文件控制”常被当成可以互换的说法来用，而在一场 ISO 9001 审核里，这个习惯是要付审计发现的代价的。版本控制和修订控制是同一个概念的两种叫法：知道一份文件当前生效的是哪一版。变更控制是在变更发生之前批准它的那个决定。文件控制是第 7.5 条真正命名的那个更宽的体系，版本控制是它内部的一项要求。一位审核员说“给我看看你们的版本控制”，问的其实是一个非常具体的问题：对任何一份文件，现在生效的是哪个修订版，谁说了算。
ISO 9001:2015 第 7.5 条并不要求一份成文的程序——2008 版要求的六份强制性程序，包括一份题为“文件控制”的程序，已经被取消。取而代之的，是要求控制“成文信息”：识别并描述它（标题、日期、作者、编号——也就是版本）；在发布之前对其适宜性进行评审和批准；并对其分发、访问、检索、存储、防止意外更改，以及保留和处置进行控制。这份清单里没有哪一条说这项控制必须以程序的形式写下来。它里面每一条说的都是这项控制必须是可证明的，而这正是审核员抽样时要检验的东西：在使用现场抽一份文件，对照总清单核对它的修订版，再问问它取代的那一版后来怎么处理了。
QueryChart 免费的版本历史，让你不需要额外搭建就拥有那可证明的一半：每一次保存都是一次带日期、有归属的修订，变更日志显示谁改了哪个字段、原来的值是什么，比较版本把两个修订版并排展示，还原一个旧版本只需要一次点击。见 /features/version-control。它本身不会替你运行更宽的那套文件控制生命周期——申请、起草、评审、批准、签发、撤回、再审查——这套更完整的流程见 /zh/guides/如何创建文件控制流程，并在下面的图表 /zh/templates/文件控制流程 中被具体搭建出来。本文只停留在这个生命周期里版本控制那一部分：标识符和修订号、发布前的批准，以及对新修订版所取代内容的撤回。
第 7.5 条的各项控制落在一个生命周期的哪些位置
二十行，五条泳道：一位审核员会抽样的同一条链——识别、批准、版本化、发布、撤回、控制访问，然后保留或处置。
先识别，再在发布前批准
第 1 到第 8 行是第 7.5 条的“识别”和“使用前批准”：“提出文件变更申请”排在任何人起草之前，“开展技术审核”和“有待处理的意见？”经过“根据意见修改草稿”循环，“批准签发？”正是第 7.5 条要求在文件到达其他任何人之前完成的那次批准。
版本号、总清单、撤回
第 9 行“确定版本与生效日期”，是第 7.5 条所命名的那个标识符。第 10 行把它写进文件总清单，是一个文件形状的行。第 11 行发布到受控位置。第 12 行“回收已作废的副本”，是大多数文件控制流程整个漏掉的那项处置控制。
分发与访问，作为具体的行被点名
第 13 到 16 行是第 7.5 条里分发与访问的那一半：“本次变更是否需要培训？”分流进“完成变更内容的培训”或“阅读并确认新版本”，两条都汇合到“使用现行受控版本”——这一行让使用其他任何版本都成为一项不合格。
保留与处置合上这个循环
“触发计划内的定期审查”和“文件是否仍然有效？”是第 7.5 条暗含的那个审查周期。“有效”在第 19 行记录结论与下次日期；“修订”循环回第 2 行开启一个新版本；“废止”到达“文件已回收并废止”——这是处置，是大多数登记册从没真正走到过的那项控制。
运作方式
给每一份文件一个唯一标识符和一个修订号
定好一套编号方案——已发布修订版用整数，草稿用小数——把标识符、修订号、生效日期和审批人印在每一页的页眉里。这是第 7.5 条成文信息要求里“识别”那一半，也是审核员对照总清单检查的第一件事。
在发布之前记录批准，而不是事后补
让每一份新文件或修订文件在到达其受控位置之前，先经过一位具名评审人和一位审批人，并保留谁在何时批准了哪个修订版的记录。第 7.5 条要求的是使用前对适宜性和充分性的批准——一份已经在流通、事后才补批准的文件，是审计发现，不是补救。
发布到唯一的权威位置并登记
那唯一位置之外的每一份副本，都是一个等着被发现的控制缺口。在发布新修订版的同一步，把它写进一份文件总清单，让总清单和受控副本永远不会走岔。
在同一步撤回被取代的修订版
紧跟在发布之后，给撤回它自己的一步，列出旧修订版触达过的每一个使用点——告示板、共享盘、供应商资料包。一份写着“4 版是当前版本”、墙上却还挂着 3 版的登记册，正是大多数审计真正找到的那个缺口。
设定审查周期，并记录它的结果
给每一份受控文件配一个审查日期，记录结果——保留、修订或废止——而不只是刷新日期。第 7.5 条的处置要求期待一个终点，所以“废止”必须是图上一个能真正到达的结果，而不是图外的一个假设。
让 QueryChart 的版本历史充当你的证据
在 QueryChart 里搭建的每一张图表或文件的每一次编辑，都会自动成为一次带日期、有归属的修订。打开变更日志，向评审人准确展示改了什么；用比较版本把两个修订版并排展示给审核员看；如果一次修订需要撤销，就还原到更早的版本。见 /features/version-control。
应避免的错误
一份描述了一项没人执行的控制的程序
写一份漂亮的文件控制程序，如果登记册和墙上贴的东西对不上，谁都不会满意。第 7.5 条要求的不是程序，是证据，所以把力气花在登记册和撤回清单上，而不是花在措辞上。
把版本控制和变更控制搞混
版本控制回答的是“现在生效的是哪个修订版”；变更控制回答的是“这次变更在发生之前有没有被批准”。一张图表可以同时展示两者，但它们是两个问题、两组不同的行——把它们合并成一个批准步骤，正是审核员追问一个你答不上来的问题的原因。见 /zh/guides/如何创建变更控制流程 单独了解变更控制的机制。
对打印副本没有任何答案
一份为机台工位打印、或交给供应商的修订版，已经在你的受控位置之外，而这正是审核员第一个要求查看的副本。要么给允许的打印件盖章并登记，要么干脆禁止打印——“我们对这个没有政策”，本身就不是一套版本控制体系。
把还原当成撤销
在 QueryChart 里还原一个旧的图表修订版，会创建一个新的当前修订版，而不是删除中间的那些，所以完整的历史对登记册和审核员的追溯来说都保持完整。还原和删除一个错误，不是同一个操作。
搭建你的 ISO 9001 文件登记册
把文件控制图表当作你的起始登记册，指定你自己的编号方案，让 QueryChart 的变更日志充当 ISO 9001 审核抽样时要看的证据。
相关指南
常见问题
ISO 9001 第 7.5 条对文件版本控制到底要求什么？
它要求成文信息被识别（标题、日期、作者和编号——也就是版本）、在发布前经过适宜性评审和批准，并对分发、访问、检索、存储、防止意外更改，以及保留和处置进行控制。版本控制是这份清单里识别、发布前批准和处置的部分；分发与访问是第 7.5 条紧挨着写出的一项相关但独立的控制。
ISO 9001:2015 下，文件控制还需要一份成文程序吗？
不需要。2015 版取消了 2008 版要求的六份强制性成文程序，包括题为“文件控制”的那一份。现在第 7.5 条要求的是控制本身，通过成文信息来证明——一份登记册、一套版本方案、一条批准记录——不管有没有一份程序描述你们是怎么运行它的。关于一份程序原本会描述的那套更完整流程，见 /zh/guides/如何创建文件控制流程。
版本控制和修订控制、变更控制、文件控制分别有什么不同？
版本控制和修订控制是同一个概念的两种叫法：知道一份文件当前生效的是哪一版。变更控制是在一次变更被做出之前批准它的那个决定——是关口，不是记录。文件控制是第 7.5 条命名的整套体系，版本控制是它的一部分；文件管理是存储、查找和保护文件这套更宽泛的做法，不管有没有版本。本文讲的是版本控制这一部分；/zh/guides/如何创建变更控制流程 讲的是变更控制的机制。
面向 ISO 9001 的文件版本控制和第 4.4 条是一回事吗？
不是。第 4.4 条要求你为一个流程确定输入、输出、顺序、与其他流程的相互作用、准则、资源、职责和风险——这是流程设计，不是文件。第 7.5 条治理的是一个流程产出的成文信息，包括它的版本。一张流程图可以满足 4.4 条的一部分，却依然在 7.5 条上失分，如果这张图本身没有修订号、没有批准记录、也没有登记册条目。第 4.4 条的那一面，见 /zh/guides/如何创建iso9001流程。
QueryChart 的版本历史满足 ISO 9001 的版本控制要求吗？
在识别、发布前批准和历史这几方面，是的——每一次保存都是一次带日期、有归属的修订，变更日志记录谁改了什么，比较版本和还原提供了审核员抽样时要看的证据，这一切都在免费版里。见 /features/version-control。它默认不做的，是针对一个具名合规框架强制执行一条哈希链、防篡改的审计轨迹——那是一项独立的、可选开启的能力，面向真正需要它的组织，不是每张图表默认就自带的东西。