如何绘制审核与重新提交的循环
如何绘制审核与重新提交的循环:许可证、报审、RFI 和整改清单背后共有的“提意见—重新提交”模式,并设定轮次上限与升级机制。附可直接操作的建筑许可证示例。
审核与重新提交的循环,是把工作送给审核方,收回意见,一直循环到审核方满意为止。画好它,就要画出回头的路径,写明每一轮由谁负责,并决定它无法收敛时怎么办。
简而言之
- 审核流程的耗时在重复的几轮里,所以要明确画出回头的路径。
- 每个循环都需要一个决策、一个有负责人的修改步骤,以及明确的重新进入点。
- 重新提交往往会跳过前面的步骤:要画出循环在哪里重新接入,而不只是它会接入。
- 每个循环都要有退出规则:轮次上限、时间限制或升级机制。
- 同一种模式适用于许可证、报审、RFI 和整改清单,所以画好一次,反复使用。
循环本身就是流程
建筑工程里好几个最慢的流程有同一种形状。建筑许可证申请、报审、信息请求和整改清单事项,都要送给审核方,带着意见退回,修改后再送,直到被接受。第一轮很少是问题所在。耗掉时间的是第二轮、第三轮和第四轮,所以把审核画成一个方框、只有一支箭头出去的图,几乎说明不了这个流程要花多久。
把循环画对,需要四样东西:审核之后的一个决策,问是否还有意见要处理;一条回头的路径,通向修改步骤,由某个人逐条书面回应意见;重新提交要回到正确的位置,而这并不总是起点;以及一条退出规则,用来应对无法收敛的情形,比如轮次上限、时间限制,或升级给能拍板的人。没有这条规则,图就暗示循环总会结束,而现实中并非如此。
下面的示例是一份建筑许可证申请,这个模式在其中出现了两次。图纸审查会随着意见循环,直到没有意见为止;之后施工完成的部分又会在检验、整改和复验之间循环。许可规则、收费结构和审查专业因辖区而异,所以请把这张图当作可对照当地主管部门实际程序来调整的结构,而不是对某一个具体程序的描述。
循环了两次的许可证
一份建筑许可证,从申请到证书。留意工作两次回头重来的地方。
让完整的申请递进去
准备、规范分析、表格和费用,通向提交和受理时的完整性检查。不完整的申请在任何审核人看到之前就退回表格步骤。这是第一个、也是成本最低的循环:在这里发现缺漏,可以避免一整轮审核。
图纸审查与意见循环
完整的申请被分送到各审核专业,规范审核方的结论进入一个决策:是否还有意见要处理。如果有,设计方修改图纸并逐条书面回应,然后申请回到规范审核。画出重新进入点很重要:重新提交通常不会回到受理环节。
条件与签发
没有意见之后,计算费用并设定条件,再用一个小循环核查费用是否已缴、条件是否已满足,然后签发许可证。把它画成决策而不是步骤,常见的延误,即某项条件尚未满足,就在图上看得见了。
检验循环与终结它的条件
施工期间,检验要确认工程是否与批准的图纸一致。发现偏差会产生整改通知或停工令,由责任工程师评估并给出处理方案,工作再送去复验。只有相符,才会走向最终签收和证书。还有一条单独的被拒路径:变更许可未获批准时,流程就此终止,这就是区划循环的退出规则。
运作方式
确定审核以及由谁执行
为每一轮写明审核人:主管部门、设计方、业主代表、检验员。在 QueryChart 里把每个人放进各自的泳道,这样去往和来自审核人的交接,就是一次可以计时的泳道跨越。
画出审核之后的决策
加上一个决策,例如“是否有意见需要处理?”,每种结果一个带标签的分支。不要把审核画成只有一个出口的普通步骤;正是带标签的分支把它变成循环,并显示答案为否时会发生什么。
加上修改步骤,并写明负责人
在有意见的分支上,加上某人逐条书面回应并修改工作的步骤。把它放进必须采取行动的那一方的泳道。延误常常藏在这里,因为审核方认为事项已经退回,而作者还没有注意到。
标出重新提交从哪里接入
把修改步骤连回正确的位置。完整的申请可能回到审核,整改清单事项回到检验,报审则回到提出意见的审核人。把线指向真正的重新进入步骤,就能看出有多少环节被重复了。
定义退出规则
决定循环无法收敛时怎么办:最大轮次、时间限制,或升级给指定的人。把它作为决策或升级分支加上去。如果合同或主管部门有规定,就按规定;没有的话,与各方商定一条,并在批注里写明。
在其他流程里复用这个模式
循环画好之后,把它的结构复制到项目上的其他审核。同样的形状也出现在 /zh/templates/施工报审送审流程、/zh/templates/rfi工程问询单流程 和 /zh/templates/施工竣工整改清单流程 里,只是负责人和退出规则不同。
应避免的错误
一个审核方框,只有一支箭头出去
这暗示工作一次就通过。它让流程看起来很短,把花掉时间的那几轮藏了起来。
回到起点
把每次重新提交都送回开头,会夸大重复的工作量。要画出真正的重新进入点,它通常在流程中段。
循环没有出口
没有上限或升级的循环,暗示每一次审核都会以一致告终。加上规则吧,哪怕只是“第二轮之后升级给项目经理”。
藏起作者这一侧
修改步骤如果没有负责人,意见就会无人回应。写明由谁回应、在哪条泳道,这样等待的时间就有了归属。
绘制你们自己的审核与重新提交循环
把建筑许可示例打开为你自己的图表,为泳道改名,并加入你们机构或合同要求的退出规则。
相关指南
常见问题
什么是审核与重新提交的循环?
一个重复的序列:工作送给审核方,带着意见退回,修改后再送去审核。它在审核方接受工作,或某条退出规则生效时结束。它出现在许可证图纸审查、报审、RFI、设计评审和整改清单中。
图上应该允许几轮?
这取决于您的合同、主管部门或您自己的约定,本指南不设定数字。重要的是图上写明一条规则,无论是轮次数、时间限制还是升级,这样就没有人以为循环会自己结束。把商定的规则记录在该决策的批注里。
循环从哪里重新进入流程?
进入必须重复的第一步,这往往不是起点。在许可证示例中,规范意见会让申请回到图纸审查,而不是受理环节;不完整的申请则确实回到表格步骤。请对照流程的实际运作来检查每个循环。
哪些建筑工程流程会用到这个模式?
有好几个。报审流程见 /zh/templates/施工报审送审流程,许可证流程见 /zh/templates/建筑许可证申请流程 ,RFI 流程见 /zh/templates/rfi工程问询单流程。这些流程如何在整个项目中配合,请阅读 /zh/guides/如何绘制建筑工程项目工作流程。