如何繪製審閱及重新提交的循環
如何繪製審閱及重新提交的循環：建築許可、送審文件、RFI 和尾項清單背後那個「意見、修訂、再提交」的模式，包括輪數上限和升級處理。附即時操作的建築許可示例。
審閱及重新提交的循環，是把工作交給審閱者，收回意見，再不斷循環至審閱者滿意為止。畫好它，就要畫出返回路線、寫明每一輪由誰負責，並決定循環不收斂時怎麼辦。
簡而言之
- 審閱流程的耗時都在重複的幾輪，所以要明確畫出返回路線。
- 每個循環都需要一個決策、一個有負責人的修訂步驟，以及明確的重新進入點。
- 再提交往往會略過較前的步驟：要標示循環在哪裏重新接上，而不只是說有接上。
- 每個循環都需要退出規則：輪數上限、時間限制或升級處理。
- 同一個模式適用於許可、送審文件、RFI 和尾項清單，所以做一次，到處重用。
循環本身就是流程
建築業有幾個最慢的流程都是同一個形狀。建築許可申請、送審文件、資料查詢（RFI）和尾項清單項目，都是交給審閱者、帶着意見回來，然後修訂再送出，直至獲接納為止。第一輪很少是問題所在。耗掉的時間都在第二、第三和第四輪，所以一張把審閱畫成單一方格、只有一支箭嘴出去的圖，完全看不出流程要花多長時間。
要把循環畫好，需要四樣東西。審閱之後有一個決策，問是否有意見需要處理。一條返回路線通向修訂步驟，由某人逐項書面回應意見。再提交要在正確的位置重新進入審閱，而這個位置並不總是起點。最後，循環要有退出規則，應付不收斂的情況：輪數上限、時間限制，或升級給有權決定的人。沒有這些，圖就暗示循環一定會完結，而實際上並不是。
下面的示例是建築許可申請，它把這個模式出現了兩次。圖則審查會循環處理意見直至沒有為止，其後已建成的工程又會循環經過檢驗、糾正和覆檢。許可規定、收費結構和審查專業在各司法管轄區不盡相同，所以請把這張圖當作對照當地機構實際程序來調整的結構，而不是對任何特定機構的描述。
一個循環兩次的許可
一張建築許可，由申請到證書。留意工作兩度返回再走一輪的位置。
讓完整的申請遞進去
準備、規範分析、表格和費用，然後是遞交和收件時的完整性核對。不完整的申請會在任何審閱者見到之前，先退回表格步驟。這是第一個、也是成本最低的循環：在這裏攔住欠缺的項目，可以避免整整一輪審閱。
圖則審查和意見循環
完整的申請會分派到各審查專業，規範審查者的結果進入一個決策：是否有意見需要處理。如有，設計師修訂圖則並逐項書面回應，申請再返回規範審查。畫出重新進入點很重要：再提交通常不會回到收件階段。
條件和批出
意見清零後，計算費用並訂定條件，再有一個小循環核對費用已繳、條件已達成，才批出許可。把它畫成決策而不是步驟，常見的延誤，即尚未履行的條件，就會在圖上顯現出來。
檢驗循環和終結條件
施工期間，檢驗會核對工程是否與獲批圖則相符。若有偏差，便會發出糾正通知或停工令，註冊工程師評估並發出補救方案，然後工程返回覆檢。只有相符才會通往最後簽署和證書。另有一條被拒絕的路線，在未獲批准豁免時結束整個流程，這就是分區循環的退出規則。
運作方式
找出審閱，以及由誰執行
為每一輪寫明審閱者：機構、設計師、業主代表、檢驗員。在 QueryChart 裏把各人放進自己的泳道，往返審閱者的交接便會顯示為一個可以計時的泳道跨越。
畫出審閱之後的決策
加入一個例如「有意見需要處理？」的決策，每種結果都有帶標籤的分支。不要把審閱畫成只有一個出口的普通步驟；帶標籤的分支才令它成為循環，並顯示答案為「否」時會怎樣。
加入修訂步驟，並寫明負責人
在有意見的分支上，加入某人逐項書面回應意見並修訂工作的步驟。把它放進必須行動的那一方的泳道。延誤往往藏在這裏，因為審閱者認為事項已經退回，而作者卻未留意到。
標示再提交重新進入的位置
把修訂步驟連回正確的位置。完整申請可能重新進入審閱，尾項清單項目則重新進入檢驗，送審文件則回到提出意見的審閱者。把線指向真正的重新進入步驟，便看得出流程有多少是重複的。
訂明退出規則
決定循環不收斂時會怎樣：最多幾輪、時間限制，或升級給指定人士。把它加為決策或升級分支。若合約或機構有規定就跟從；沒有的話，就與各方議定一條，並在留言中註明。
在其他流程重用這個模式
循環畫好之後，把它的結構複製到工程中的其他審閱。同一個形狀也出現在送審文件審閱（/yue/templates/工程呈交文件審批流程）、RFI 資料查詢（/yue/templates/工程資料查詢單流程）和尾項清單（/yue/templates/竣工缺漏清單流程）這幾個流程範本，只是負責人和退出規則不同。
應避免的錯誤
審閱方格只有一支箭嘴出去
這暗示工作第一次就通過，令流程看來很短，並隱藏了耗掉時間的那幾輪。
一律返回起點
把每次再提交都送回開頭，會誇大重複的工作。要畫出真正的重新進入點，通常在流程中段。
循環沒有出口
沒有上限或升級處理的循環，暗示每次審閱都會達成共識。就算規則只是「第二輪之後升級給項目經理」，也要加上去。
隱藏了作者那一邊
修訂步驟若沒有負責人，意見就會無人回應。寫明由誰回應、在哪條泳道，令等候時間有人負責。
繪製你們自己的審閱循環
把建築許可示例開啟為你自己的圖表，為泳道改名，並加入你們機構或合約要求的退出規則。
相關指南
常見問題
甚麼是審閱及重新提交循環？
這是一個重複的程序：工作交給審閱者，帶着意見回來，修訂後再送去審閱。直至審閱者接納工作，或者退出規則生效才完結。它出現在許可的圖則審查、送審文件、RFI、設計審閱和尾項清單之中。
圖表應該容許多少輪？
這取決於你的合約、你的機構或你們自己的協議，本指南不設定數目。重要的是圖上寫明一條規則，無論是輪數、時間限制還是升級處理，令沒有人以為循環會自行結束。把議定的規則記錄在決策的留言裏。
循環在流程的哪裏重新進入？
在第一個須要重做的步驟，那往往不是起點。在許可示例中，規範意見會把申請退回圖則審查而非收件，而不完整的申請則會退回表格步驟。請對照流程實際如何運作，逐個循環檢查。
建築工程有哪些流程用這個模式？
有好幾個。可參閱送審文件審閱流程（/yue/templates/工程呈交文件審批流程）、建築許可申請流程（/yue/templates/建築許可證申請流程）和RFI 資料查詢流程（/yue/templates/工程資料查詢單流程）等範本。這些如何在整個工程中配合，請閱讀《如何繪製建築工程工作流程》這篇指南（/yue/guides/如何繪製建築工程工作流程）。