如何建立文件審批工作流程
如何建立一條先分流、後簽署的文件審批工作流程：把改動分類，讓文件類型決定審閱人，並為編輯性改版留一條略過審閱的路。
運作方式
先做分流表，再畫圖
一種文件類型一行，加上兩欄大家會爭論的東西：這個類型必須有哪些審閱人，以及可以放行它的授權級別。在那張表上把爭論解決掉，代價是一個下午，而不是一份改版。之後的圖只是把這張表畫出來，所以一個沒有人同意過的類型，就會變成一條沒有人走的路線。
用文字寫清楚編輯性與實質性
編輯性的意思是讀者不會因此有任何不同做法：排版、版面、部門改名、更正交叉引用。其餘一律屬於實質性。要指名由誰仲裁有爭議的分類，因為邊界個案——改動了的公差數值、調整過次序的步驟清單——正正是這個定義值錢的地方。
把分流問題放在最前面幾列
把分類問題打進試算表最上面幾列，並把每一列的「形狀」設為決策。因為「連線至」填的是列號，一條略過整個審閱區塊的路線，不過就是一個跳過去的號碼——編輯性出口是一個數字，不是一張重畫過的圖。
把審閱收成一列，再排好簽署次序
同時進行的審閱人是同一列：他們的意見並行送達，並匯合到作者身上。只有在後一個簽署要會簽前一個時才排成順序，例如「取得第二位審批」；其餘的都是把習慣畫成了圖。分支的字填進「連線文字」，次序與它承載的號碼一致。
每一種結局都要有自己的終止符
文件獲發布的地方把「形狀」設為成功，被否決的設為拒絕，退回作者的設為結束。三種已發布狀態並不是重複：完整審批後發布、附帶培訓任務發布，以及一次登記在案的編輯性更新，留下的責任確實不同。
拿三次有紀錄的改版重走一遍
由文件管制紀錄裏取最近三筆，只用頭三條問題去分類。如果三筆都落在同一條路線上，說明這個分類目前甚麼工作都沒有做——要麼定義劃得太闊，要麼那三次改版真的很相似。把樣本擴大，直到其中一筆走出不同的路為止。
常見問題
文件應該由誰批准，誰只做審閱？
審批人是這份文件的流程負責人，或者持有該類型授權的那個人——一個指名的人，絕不是一個職位信箱。審閱人同樣不是逐份文件去揀：名單屬於文件類型，而示例中「是否屬於受規管的文件類型？」正是在解決這件事，為一條原本兩者皆無的路線加上品質與法規的名字。把類型爭論一次，就等於為它日後每一次改版都作了決定。
每一次文件改版都要走完整的審批嗎？
不需要，而把它當成需要，正是審閱周期一拖幾星期的原因。一次不改變任何意思的改版——排版、部門改名、更正引用——需要的是一筆記錄在案的編輯性更新，而不是重新收集一輪簽署。凡是改變了別人必須做的事，就走完整路線，包括它的文件類型所要求的那些審閱人。關鍵是這個檢驗在改版到來之前就已經存在，而且不是只有作者一個人在應用它。
一份文件應該審閱多少輪？
一輪，只有在第一輪找到實質問題時才需要第二輪。工作流程真正要交代的，是第二輪仍然收不了尾時會怎樣，而這正是「作者能否即時解決？」的職責：答「是」就把意見再送一輪，答「否」則終止於「退回作者返工」——這是決定停止審閱一份本來就未準備好的草稿，而不是繼續讓它轉圈。沒有上限的輪數，只會換來四位審閱人份量的意見和一個沒有人負責的結果。
「已閱讀並明白」的紀錄有甚麼用？
它是做這項工作的人知道有這次改動的證據——與文件是否獲批准，是兩個不同的問題。如果改動改變了某人在受規管、安全關鍵或面向客戶的步驟裏實際上必須做的事，要求這份確認就有意義；如果每一次措辭修改都要求，它就只是一次點擊。審核員會看文件生效日期與確認紀錄之間的空隙，因為那段時間正是大家仍在按舊版本作業。