點樣控制文件同記錄
透過審查同發出控制當前嘅指示；透過識別、保留、擷取同授權處置，保護完成嘅記錄。 控制文件係可以修改嘅現行指示，而控制記錄係工作證據，必須保持可擷取同保護。
文件係可以修訂嘅現行工作指示；記錄就係已完成工作嘅證據，要妥善保護，亦要確保日後搵得返。
簡而言之
- 用審查、核准、修訂同撤銷嚟做即時指示同空白表格。
- 對完成嘅記錄使用識別、保護、擷取同保留規則。
- 當呢個上下文之後重要嗰陣，將源文件修訂版本同記錄一齊保留。
兩種資訊需要唔同嘅控制
空白檢查表格係一份受控文件：佢嘅版面可以修改，而被取代嘅空白應該留低使用。填妥嘅檢查表格係一份記錄：編輯佢嚟配合新嘅表格修訂會損害證據。兩者都需要擁有者同存取規則，但係只有前者有當前嘅問題要發佈。
將分別放喺受控表格變成完整記錄嘅地方。文件登記冊識別咗邊份表格修訂係有效嘅；記錄索引會講一個完成咗嘅實例喺邊度保留，保留咗幾耐，同埋邊個可以更正或者處置佢。將兩個識別碼連結起嚟，等審查員可以重建邊個指令管治咗個工作。
跟住受控嘅表格嚟使用
圖表透過問題控制空白表格；佢嘅使用會建立受另一個保留規則管轄嘅記錄。
核准個空白表格
作者、審查員同核准者會喺任何人記錄表格欄位之前，先授權一個已識別嘅問題。
發佈同埋撤回
控制器會喺寄存器入面輸入新嘅期刊，發佈佢，然後喺使用點移除被取代嘅空白副本。
保留完成嘅實例
用戶填寫表格之後，就算空白表格之後有變動，都可以喺記錄時間表下面保留嗰啲有日期嘅記錄。
運作方式
將個項目分類
問下佢係指引未來嘅工作定係證明完成嘅工作。空白表格係前者；每個完成嘅實例都係後者。
寫獨立嘅控制規則
對於文件，定義核准、當前副本存取同埋撤銷。對於記錄，定義擁有者、位置、存取權、保留期同埋授權處置。
連結證據
喺需要嘅地方，將有效嘅文件 ID 同修訂版本放喺完成嘅記錄上面，等之後嘅審查員可以將證據連結到現行嘅指示。
應避免的錯誤
當表格改變嗰陣替換證據
重新發出空白表格，但係根據適用於記錄嘅保留規則保留完成嘅實例。
映射文件交接
調整控制圖表，然後加入空白表格變成保留記錄嘅點。
相關指南
常見問題
完成咗嘅檢查清單仲係咪受控制嘅文件？
佢嘅空白模板係一份受控文件；完成嘅檢查清單係活動嘅記錄，需要記錄控制。
記錄可唔可以更正？
遵守適用嘅更正規則，噉樣原始條目、更正、人物同日期就可以繼續追溯。
記錄係咪應該出現喺文件登記冊入面？
受控嘅形式可以。喺重建重要嘅情況下，使用完成嘅實例嘅記錄時間表或者索引，並透過 ID 連結。