點樣喺甘特圖顯示回饋及修訂輪次

甘特圖冇循環,所以審閱輪次要畫成任務。按一般返工量估算回饋同修訂輪次、決定畫幾多輪、標示改動變貴嘅鎖定點,並顯示邊個喺等邊個。

回饋同修訂係一個循環,而甘特圖畫唔到循環。本指南示範點樣將審閱輪次計劃成有實際工期嘅任務、喺邊度鎖定工作,以及令等候變得睇得見。

簡而言之

  • 甘特圖冇循環:將每輪審閱畫成任務,工期預留一般返工量。
  • 決定畫幾多輪,並將數目寫入任務名稱或備註。
  • 將被等待者嘅回合設為獨立任務,令佢睇得見。
  • 喺鎖定點加里程碑,即係之後修改要重複前面工作嘅位置。
  • 循環本身用流程圖畫,甘特圖則顯示循環佔用嘅時間。

喺只會向前行嘅圖表上計劃循環

做過書、影片或者品牌宣傳嘅人都知,回饋唔會只來一次。初稿送出,意見返嚟,修改,再送出。流程圖可以輕鬆畫一支箭咀返去較早嘅步驟,甘特圖就做唔到:每個依賴都向前指向時間,而閉合成循環嘅連結會以虛線顯示,唔會用嚟排程。

實際做法係唔好再嘗試畫循環,而係計劃循環嘅成本。一輪審閱變成一項以工作日計嘅任務,按一般情況估算:審閱者所需時間,加修改所需時間,再加第二次修改通常需要嘅份額。你決定畫幾多輪,並喺任務名稱或備註寫明。畫兩輪,就係計劃咗兩輪;第三輪唔會偷偷藏喺圖表任何地方。

兩件事令輪次易讀。第一,被等待嘅人應該睇得見。如果作者修訂稿件,呢步就係獨立任務,計劃就會顯示書稿喺等作者。第二,要有一個之後修改會變貴嘅點。喺出版業,呢個點係印刷檔案批准:之前重寫只需重新排版,之後就要重新打樣。將呢個點畫成里程碑,並將日期告訴審閱者。

下面嘅例子分階段建立書籍出版範本。數字只係示範,請用你嘅編輯同作者實際所需時間代替。至於同一份計劃嘅前置期部分,請睇位於 /yue/guides/甘特圖發行日期前置期 嘅指南;整體製作計劃則睇位於 /yue/guides/創意製作甘特圖規劃 嘅指南。時間表安排嘅係工作,唔會取得引用文字或圖片嘅許可,亦唔會令合約生效。

書籍出版計劃入面嘅審閱輪次,分階段建立

五個分組共二十二項任務。工期只係示範,請自行設定。打開試算表面板,就睇到每個階段背後嘅行。

  1. 第一輪,包括作者嘅回合

    「結構編輯」需時 15 個工作日,「作者修訂稿件」再需 10 日。作者嘅回合係獨立任務,所以計劃會顯示書稿喺等作者。里程碑「修訂稿已接納」落喺第 25 日。

  2. 第二輪,規模較細

    「文字編輯」(8)之後係「作者回覆編輯提問」(4)。提問回合比第一輪短,因為文字已經大致定稿。完成後,計劃去到第 37 日。

  3. 封面等頁面

    「與作者檢視封面構思」(3)帶到里程碑「封面已批准」。「完成含書脊厚度的封面」(3)要等「內文排版」(10),因為頁數要排好版先確定。

  4. 鎖定

    「校對及修正頁樣」(8)之後係「印刷檔案已批准」,仲要等封面完成同「編製索引」。呢個就係鎖定:之前遲咗重寫只需重新排版,之後就要重新打樣。按呢啲數字,佢落喺第 55 日。

  5. 遲來嘅一輪會牽動乜

    「印製及檢查試印本」(5)、「進行印刷」(10)同「書籍送抵倉庫」(4)跟住鎖定。將「作者修訂稿件」延長 5 日,文字鏈上跟住嘅所有任務,包括「出版日」,都會一齊移後 5 日。

甘特圖畫唔到嘅循環

客戶審閱樣本、要求替代樣本,再審閱一次。呢個流程圖畫出循環;下面嘅甘特圖就計劃佢所需時間。

  1. 製作樣本並送出

    喺「客戶要求提供布料、飾面或物料樣辦」之後係「調取或製作所需樣辦」同「連同參考編號將樣辦寄給客戶」。呢個係第一輪,甘特圖將佢畫成一項任務。

  2. 客戶作決定

    「客戶對照期望審閱樣辦」帶到決策「客戶是否**按原樣**批准樣辦?」。答案決定計劃要多幾多輪。

  3. 返轉頭嘅箭咀

    答 No,「客戶是否要求替代樣辦或特調配色?」帶到「調取或製作替代樣辦」,而該步驟返回「連同參考編號將樣辦寄給客戶」。呢支返轉頭嘅箭咀就係循環。甘特圖只可以用額外時間表示。

  4. 批准或結束請求

    「記錄拒絕並結束樣辦要求」結束客戶放棄嘅請求。答 Yes,就接住「將已批准的樣辦參考編號登記到訂單」同「保留實物或數碼參考樣辦供生產對色」,只有訂單需要時才有「取得客戶簽署的樣辦批准」。

客戶樣辦審批流程圖(傢俬)

運作方式

  1. 列出輪次同每個回合嘅負責人

    寫低工作離開一個人、再返嚟嘅每個位置:作者、編輯、客戶、批准人。為每個回合設獨立任務,圖表就會顯示被等待嘅人。

  2. 按一般返工量估算每輪

    估算審閱者所需時間同修改所需時間,再加第二次修改嘅預留。以完整工作日輸入。如果你嘅輪次通常比最初估計長,就用較長嘅數字。

  3. 決定畫幾多輪

    畫出你預計會發生嘅輪數,並寫入任務名稱,例如審閱第 1 輪同審閱第 2 輪。加第三輪係決定加一項任務,日期會移動,而且人人睇得到。

  4. 為鎖定加里程碑

    加一個工期為 0 嘅里程碑,標示之後改動需要重複前面工作嘅位置,例如批准印刷檔案或最終剪輯。令下一階段等佢。

  5. 安排可以同輪次並行嘅工作

    只有喺初稿上開始都安全嘅工作,先用開始到開始連結,例如 5SS+2。如果下一輪可能改變佢所用嘅內容,就令佢等該輪完成。

  6. 分享圖表,並將循環留喺流程圖

    用連結同審閱者分享圖表,令佢哋睇到鎖定日期。如果團隊需要睇循環本身同其決策,就用流程圖畫,甘特圖則留畀時間。

應避免的錯誤

  • 只畫一輪,卻預備三輪

    一項只有幾日嘅審閱任務睇落整齊,但好少捱得過審閱者。請按一般情況估算,或者將第二輪畫成獨立任務。

  • 將作者收埋喺編輯任務入面

    如果作者嘅回合包含喺編輯任務之內,計劃就顯示唔到工作喺邊度等。請為作者、客戶或批准人嘅回合設獨立任務。

  • 冇鎖定點

    冇一個之後改動會變貴嘅里程碑,每條意見睇落都一樣平。畫出鎖定點,並話畀審閱者知佢係乜、幾時到。

  • 以為進度會移動日期

    將審閱任務設為完成 50% 並唔會縮短佢,亦唔會移動後面嘅任務。如果某輪用緊更長時間,請改佢嘅工期,之後嘅日期就會移動。

開啟書籍出版甘特圖

開啟書籍出版範本,將審閱輪次改成你嘅工期,睇鎖定點同出版日點樣移動。

開啟書籍出版甘特圖

相關指南

常見問題

甘特圖可以顯示回饋循環嗎?

唔可以。閉合成循環嘅依賴會被偵測並以虛線顯示,唔會用嚟排程。請將循環計劃成一項或多項工期預留返工量嘅審閱任務,並將循環本身畫喺流程圖。

我應該畫幾多輪審閱?

畫你預計會發生嘅輪數,唔好多。按次序命名,例如第 1 輪同第 2 輪,讀者就睇到計劃假設咗幾多輪。之後加一輪會令日期移動,呢個正正係用意。

一輪審閱應該有幾長?

要夠審閱者、修改同第二次修改嘅一部分。例子入面嘅數字只係示範。請用你過往輪次嘅實際數據,如果超時,就用較長嘅數字。

流程圖喺邊度適用?

流程圖畫決策同返轉頭嘅箭咀,例如[客戶樣辦審批流程圖](/yue/templates/客戶樣辦審批流程)。甘特圖畫呢啲輪次佔用嘅時間。你可以將甘特圖複製為流程圖,流程圖嘅箭咀會變成依賴。

圖表會記錄邊個已批准嗎?

填寫「人員」欄(People),任務就顯示負責人,亦可以設定進度,但圖表唔會記錄或強制批准。留言、批准同版本記錄喺呢張圖表上嘅運作同其他圖表一樣。

本指南所用的範本

書籍出版甘特圖範本:由稿件到出版日 — 可編輯的書籍出版甘特圖:結構編輯及文字編輯、與內文並行製作的封面、排版及校對、印刷檔案、零售商書目資料、印刷及出版日,附依賴和里程碑。