Organigramme d'inspection des matières premières entrantes (de la réception…
Organigramme d'inspection des matières premières entrantes : vérification du bon de commande/spécifications, statut d'approbation du fournisseur, examen du COA/allergène, échantillonnage et tests en laboratoire, puis libération, mise en…
Qu'est-ce que le processus organigramme d'inspection des matières premières entrantes (de la réception… ?
Ce graphique suit une livraison de matière première depuis le moment où elle atteint le quai jusqu'au moment où elle devient un stock utilisable ou part comme un rejet. La livraison est vérifiée par rapport au bon de commande et aux propres spécifications du matériel ; le statut d'approbation actuel du fournisseur est vérifié avant que quoi que ce soit ne soit inspecté, car une livraison provenant d'un fournisseur qui n'est pas approuvé pour cet article nécessite une décision propre, quelle que soit l'apparence du matériau ; la documentation qui l'accompagne — certificat d'analyse, déclaration d'allergène et de spécification — est vérifiée par rapport à la spécification de libération et à la matrice d'allergènes du produit ; le matériau lui-même est inspecté visuellement et physiquement et échantillonné ; et, lorsque les spécifications propres au matériau l'exigent, un résultat de laboratoire est vérifié avant que quoi que ce soit n'aille plus loin. Un laissez-passer libère le lot en stock. Un écart, un fournisseur non actuellement approuvé, une documentation manquante ou non conforme, un échec d'inspection ou un résultat de laboratoire raté convergent tous vers la même attente : le lot est mis en quarantaine, une non-conformité du fournisseur est soulevée et le lot lui-même est soit rejeté et renvoyé au fournisseur, soit libéré dans le cadre d'une concession documentée. Quatre couloirs le portent : entrepôt, contrôle qualité/CQ, qualité/assurance qualité et approvisionnement -, de sorte qu'une attente, une non-conformité ou une concession a toujours un propriétaire nommé au lieu de se dissoudre en « quelqu'un devrait examiner cela ».
Il s'agit de la porte du quai de réception, et non du processus qui a décidé que ce fournisseur pourrait vous expédier en premier lieu. Qu'une source soit qualifiée - classée à risque, certifiée, auditée ou testée sur la liste des fournisseurs approuvés - est le processus d'approbation des fournisseurs de produits alimentaires, chez /fr/templates/organigramme-du-processus-d-approbation-des-fournisseurs-de-produits-alimentaires-documentation-de-la-liste-ap ; ce que ce graphique fait avec ce statut, c'est de le vérifier au moment où une livraison arrive, et non de le définir. Une évaluation des risques des fournisseurs, chez /fr/templates/organigramme-d-evaluation-des-risques-lies-aux-fournisseurs-arbre-de-decision, est la version plus large et indépendante du produit du même jugement pour tout tiers, pas seulement une source d'ingrédients alimentaires, et ce tableau suppose que le jugement en amont existe déjà plutôt que de le répéter. Il ne s'agit pas non plus d'un plan HACCP : rien sur ce tableau ne nomme un point de contrôle critique, une fréquence de surveillance ou une limite critique, car quelle étape est un CCP et quelle est sa limite dépend de votre produit, de votre processus et de votre propre analyse des dangers ; ce tableau indique où un véritable plan HACCP s'attacherait à la réception, et non ce qu'il dit. Et il ne s'agit pas du processus d'action corrective du fournisseur, chez /fr/templates/organigramme-du-processus-d-action-corrective-du-fournisseur-scar-probleme-jusqu-a-la-cloture : une fois qu'une non-conformité est soulevée ici, l'enquête, le confinement sur le propre site du fournisseur et la vérification qui s'ensuit s'y déroulent, et un modèle de défaillances entrantes du même fournisseur constitue un cas pour un audit complet du fournisseur, chez /fr/templates/organigramme-du-processus-d-audit-des-fournisseurs-audit-de-seconde-partie, ce n'est pas une règle que ce tableau du quai de réception peut appliquer à lui seul. Considérez ce tableau comme un point de départ adaptable pour vos propres procédures, les réglementations en matière de sécurité alimentaire qui s'appliquent là où vous fabriquez et vendez, et révisé par le propriétaire de votre plan HACCP et de votre programme de qualité des fournisseurs - et non comme un document qui établit à lui seul la conformité à l'un d'entre eux.
Cinq décisions portent le palmarès. « Correspond au bon de commande et aux spécifications ? » détecte la substitution ou le court-circuit avant même que les documents du fournisseur ou l'état du matériau ne soient pris en compte. « Statut d'approbation du fournisseur ? » se trouve juste après et avant que la documentation ne soit vérifiée, volontairement : une livraison provenant d'un fournisseur qui n'est pas actuellement approuvé nécessite une décision à ce sujet, quelle que soit la propreté des documents ou du matériel. 'Documentation complète et conforme ?' est à trois voies plutôt qu'une porte de réussite/échec, car un certificat manquant peut être recherché alors qu'une déclaration d'allergène non conforme ne le peut pas - l'une est une lacune administrative, l'autre est une raison de conserver le lot. « Résultat de l'inspection visuelle/physique ? » maintient un appel limite avec l'AQ plutôt qu'avec la personne qui a extrait l'échantillon, via un service dédié « Disposition AQ de l'échantillon limite ? » étape, pour la même raison, un inspecteur réceptionnaire ne devrait pas être celui qui autorise son propre rejet. Et « Disposition du lot non conforme ? boucle la boucle : rejet et retour au fournisseur, ou libération dans le cadre d'une concession documentée qui doit être enregistrée pour le lot, et non transmise pour maintenir un calendrier de production en mouvement.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre couloirs (Entrepôt, Contrôle qualité/CQ, Qualité/AQ et Approvisionnement) répartis en six phases : réception, vérification, vérification de la documentation, inspection et test, élimination, et libération ou retour - de sorte qu'une retenue, une non-conformité ou une concession a toujours un propriétaire nommé.
- Un message « Correspond au bon de commande et aux spécifications ? » la décision juste après que la livraison ait été vérifiée par rapport au bon de commande, avec un écart bloquant la livraison plutôt que de la laisser continuer jusqu'au fournisseur et des contrôles de documentation non résolus
- Un « Statut d'approbation du fournisseur ? » vérifier avant l'examen de la documentation, de sorte qu'une livraison provenant d'un fournisseur qui n'est pas actuellement approuvé soit acheminée vers la même attente qu'une inspection ayant échoué au lieu de procéder sur la base de documents vierges
- Un triptyque « Documentation complète et conforme ? décision qui renvoie un certificat manquant sur une boucle "Demander le document manquant ou corrigé", tandis qu'une déclaration d'allergène ou de spécification non conforme part directement en soute
- Un « Résultat de l'inspection visuelle/physique ? » décision avec sa propre « disposition AQ de l'échantillon limite ? » et une étape « Tests en laboratoire requis pour ce matériau ? » branche qui est contrôlée par les propres spécifications du matériau plutôt que par une règle fixe pour chaque matière première
- Un message de clôture « Disposition du lot non conforme ? décision qui suit « Mettre le lot en quarantaine ; appliquer une étiquette de retenue » et « Soulever une non-conformité du fournisseur » — le lot est soit rejeté et renvoyé au fournisseur, soit libéré dans le cadre d'une concession documentée enregistrée pour le lot plutôt que transmis
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez ou révisez une procédure de réception et d'inspection à l'arrivée et avez besoin d'une idée de qui vérifie le bon de commande, qui vérifie le statut et les documents du fournisseur, qui inspecte et échantillonne le matériel et qui a le pouvoir de détenir, de rejeter ou d'approuver une concession.
- Les matières premières non conformes continuent d'atteindre la production au lieu d'être attrapées au quai, et vous devez voir si l'écart se situe au niveau de la vérification du bon de commande/des spécifications, de la vérification du statut du fournisseur, de l'examen de la documentation ou de l'inspection physique elle-même.
- Vous séparez pour la première fois le rôle d'inspection et de test de l'autorité de disposition et de libération, et vous souhaitez que ce transfert – le contrôle qualité le trouve, l'assurance qualité le décide – soit explicite plutôt que supposé.
- Vous souhaitez que les étapes destinées au fournisseur (vérification du statut d'approbation au point de livraison, signalement d'une non-conformité, choix de rejet et de retour plutôt qu'une concession documentée) soient visibles dans le cadre de la réception plutôt que laissées comme une conversation parallèle avec l'acheteur.
- Un client, un auditeur ou un organisme de certification a demandé une description documentée de la manière dont les matières premières entrantes sont inspectées, testées si nécessaire et libérées ou conservées, avant d'élaborer le plan d'échantillonnage détaillé, les spécifications et la documentation HACCP en dessous.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies avec vos propres fonctions
Remplacez l'entrepôt, le contrôle qualité/CQ, la qualité/AQ et les achats par les rôles que vous avez réellement. Un site plus petit gère souvent le contrôle qualité et l'assurance qualité comme un seul rôle ou un seul chef d'équipe, alors fusionnez ces voies plutôt que de procéder à un transfert qui ne se produit jamais ; ajoutez une voie de sécurité alimentaire distincte uniquement si ce tableau est destiné à indiquer une étape que votre équipe de sécurité alimentaire, et non celle chargée de la qualité, possède réellement.
Écrivez vos propres tolérances de correspondance de PO et de spécification
« Correspond au bon de commande et aux spécifications ? » est inerte jusqu'à ce que vous décidiez ce qui compte comme correspondance. Indiquez ce qui déclenche l'écart - quantité en dehors d'une tolérance indiquée, taille de paquet incorrecte, révision des spécifications que vous n'avez pas commandée - et qui au quai est autorisé à accepter un écart mineur par rapport à qui doit être appelé pour autre chose.
Nommez votre fournisseur agréé et ce que signifie « non approuvé » à votre quai
Pointez « Vérifiez le statut d'approbation actuel du fournisseur » sur votre propre liste de fournisseurs approuvés ou sur votre système d'approbation des fournisseurs plutôt que sur une mémoire de qui est fiable. Décidez de ce qui arrive à une livraison provenant d'un fournisseur à mi-qualification ou en statut conditionnel (une exception nommée avec approbation du contrôle qualité ou une mise en attente sans exception) avant qu'un chauffeur ne l'attende.
Définissez votre liste de contrôle de documentation et ce qui est négociable
Répertoriez exactement ce que « Vérifier la documentation d'accompagnement » exige pour chaque catégorie de matériau – un COA par rapport à votre propre plage d'acceptation, une déclaration d'allergène et de spécifications par rapport à la propre matrice d'allergènes de votre produit – et décidez quelles lacunes peuvent être comblées dans la boucle « Demander le document manquant ou corrigé » et lesquelles constituent une non-conformité à partir du moment où elles sont trouvées, sans boucle disponible.
Décidez quelles matières premières nécessitent des tests en laboratoire et par rapport à quoi
« Des tests en laboratoire sont requis pour ce matériau ? » est volontairement générique. Liez-le à vos propres spécifications de matériaux et à votre analyse des dangers, matériau par matériau – un écouvillon allergène, un panel microbiologique, l'activité de l'eau, peu importe ce qui s'applique – nommez le laboratoire, interne ou accrédité, et indiquez ce que « conforme aux spécifications » signifie pour chaque test que vous effectuez réellement.
Déterminer qui peut détenir, rejeter et approuver une concession
Nommez un rôle spécifique, et non un service, pour chacun des trois appels effectués par ce tableau : qui peut suspendre une livraison, qui peut signer la décision de rejet et de retour et qui peut approuver une concession ou une utilisation sous dérogation. Indiquez clairement quelles catégories de non-conformité (une incompatibilité d’allergènes est la plus évidente) qu’une concession ne peut jamais couvrir, quel que soit le demandeur.
Comparez-le au journal de réception réel du mois dernier
Prenez une poignée de dossiers de réception terminés, dont un qui a été retenu, rejeté ou libéré sous concession, et tracez chacun d'entre eux dans le dossier. Toute étape décrite par les gens qui n'est pas dessinée, ou qui est sautée lorsque le camion attend, est une découverte qui mérite d'être corrigée avant de publier la procédure.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus d’inspection des matières premières entrantes ?
Une livraison arrive au quai et est vérifiée par rapport au bon de commande et aux spécifications propres au matériel ; une divergence le maintient là plutôt que de le laisser continuer. Le statut d'approbation actuel du fournisseur est ensuite vérifié, et un fournisseur qui n'est pas actuellement approuvé est acheminé vers la même attente qu'une inspection ayant échoué, quelle que soit l'apparence de la livraison. La documentation d'accompagnement — certificat d'analyse, déclaration d'allergène et de spécification — est vérifiée pour en vérifier l'exhaustivité et la conformité ; un document manquant peut être arraché au fournisseur, mais une déclaration non conforme retient purement et simplement le lot. Le matériau est ensuite inspecté visuellement et physiquement et échantillonné par rapport au plan d'échantillonnage de l'usine, avec un résultat limite acheminé vers l'assurance qualité pour un appel de disposition plutôt que laissé à celui qui a prélevé l'échantillon. Lorsque les spécifications du matériau l'exigent, un échantillon est soumis à des tests en laboratoire et le lot reste en quarantaine jusqu'à ce que le résultat soit disponible. Un laissez-passer sur chaque chèque libère le lot en stock. Un écart, un fournisseur non approuvé, une documentation non conforme, un échec d'inspection ou un résultat de laboratoire raté convergent tous vers la quarantaine, une non-conformité du fournisseur soulevée contre la livraison et une décision finale de rejeter et de renvoyer le lot au fournisseur ou de le libérer dans le cadre d'une concession documentée.
Ce modèle établit-il la conformité HACCP ou en matière de sécurité alimentaire ?
Non. Ce diagramme est un schéma de processus pour un point de contrôle – le quai de réception – et non un système de gestion de la sécurité alimentaire, et son utilisation ne satisfait en soi à aucune réglementation ou norme. Aux États-Unis, les exigences actuelles de la FDA en matière de bonnes pratiques de fabrication pour l'alimentation humaine (21 CFR Part 117, Subpart B, en particulier 21 CFR 117.80) exigent que les matières premières et autres ingrédients soient inspectés et, si nécessaire, manipulés pour les protéger contre la contamination avant leur utilisation. Au niveau international, les Principes généraux d'hygiène alimentaire du Codex Alimentarius (CXC 1-1969) établissent la même attente générale selon laquelle les matières entrantes sont contrôlées, encore une fois sans prescrire de procédure. La présence d'un point de contrôle critique dans ce tableau - et, le cas échéant, quelle est sa limite critique et sa fréquence de surveillance - dépend de votre produit et de votre propre analyse des dangers, et non de ce qui est affirmé ici. Considérez ce tableau comme un point de départ adaptable, examiné par le propriétaire de votre plan HACCP et de votre système qualité, et non comme une preuve de conformité en soi.
En quoi l’inspection à l’arrivée est-elle différente de l’approbation des fournisseurs de produits alimentaires ?
Ils courent à des moments différents et répondent à des questions différentes. L'approbation du fournisseur de produits alimentaires décide si une source doit se voir confier une relation d'ingrédient, d'emballage ou de co-packing (catégorie de risque, certification, audit ou questionnaire, commande d'essai) avant l'arrivée de la première livraison commerciale ; ce processus est couvert par /fr/templates/organigramme-du-processus-d-approbation-des-fournisseurs-de-produits-alimentaires-documentation-de-la-liste-ap. L'inspection à l'arrivée suppose qu'un jugement a déjà été fait et vérifie une livraison par rapport à celle-ci : s'agit-il du matériau décrit dans le bon de commande et les spécifications, le statut d'approbation du fournisseur est-il toujours à jour, les documents relatifs à cette expédition correspondent-ils à ce que le dossier avait promis et le matériau lui-même passe-t-il l'inspection et, le cas échéant, le test. Un fournisseur peut être entièrement approuvé tout en livrant un lot non conforme – une palette mal sélectionnée, un certificat expiré qui n’a pas été renouvelé, un véritable bordereau de qualité – ce qui correspond exactement à l’écart que ce tableau vise à combler. Les deux processus se rejoignent au niveau du « Statut d'approbation du fournisseur ? » décision, qui est la seule vérification par ce tableau de la production de l'autre, et non une répétition du travail.
Qu’est-ce qu’une concession ou une utilisation sous dérogation, et qui doit l’approuver ?
Une concession, parfois appelée utilisation sous dérogation, signifie utiliser ou libérer un lot spécifique contre une approbation de déviation documentée plutôt que par rapport aux spécifications d'origine - le matériau n'était pas conforme aux spécifications, et quelqu'un ayant l'autorité pour accepter ce risque a décidé que la déviation était acceptable pour cette utilisation, cette fois-ci, avec la raison enregistrée. Ce n'est pas un moyen d'effacer une attente sous la pression d'un calendrier, et il ne devrait jamais être disponible pour un défaut qui touche directement à la sécurité alimentaire, comme une déclaration d'allergène qui ne correspond pas à ce qui figure sur votre étiquette ou un test d'agent pathogène échoué - ceux-ci appartiennent à la branche de rejet et de retour, pas à celle-ci. Décidez à l'avance, selon votre propre procédure plutôt que le jour même, qui peut accorder une concession, quelles catégories de défauts sont éligibles et ce qui doit être enregistré sur le lot - l'écart, l'approbateur et toute restriction sur la manière dont le matériau peut être utilisé. Ce tableau indique « Disposition du lot non conforme ? » la décision suppose que la règle existe déjà ; cela ne le définit pas.
Quels enregistrements l'inspection à l'arrivée doit-elle produire pour la traçabilité ou un rappel ?
Au minimum, suffisamment pour lier le code de lot que vous attribuez lors de la réception au propre numéro de lot ou de lot du fournisseur, et le transmettre à tout ce qu'il devient dans votre processus - la même logique one-up, one-back qui rend possible un rappel simulé. Ce tableau génère les pièces au fur et à mesure de la livraison : la correspondance du bon de commande et des spécifications, le statut d'approbation du fournisseur au moment de la livraison, le COA et la déclaration d'allergène au dossier, l'échantillon et tout résultat de laboratoire, et la décision finale, y compris qui a approuvé une retenue, un rejet ou une concession et pourquoi. Aux États-Unis, la règle de traçabilité des aliments de la FDA (21 CFR partie 1, sous-partie S, parfois appelée règle 204) ajoute des exigences spécifiques en matière de tenue de dossiers, y compris la réception de dossiers, pour les aliments figurant sur sa liste de traçabilité des aliments, avec sa propre portée, ses exemptions et sa date de conformité que vous devez vérifier directement plutôt que de supposer qu'elles s'appliquent à vous. Si vous détenez ou recherchez une certification reconnue par la GFSI telle que BRCGS, FSSC 22000 ou SQF, chaque système ajoute ses propres attentes en matière de traçabilité et de conservation des enregistrements à celles exigées par votre régulateur, alors vérifiez le système spécifique et la version sous lesquels vous opérez.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus d'approbation des fournisseurs de produits… et passe le relais à Organigramme du processus d'action corrective du fournisseur (SCAR, problème….
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