So ziehen Sie eine SOP zurück
Ziehen Sie eine SOP zurück, indem Sie entscheiden, dass sie nicht mehr anwendbar ist, indem Sie den Rückzug genehmigen, jede Kopie am Einsatzort entfernen und den erforderlichen Verlauf bewahren.
Ziehen Sie eine SOP zurück, indem Sie entscheiden, dass sie nicht mehr anwendbar ist, indem Sie den Rückzug genehmigen, jede Kopie am Einsatzort entfernen und den erforderlichen Verlauf bewahren.
Kurz gesagt
- Bewerten Sie Abhängigkeiten: Identifizieren Sie den Grund für die Einstellung und alle zugehörigen Prozesse, Formulare, Schulungselemente und Kopien am Einsatzort.
- Rücknahme genehmigen: Lassen Sie den verantwortlichen Eigentümer die Rücknahme genehmigen und notieren Sie das Datum des Inkrafttretens und ggf. den Ersatz.
- Entfernen und aufbewahren: Kopien zurückziehen, das Register aktualisieren und die historische Ausgabe gemäß der Aufbewahrungsregel aufbewahren.
Wie man eine SOP in der Praxis zurückzieht
Allein durch das Löschen gehen Beweise verloren, während die Durchsuchbarkeit einer alten Prozedur zu einer versehentlichen Verwendung führt. Bei der Pensionierung handelt es sich um eine kontrollierte Statusänderung mit einem Inkrafttretensdatum und einer klaren Entscheidung über Ersatz oder Nichtersatz.
Notieren Sie, warum die Aufgabe oder Methode beendet wurde, bewerten Sie entsprechende Schulungen und Formulare, genehmigen Sie die Einstellung, markieren Sie das Register und entfernen Sie Kopien aus den Arbeitsbereichen. Archivieren Sie die letzte Ausgabe mit ihren Genehmigungen und dem Aufbewahrungsdatum.
Folgen Sie dem Rentenzweig
Eine regelmäßige Überprüfung kann eine SOP zurückziehen, ihre aktuelle Kopie zurückziehen und ihre historische Ausgabe bewahren.
Bewerten Sie Abhängigkeiten
Ein Bedarf oder eine Änderungsanforderung öffnet den kontrollierten Lebenszyklus, anstatt die SOP stillschweigend zu löschen.
Auszahlung genehmigen
Durch Prüfung und Genehmigung wird entschieden, ob das Dokument gültig bleibt oder außer Dienst gestellt werden muss.
Entfernen und aufbewahren
Die Abteilung für regelmäßige Überprüfungen kann Dokumente zurückziehen und zurückziehen, nachdem das Register und die Kopien aktualisiert wurden.
So funktioniert es
Bewerten Sie Abhängigkeiten
Identifizieren Sie den Grund für den Ruhestand und alle zugehörigen Prozesse, Formulare, Schulungselemente und Kopien am Einsatzort.
Auszahlung genehmigen
Lassen Sie den Ausscheiden vom verantwortlichen Eigentümer genehmigen und notieren Sie das Datum des Inkrafttretens und ggf. den Ersatz.
Entfernen und aufbewahren
Entnehmen Sie Kopien, aktualisieren Sie das Register und bewahren Sie die historische Ausgabe im Rahmen der Aufbewahrungspflicht auf.
Häufige Fehler
Einen alten Link aktiv lassen
Überprüfen Sie nach der Entnahme den Arbeitsbereich und die Suchergebnisse, nicht nur das Stammregister.
Öffnen Sie den bearbeiteten Workflow
Passen Sie die Vorlage für den Dokumentenkontrollprozess an Ihr Team an und veröffentlichen Sie eine kontrollierte aktuelle Version.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Sollte eine zurückgezogene SOP gelöscht werden?
Bewahren Sie es normalerweise im Rahmen Ihrer Aufzeichnungsrichtlinie auf, entfernen Sie es jedoch aus dem normalen Gebrauch.
Was passiert, wenn eine andere SOP diese ersetzt?
Verknüpfen Sie den Nachfolger und dessen Inkrafttreten im Ruhestandsprotokoll.
Wer muss benachrichtigt werden?
Jeder, der einen abhängigen Schritt oder eine abhängige Form verwendet, darauf trainiert oder kontrolliert hat.