So ziehen Sie eine SOP zurück

Kurz gesagt

• Bewerten Sie Abhängigkeiten: Identifizieren Sie den Grund für die Einstellung und alle zugehörigen Prozesse, Formulare, Schulungselemente und Kopien am Einsatzort.
• Rücknahme genehmigen: Lassen Sie den verantwortlichen Eigentümer die Rücknahme genehmigen und notieren Sie das Datum des Inkrafttretens und ggf. den Ersatz.
• Entfernen und aufbewahren: Kopien zurückziehen, das Register aktualisieren und die historische Ausgabe gemäß der Aufbewahrungsregel aufbewahren.

Wie man eine SOP in der Praxis zurückzieht

Allein durch das Löschen gehen Beweise verloren, während die Durchsuchbarkeit einer alten Prozedur zu einer versehentlichen Verwendung führt. Bei der Pensionierung handelt es sich um eine kontrollierte Statusänderung mit einem Inkrafttretensdatum und einer klaren Entscheidung über Ersatz oder Nichtersatz.

Notieren Sie, warum die Aufgabe oder Methode beendet wurde, bewerten Sie entsprechende Schulungen und Formulare, genehmigen Sie die Einstellung, markieren Sie das Register und entfernen Sie Kopien aus den Arbeitsbereichen. Archivieren Sie die letzte Ausgabe mit ihren Genehmigungen und dem Aufbewahrungsdatum.

So funktioniert es

1. Bewerten Sie Abhängigkeiten

   Identifizieren Sie den Grund für den Ruhestand und alle zugehörigen Prozesse, Formulare, Schulungselemente und Kopien am Einsatzort.

2. Auszahlung genehmigen

   Lassen Sie den Ausscheiden vom verantwortlichen Eigentümer genehmigen und notieren Sie das Datum des Inkrafttretens und ggf. den Ersatz.

3. Entfernen und aufbewahren

   Entnehmen Sie Kopien, aktualisieren Sie das Register und bewahren Sie die historische Ausgabe im Rahmen der Aufbewahrungspflicht auf.

Häufige Fehler

• Einen alten Link aktiv lassen

  Überprüfen Sie nach der Entnahme den Arbeitsbereich und die Suchergebnisse, nicht nur das Stammregister.

Häufig gestellte Fragen

Sollte eine zurückgezogene SOP gelöscht werden?

Bewahren Sie es normalerweise im Rahmen Ihrer Aufzeichnungsrichtlinie auf, entfernen Sie es jedoch aus dem normalen Gebrauch.

Was passiert, wenn eine andere SOP diese ersetzt?

Verknüpfen Sie den Nachfolger und dessen Inkrafttreten im Ruhestandsprotokoll.

Wer muss benachrichtigt werden?

Jeder, der einen abhängigen Schritt oder eine abhängige Form verwendet, darauf trainiert oder kontrolliert hat.