So halten Sie die Prozessdokumentation aktuell
Halten Sie die Prozessdokumentation mit einem benannten Eigentümer, geplanten und ereignisgesteuerten Überprüfungen, Änderungsgenehmigungen und einem Vergleich mit der tatsächlichen Arbeit auf dem neuesten Stand.
Halten Sie die Prozessdokumentation mit einem benannten Eigentümer, geplanten und ereignisgesteuerten Überprüfungen, Änderungsgenehmigungen und einem Vergleich mit der tatsächlichen Arbeit auf dem neuesten Stand.
Kurz gesagt
- Achten Sie auf Auslöser: Verwenden Sie Daten, Vorfälle, Systemveröffentlichungen, Auditergebnisse und Eigentümerwechsel, um eine Überprüfung zu eröffnen.
- Validieren Sie die Karte: Gehen Sie einen realen Fall mit Bedienern durch und vergleichen Sie Schritte, Entscheidungen, Eigentümer und Aufzeichnungen.
- Freigeben oder erneut bestätigen: Genehmigen Sie bei Bedarf eine Überarbeitung. Andernfalls notieren Sie die Rezension und den nächsten Termin, ohne die Version zu ändern.
So halten Sie die Prozessdokumentation in der Praxis aktuell
Allein durch jährliche Erinnerungen werden die wichtigen Änderungen nicht berücksichtigt: ein neues System, ein Vorfall, ein Kontrollfehler oder eine Übergabe, die stillschweigend erfolgt ist. Für die Überprüfung sind sowohl ein Kalender als auch Signale aus dem Betriebsprozess erforderlich.
Sammeln Sie Änderungsauslöser, bitten Sie die Bediener, die aktuelle Karte abzulaufen, Abweichungen zu beheben, Auswirkungen zu bewerten, die Überarbeitung zu genehmigen und eine wirksame Kopie zu veröffentlichen. Erfassen Sie auch eine unveränderte Bewertung, einschließlich der Angaben, wer überprüft hat und wann die nächste Überprüfung fällig ist.
So funktioniert es
Achten Sie auf Auslöser
Verwenden Sie Daten, Vorfälle, Systemfreigaben, Auditergebnisse und Eigentümerwechsel, um eine Überprüfung zu eröffnen.
Validieren Sie die Karte
Gehen Sie einen realen Fall mit Bedienern durch und vergleichen Sie Schritte, Entscheidungen, Eigentümer und Aufzeichnungen.
Freigeben oder erneut bestätigen
Genehmigen Sie bei Bedarf eine Überarbeitung. Andernfalls notieren Sie die Rezension und den nächsten Termin, ohne die Version zu ändern.
Häufige Fehler
Der Entscheidungsdatensatz fehlt
Behalten Sie den Akteur, die Entscheidung und den tatsächlichen Zustand neben der Ausgabe bei. Allein durch jährliche Erinnerungen werden die wichtigen Änderungen nicht berücksichtigt: ein neues System, ein Vorfall, ein Kontrollfehler oder eine Übergabe, die stillschweigend erfolgt ist. Für die Überprüfung sind sowohl ein Kalender als auch Signale aus dem Betriebsprozess erforderlich.
Häufig gestellte Fragen
Reicht eine regelmäßige Überprüfung aus?
Nein. Fügen Sie Ereignisauslöser für Änderungen und Fehler hinzu, die nicht auf den Kalender warten können.
Benötigt jede Rezension eine neue Version?
Nein. Eine unveränderte Überprüfung kann aufgezeichnet werden, ohne dass eine inhaltliche Überarbeitung erforderlich ist.
Wer sollte die Schritte validieren?
Die Personen, die die Arbeit ausführen, zusammen mit dem verantwortlichen Prozessverantwortlichen.