كيفية الحفاظ على وثائق العملية محدثة

باختصار

• انتبه للمحفزات: استخدم التواريخ والحوادث وإصدارات النظام ونتائج التدقيق وتغييرات المالك لفتح مراجعة.
• التحقق من صحة الخريطة: قم بإجراء حالة حقيقية مع المشغلين وقارن الخطوات والقرارات والمالكين والسجلات.
• الإصدار أو إعادة التأكيد: الموافقة على المراجعة عند الحاجة؛ وإلا قم بتسجيل المراجعة والتاريخ التالي دون تغيير الإصدار.

كيفية الحفاظ على وثائق العملية محدثة في الممارسة العملية

رسائل التذكير السنوية وحدها تفوت التغييرات المهمة: نظام جديد، أو حادث، أو فشل التحكم، أو عملية تسليم تمت بهدوء. تحتاج المراجعة إلى تقويم وإشارات من عملية التشغيل.

اجمع محفزات التغيير، واطلب من المشغلين السير على الخريطة الحالية، وحل الانحراف، وتقييم التأثيرات، والموافقة على المراجعة ونشر نسخة واحدة فعالة. قم بتسجيل مراجعة عدم التغيير أيضًا، بما في ذلك من قام بالتحقق ومتى يحين موعد المراجعة التالية.

كيف تعمل

1. انتبه للمحفزات

   استخدم التواريخ والحوادث وإصدارات النظام ونتائج التدقيق وتغييرات المالك لفتح المراجعة.

2. التحقق من صحة الخريطة

   قم بإجراء حالة حقيقية مع المشغلين وقارن الخطوات والقرارات والمالكين والسجلات.

3. الافراج أو إعادة التأكيد

   الموافقة على المراجعة عند الحاجة؛ وإلا قم بتسجيل المراجعة والتاريخ التالي دون تغيير الإصدار.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• فقدان سجل القرار

  إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. رسائل التذكير السنوية وحدها تفوت التغييرات المهمة: نظام جديد، أو حادث، أو فشل التحكم، أو عملية تسليم تمت بهدوء. تحتاج المراجعة إلى تقويم وإشارات من عملية التشغيل.

الأسئلة الشائعة

هل المراجعة الدورية كافية؟

لا. أضف مشغلات الأحداث للتغييرات والإخفاقات التي لا يمكنها انتظار التقويم.

هل تحتاج كل مراجعة إلى إصدار جديد؟

لا، يمكن تسجيل مراجعة عدم التغيير دون اختراع مراجعة للمحتوى.

من يجب عليه التحقق من صحة الخطوات؟

الأشخاص الذين يؤدون العمل، جنبًا إلى جنب مع صاحب العملية المسؤول.