كيفية الحفاظ على وثائق العملية محدثة
حافظ على تحديث وثائق العملية مع المالك المحدد، والمراجعات المجدولة والمستندة إلى الأحداث، والموافقة على التغيير والتحقق من العمل الفعلي. اطلع على عملية QueryChart الناجحة والخطوات العملية لتطبيقها.
حافظ على تحديث وثائق العملية مع المالك المحدد، والمراجعات المجدولة والمستندة إلى الأحداث، والموافقة على التغيير والتحقق من العمل الفعلي.
باختصار
- انتبه للمحفزات: استخدم التواريخ والحوادث وإصدارات النظام ونتائج التدقيق وتغييرات المالك لفتح مراجعة.
- التحقق من صحة الخريطة: قم بإجراء حالة حقيقية مع المشغلين وقارن الخطوات والقرارات والمالكين والسجلات.
- الإصدار أو إعادة التأكيد: الموافقة على المراجعة عند الحاجة؛ وإلا قم بتسجيل المراجعة والتاريخ التالي دون تغيير الإصدار.
اختيار أدوات التوثيق
كيفية الحفاظ على وثائق العملية محدثة في الممارسة العملية
رسائل التذكير السنوية وحدها تفوت التغييرات المهمة: نظام جديد، أو حادث، أو فشل التحكم، أو عملية تسليم تمت بهدوء. تحتاج المراجعة إلى تقويم وإشارات من عملية التشغيل.
اجمع محفزات التغيير، واطلب من المشغلين السير على الخريطة الحالية، وحل الانحراف، وتقييم التأثيرات، والموافقة على المراجعة ونشر نسخة واحدة فعالة. قم بتسجيل مراجعة عدم التغيير أيضًا، بما في ذلك من قام بالتحقق ومتى يحين موعد المراجعة التالية.
راجع سير عمل عملية الموافقة على مراجعة السياسة
خطوة من خلال القرارات المتعلقة بكيفية الحفاظ على وثائق العملية محدثة.
انتبه للمحفزات
يتم تشغيل المراجعة حسب التقويم أو الحدث وتبدأ بتأكيد المالك المسؤول.
التحقق من صحة الخريطة
القرار المطلوب للتغيير إما أن يسجل مراجعة عدم التغيير أو يبدأ التشاور والمراجعة.
الافراج أو إعادة التأكيد
تقوم الموافقة بنشر الإصدار الجديد وتحتفظ بسجل المراجعة الذي يوضح سبب تغييره.
كيف تعمل
انتبه للمحفزات
استخدم التواريخ والحوادث وإصدارات النظام ونتائج التدقيق وتغييرات المالك لفتح المراجعة.
التحقق من صحة الخريطة
قم بإجراء حالة حقيقية مع المشغلين وقارن الخطوات والقرارات والمالكين والسجلات.
الافراج أو إعادة التأكيد
الموافقة على المراجعة عند الحاجة؛ وإلا قم بتسجيل المراجعة والتاريخ التالي دون تغيير الإصدار.
أخطاء ينبغي تجنّبها
فقدان سجل القرار
إبقاء الفاعل والقرار والحالة الفعلية إلى جانب المخرجات. رسائل التذكير السنوية وحدها تفوت التغييرات المهمة: نظام جديد، أو حادث، أو فشل التحكم، أو عملية تسليم تمت بهدوء. تحتاج المراجعة إلى تقويم وإشارات من عملية التشغيل.
افتح عملية العمل
استخدم قالب عملية الموافقة على مراجعة السياسة المرتبطة لتكييف سير العمل مع فريقك.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل المراجعة الدورية كافية؟
لا. أضف مشغلات الأحداث للتغييرات والإخفاقات التي لا يمكنها انتظار التقويم.
هل تحتاج كل مراجعة إلى إصدار جديد؟
لا، يمكن تسجيل مراجعة عدم التغيير دون اختراع مراجعة للمحتوى.
من يجب عليه التحقق من صحة الخطوات؟
الأشخاص الذين يؤدون العمل، جنبًا إلى جنب مع صاحب العملية المسؤول.
