Flowchart for indkøbsproces for møbelråmaterialer

Hvad er flowchart for indkøbsproces for møbelråmaterialer?

Indkøb til en møbelfabrik skal for hvert materialebehov beslutte, om en godkendt kilde allerede findes, eller om en ny skal kvalificeres først — og den beslutning sker, før nogen tilbudssammenligning kan give mening, da et tilbud fra en ukvalificeret leverandør endnu ikke er en reel mulighed. Denne skabelon sætter den kontrol først, frem for at behandle leverandørkvalificering som en separat proces, indkøb kun husker at køre nogle gange.

Godkendelsestærsklen, denne skabelon indeholder, findes, fordi ikke hver indkøbsordre bærer samme risiko, og at kræve ledelsens underskrift på hver ordre uanset værdi enten forsinker rutinemæssige genbestillinger eller, hvis den springes helt over, fjerner tilsyn fra de ordrer, hvor det betyder mest. En angivet værditærskel er det, der gør skelnen konsekvent frem for et skøn pr. ordre.

Processen kører hen over fire faser (behov, sourcing, bestilling og modtagelse) og fire baner (Produktionsplanlægning, Indkøb, Finans og Lager), med en leveringssporingsport, der udløser fremskyndelse eller en alternativ kilde, før en sen levering bliver et produktionsstop.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• En kontrol for en eksisterende godkendt leverandør før sourcing, der leder til leverandørkvalificering, når ingen findes, frem for at fortsætte med en ukvalificeret kilde.
• Tilbudssammenligning på tværs af pris, leveringstid og betingelser, ikke pris alene.
• En godkendelsestærskel, der leder ordrer af højere værdi gennem ledelsens underskrift og holder tilsyn proportionalt med ordreværdi.
• Leveringssporing med en fremskynd-eller-alternativ-kilde-gren, der fanger en sen levering, før den bliver et produktionsstop.
• Lukning af indkøbsordren med den faktiske omkostning registreret, der overdrager til materialemodtagelse frem for at antage, transaktionen slutter ved levering.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I dokumenterer jeres indkøbsproces, og den nuværende version skelner ikke mellem sourcing fra en godkendt leverandør og kvalificering af en ny.
• Indkøbsordrer af enhver værdi går gennem samme godkendelsesproces, hvilket enten forsinker rutineordrer eller under-kontrollerer store.
• Sene leverancer opdages kun, når produktionen faktisk løber tør for materiale, uden noget tidligere sporingskontrolpunkt, der ville have fanget det.
• I har brug for faktiske omkostningsdata registreret mod indkøbsordrer til budgetsporing, ikke kun den oprindeligt tilbudte pris.

Sådan fungerer det

1. Kontroller for en godkendt leverandør, før tilbud sammenlignes

   "Findes der allerede en godkendt leverandør til dette materiale?" bør besvares, før tilbud anmodes — et tilbud fra en ukvalificeret kilde er ikke en reel mulighed, før kvalificeringen er fuldført.

2. Sæt en reel godkendelsestærskel, ikke en generel regel

   "Overstiger ordreværdien godkendelsestærsklen?" har brug for et faktisk angivet tal. Under den lader I indkøb udstede ordren direkte; over den kræver I underskrift — konsekvent, ikke baseret på hvem der tilfældigvis afgiver ordren.

3. Spor levering mod planen, ikke kun mod den lovede dato

   "Følger leveringssporing planen?" bør kontrolleres mod, hvornår produktionen faktisk har brug for materialet, hvilket kan være tidligere end leverandørens lovede leveringsdato, når buffer og leveringstid er medregnet.

4. Registrer faktisk omkostning ved lukning, ikke det oprindelige tilbud

   At lukke indkøbsordren bør fange, hvad der faktisk blev betalt, inklusive enhver merpris fra fremskyndelse, så budgetsporing afspejler virkeligheden frem for det oprindelige skøn.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor kontrollere for en godkendt leverandør, før tilbud anmodes?

Fordi et tilbud fra en leverandør, der ikke er kvalificeret, endnu ikke er en brugbar mulighed — det skal først gennem leverandørkvalificering, som kontrollerer kvalitet, kapacitet og pålidelighed, ikke kun pris. At sammenligne tilbud før den kontrol risikerer at vælge på pris alene fra en kilde, der ikke er undersøgt.

Hvordan bør godkendelsestærsklen for indkøbsordrer sættes?

Baseret på den værdi, hvor yderligere tilsyn bliver forsinkelsen værd, det introducerer — dette varierer med virksomhedsstørrelse og risikotolerance, men det bør være et angivet tal anvendt konsekvent, ikke et skøn foretaget pr. ordre om, hvorvidt netop dette køb 'føles' som om, det har brug for underskrift.

Hvad bør udløse fremskyndelse af en levering?

Sporing, der viser leveringen falde bagud i forhold til den plan, produktionen faktisk har brug for, ikke kun bagud i forhold til leverandørens oprindeligt lovede dato. En levering til tiden efter leverandørens skøn kan stadig være sen i forhold til, hvornår materialet er nødvendigt, når leveringstid og buffer er medregnet.

Hvordan hænger dette sammen med tømmerindkøbsprocessen?

Dette er den generelle indkøbsproces, der gælder på tværs af materialetyper. Tømmerindkøb har yderligere hensyn, denne generelle proces ikke dækker — art- og sorteringssourcing, bæredygtighedscertificering og tørreledningstid — hvilket er derfor, den har sin egen dedikerede skabelon.