Flowchart del proceso de compra de materia prima de muebles

¿Qué es flowchart del proceso de compra de materia prima de muebles?

Las compras de una fábrica de muebles tienen que decidir, para cada necesidad de material, si ya existe una fuente aprobada o si una nueva necesita homologación primero — y esa decisión ocurre antes de que cualquier comparación de presupuestos pueda tener sentido, ya que un presupuesto de un proveedor no homologado todavía no es una opción real. Esta plantilla pone esa comprobación primero, en lugar de tratar la homologación de proveedores como un proceso separado que compras recuerda ejecutar solo a veces.

El umbral de aprobación que incluye esta plantilla existe porque no todo pedido de compra conlleva el mismo riesgo, y exigir la misma aprobación de gerencia para cada pedido sin importar el valor ralentiza los reabastecimientos rutinarios o, si se omite por completo, elimina la supervisión de los pedidos donde más importa. Un umbral de valor indicado es lo que hace la distinción consistente en lugar de un juicio por pedido.

El proceso recorre cuatro fases (demanda, abastecimiento, pedido y recepción) y cuatro carriles (Planificación de producción, Compras, Finanzas y Almacén), con una puerta de seguimiento de entrega que desencadena aceleración o una fuente alternativa antes de que una entrega tardía se convierta en una parada de producción.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Una comprobación de proveedor aprobado existente antes del abastecimiento, enrutando a homologación de proveedor cuando no existe ninguno en lugar de proceder con una fuente no homologada.
• Comparación de presupuestos por precio, plazo de entrega y condiciones, no solo precio.
• Un umbral de aprobación que enruta pedidos de mayor valor a través de aprobación de gerencia, manteniendo la supervisión proporcional al valor del pedido.
• Seguimiento de entrega con una bifurcación de acelerar o fuente alternativa, detectando una entrega tardía antes de que se convierta en una parada de producción.
• Cierre de la orden de compra con el coste real registrado, traspasando a recepción de material en lugar de asumir que la transacción termina en la entrega.

Cuándo usar esta plantilla

• Está documentando su proceso de compras y la versión actual no distingue el abastecimiento de un proveedor aprobado de la homologación de uno nuevo.
• Pedidos de compra de cualquier valor pasan por el mismo proceso de aprobación, ralentizando pedidos rutinarios o supervisando insuficientemente los grandes.
• Las entregas tardías solo se descubren cuando producción realmente se queda sin material, sin un punto de control de seguimiento anterior que lo hubiera detectado.
• Necesita datos de coste real registrados contra las órdenes de compra para seguimiento presupuestario, no solo el precio originalmente presupuestado.

Cómo funciona

1. Compruebe si existe un proveedor aprobado antes de comparar presupuestos

   «¿Ya existe un proveedor aprobado para este material?» debería responderse antes de solicitar presupuestos — un presupuesto de una fuente no homologada no es una opción genuina hasta que se complete la homologación.

2. Fije un umbral de aprobación real, no una regla general

   «¿El valor del pedido excede el umbral de aprobación?» necesita un número realmente indicado. Por debajo, deje que compras emita el pedido directamente; por encima, exija aprobación — de forma consistente, no según quién esté haciendo el pedido.

3. Rastree la entrega contra el calendario, no solo contra la fecha prometida

   «¿Seguimiento de entrega según calendario?» debería comprobarse contra cuándo producción realmente necesita el material, lo cual puede ser antes de la fecha de entrega prometida por el proveedor una vez tenidos en cuenta el margen y el plazo de entrega.

4. Registre el coste real al cierre, no el presupuesto original

   El cierre de la orden de compra debería capturar lo que realmente se pagó, incluida cualquier prima por aceleración, para que el seguimiento presupuestario refleje la realidad en lugar de la estimación inicial.

Preguntas frecuentes

¿Por qué comprobar si existe un proveedor aprobado antes de solicitar presupuestos?

Porque un presupuesto de un proveedor que no ha sido homologado todavía no es una opción utilizable — necesita pasar primero por la homologación de proveedor, que comprueba calidad, capacidad y fiabilidad, no solo precio. Comparar presupuestos antes de esa comprobación arriesga seleccionar solo por precio de una fuente que no ha sido evaluada.

¿Cómo debería fijarse el umbral de aprobación para las órdenes de compra?

Basado en el valor a partir del cual la supervisión adicional vale la pena por el retraso que introduce — esto varía según el tamaño de la empresa y la tolerancia al riesgo, pero debería ser un número indicado aplicado de forma consistente, no un juicio hecho por pedido sobre si esta compra en particular «se siente» como que necesita aprobación.

¿Qué debería desencadenar la aceleración de una entrega?

Un seguimiento que muestre la entrega retrasándose respecto al calendario que producción realmente necesita, no solo respecto a la fecha originalmente prometida por el proveedor. Una entrega a tiempo según la estimación del proveedor aún puede ser tardía respecto a cuándo se necesita el material una vez tenidos en cuenta el plazo de entrega y el margen.

¿Cómo se relaciona esto con el proceso de compra de madera?

Este es el proceso de compra general aplicable a todos los tipos de material. La compra de madera tiene consideraciones adicionales que este proceso general no cubre — abastecimiento de especie y calidad, certificación de sostenibilidad, y plazo de entrega de secado en horno — por lo que tiene su propia plantilla dedicada.