قالب مخطط جانت لنقل المكتب مع عقد الإيجار وعطلة الانتقال
مخطط جانت قابل للتحرير لنقل المكتب: عقد الإيجار، والتصميم والتجهيز، ومهل الأثاث والشبكة، والإشعار في المقر القديم، وتحويل تقنية المعلومات، وعطلة الانتقال، ومعالجة الملاحظات، مع اعتماديات ومعالم.
ما هي قالب مخطط جانت لنقل المكتب مع عقد الإيجار وعطلة الانتقال؟
يبدو نقل المكتب حدثاً واحداً، لكن موعده تحدده بنود بطيئة قليلة تبدأ مبكراً: عقد إيجار، وأثاث يُصنع بالطلب، وخط شبكة لا بد من تركيبه، وفترة إشعار في المقر القديم. وكل ما عدا ذلك، كمخطط المساحة وشركة النقل ورسائل الموظفين، يتوزع حولها. فإذا بدأت البنود البطيئة متأخرة تأخرت عطلة الانتقال معها. يُظهر الجدول الزمني هذه السلاسل قبل أن تَعِد الموظفين بتاريخ.
للقالب أربع مجموعات هي الموقع وعقد الإيجار، والتصميم والتجهيز، وتقنية المعلومات والتمديدات، والانتقال والتسليم. «اختيار المواقع المرشحة وزيارتها» (6 أيام عمل) هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً، وتليها «التفاوض على شروط الإيجار» (8). و«توقيع عقد الإيجار» معلم رئيسي وأول بوابة. ولا ينتظر ما يرتب إنفاقاً أقل من ذلك: «طلب الأثاث والتجهيزات» و«تنفيذ أعمال التجهيز» و«طلب خطوط الاتصال ومعدات الشبكة» و«فترة الإشعار في المقر القديم» كلها تتبعه.
التصميم هو الشيء الوحيد الذي يبدأ قبل اكتمال العقد. ترتبط «إعداد مخطط المساحة والتصميم» (8) ببداية ببداية بفارق 4 أيام مع التفاوض، فيوجد مخطط حين يتضح الموقع المفضل. ثم تعمل البنود طويلة المهلة جنباً إلى جنب. تنتظر «تصنيع الأثاث وتسليمه» (20) الطلب، وتنتظر «تنفيذ أعمال التجهيز» (15) العقد والتصميم. و«اكتمال التجهيز» ينتظر الاثنين. وفي مجموعة تقنية المعلومات، «انتظار وصول الخطوط والمعدات» (15) وقت انتظار، و«تركيب التمديدات ومعدات الشبكة» (6) تبدأ بعد 8 أيام من بدء أعمال التجهيز، بعد وصول الخطوط، فيجري التمديد في الأسابيع نفسها التي تجري فيها أعمال البناء.
مجموعة التسليم مبنية حول عطلة الأسبوع. تتبع «تحويل خدمات تقنية المعلومات» (2) مهمةَ «اختبار الشبكة والتحضير لتحويل تقنية المعلومات» (4)، وتنتظر «عطلة الانتقال» (2) كلاً من «اكتمال التجهيز» و«إبلاغ الموظفين بالانتقال» والتحويل. وتبدأ بعدها «معالجة الملاحظات والإصلاحات بعد الانتقال» (5) و«دعم الاستقرار» (10)، وتنتظر «تسليم المقر القديم» (2) الانتقال وكذلك «فترة الإشعار في المقر القديم» البالغة 30 يوماً. و«اكتمال الانتقال» يغلق الخطة بعد انتهاء المعالجة والدعم والتسليم. تحسب فترة الإشعار الزمن التقويمي فقط، فقارن تاريخ الانتهاء بتاريخ انتهاء إيجارك القديم. جميع المدد توضيحية.
يجدول الجدول الزمني العمل. وهو لا يجعل عقد الإيجار صحيحاً ولا المبنى آمناً للإشغال ولا الشبكة محصّنة. وللطريقة نفسها في مشاريع أخرى انظر قوالب مخطط جانت لأعمال التجديد ولتركيب المعدات وللمشروع العام، ولجانب الأشخاص في الانتقال انظر عملية إدارة التغيير.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مجموعات هي الموقع وعقد الإيجار، والتصميم والتجهيز، وتقنية المعلومات والتمديدات، والانتقال والتسليم، مع 21 مهمة وثلاثة معالم رئيسية: «توقيع عقد الإيجار» و«اكتمال التجهيز» و«اكتمال الانتقال».
- بوابة الإيجار: «طلب الأثاث والتجهيزات» و«تنفيذ أعمال التجهيز» و«طلب خطوط الاتصال ومعدات الشبكة» و«فترة الإشعار في المقر القديم» تتبع كلها «توقيع عقد الإيجار».
- بندان طويلا المهلة: «تصنيع الأثاث وتسليمه» (20 يوم عمل) و«انتظار وصول الخطوط والمعدات» (15)، وتبدأ «تركيب التمديدات ومعدات الشبكة» بعد 8 أيام من بدء «تنفيذ أعمال التجهيز».
- عطلة انتقال تنتظر «اكتمال التجهيز» و«إبلاغ الموظفين بالانتقال» و«تحويل خدمات تقنية المعلومات».
- عمل ما بعد الانتقال: «معالجة الملاحظات والإصلاحات بعد الانتقال» و«دعم الاستقرار» و«تسليم المقر القديم»، وهذه الأخيرة تنتظر أيضاً «فترة الإشعار في المقر القديم» البالغة 30 يوماً.
متى تستخدم هذا القالب
- تنقل مكتباً وتحتاج إلى الاتفاق على المواعيد مع المرافق وتقنية المعلومات والمؤجّر وشركة النقل ومن سينتقلون.
- تريد أن ترى هل يحدد الأثاث أو التمديدات أو فترة الإشعار موعد الانتقال.
- تريد الإدارة موعداً للانتقال وتريد مقارنة تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه وبتاريخ انتهاء إيجارك القديم.
- تريد هيكلاً قابلاً لإعادة الاستخدام لنقل فريق أو موقع وتعدّل حجمه.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | اختيار المواقع المرشحة وزيارتها | الموقع وعقد الإيجار | 6 | |
| 2 | التفاوض على شروط الإيجار | الموقع وعقد الإيجار | 8 | 1 |
| 3 | توقيع عقد الإيجار | الموقع وعقد الإيجار | معلم رئيسي | 2 |
| 4 | إعداد مخطط المساحة والتصميم | التصميم والتجهيز | 8 | 2SS+4 |
| 5 | طلب الأثاث والتجهيزات | التصميم والتجهيز | 2 | 3, 4 |
| 6 | تصنيع الأثاث وتسليمه | التصميم والتجهيز | 20 | 5 |
| 7 | تنفيذ أعمال التجهيز | التصميم والتجهيز | 15 | 3, 4 |
| 8 | اكتمال التجهيز | التصميم والتجهيز | معلم رئيسي | 6, 7 |
| 9 | طلب خطوط الاتصال ومعدات الشبكة | تقنية المعلومات والتمديدات | 2 | 3 |
| 10 | انتظار وصول الخطوط والمعدات | تقنية المعلومات والتمديدات | 15 | 9 |
| 11 | تركيب التمديدات ومعدات الشبكة | تقنية المعلومات والتمديدات | 6 | 7SS+8, 10 |
| 12 | اختبار الشبكة والتحضير لتحويل تقنية المعلومات | تقنية المعلومات والتمديدات | 4 | 11 |
| 13 | فترة الإشعار في المقر القديم | الانتقال والتسليم | 30 | 3 |
| 14 | التخطيط للانتقال وحجز شركة النقل | الانتقال والتسليم | 5 | 3 |
| 15 | إبلاغ الموظفين بالانتقال | الانتقال والتسليم | 5 | 14 |
| 16 | تحويل خدمات تقنية المعلومات | الانتقال والتسليم | 2 | 12 |
| 17 | عطلة الانتقال | الانتقال والتسليم | 2 | 8, 15, 16 |
| 18 | معالجة الملاحظات والإصلاحات بعد الانتقال | الانتقال والتسليم | 5 | 17 |
| 19 | دعم الاستقرار | الانتقال والتسليم | 10 | 17 |
| 20 | تسليم المقر القديم | الانتقال والتسليم | 2 | 13, 17 |
| 21 | اكتمال الانتقال | الانتقال والتسليم | معلم رئيسي | 18, 19, 20 |
كيف تعمل
اضبط بوابة الإيجار
أبقِ «توقيع عقد الإيجار» المعلم الذي يتبعه كل ما يرتب إنفاقاً. وإن سمح لك المؤجّر ببدء العمل مبكراً فانقل هذه الاعتمادية ودوّن المخاطرة.
ابدأ التصميم مبكراً
«إعداد مخطط المساحة والتصميم» مرتبطة ببداية ببداية بفارق 4 أيام مع «التفاوض على شروط الإيجار». غيّر الفارق بما يوافق سرعة وضوح الموقع المفضل.
استبدل المهل الزمنية
اضبط «تصنيع الأثاث وتسليمه» و«انتظار وصول الخطوط والمعدات» من عروض الموردين. وهاتان المهمتان تحددان في الغالب هل يثبت موعد الانتقال.
افحص فترة الإشعار
اضبط «فترة الإشعار في المقر القديم» من شروط إيجارك. واقرأ تاريخ انتهاء «تسليم المقر القديم» مقابل تاريخ انتهاء إيجارك القديم.
احمِ التحويل
أبقِ «تحويل خدمات تقنية المعلومات» قبل «عطلة الانتقال» وأضف مهامك، كأرقام الهاتف أو الطابعات. وأضف مهام بروفة إن كان انتقالك كبيراً.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع الشخص المسؤول في عمود الأشخاص، وشارك المخطط مع المرافق وتقنية المعلومات وشركة النقل، وصدّر ملف PDF أو CSV حين تحتاج إلى نسخة.
الأسئلة الشائعة
كم يستغرق نقل المكتب؟
يتوقف على حجم المكتب والإيجار ومدة طلبات الأثاث والشبكة. يستخدم القالب أيام عمل توضيحية. استبدل بها العروض واقرأ تاريخ الانتهاء من المخطط.
لماذا ينتظر التجهيز عقد الإيجار؟
لأن الإنفاق على مساحة قد لا تحصل عليها مخاطرة يتجنبها معظم الفرق. يُظهر المخطط البوابة لترى ما يؤخره تأخر التوقيع، وانقل الاعتمادية إن سمحت شروطك بالدخول المبكر.
هل يدير المخطط ميزانية الانتقال أو عقد شركة النقل؟
لا. هو يجدول العمل وما ينتظره. العروض والتكاليف والعقود تبقى في سجلاتك. وللعمل المتداخل انظر الدليل عن المهام المتداخلة في مخطط جانت.
ما فائدة مهمة فترة الإشعار؟
تُظهر الوقت الذي يحتاجه إيجارك القديم قبل أن تسلّم المقر. وهي لا تؤخر الانتقال نفسه، بل تحجز «تسليم المقر القديم» فقط.
هل أستطيع استخدامه لقسم واحد أو لنقل مستودع؟
نعم. احذف المجموعات التي لا تحتاجها وعدّل حجم الباقي. ولانتقال يغلب عليه البناء انظر قالب مخطط جانت للإنشاءات، وللاعتماديات عموماً انظر الدليل عن اعتماديات مخطط جانت.