مخطط مسارات لعملية من التوريد إلى الدفع
مخطط مسارات قابل للتعديل لعملية من التوريد إلى الدفع، من «تحديد الاحتياج والنطاق ومالك الميزانية» إلى «هل اعتُمد مسار التوريد والميزانية؟» ونتيجة موثّقة، بأدوار وأدلة ومسارات استثناء.
ما هي مخطط مسارات لعملية من التوريد إلى الدفع؟
يبدأ المسار عند «تحديد الاحتياج والنطاق ومالك الميزانية». وتُرسي الخطوتان التاليتان، «الاتفاق على استراتيجية التوريد والتعاقد» و«إعداد المتطلبات ومسار المنافسة»، المعلومات اللازمة لقرار يمكن الدفاع عنه. ويسند المخطط كل تسليم إلى دور ويحتفظ بالأدلة عند الإغلاق.
البوابتان الرئيسيتان هما «هل اعتُمد مسار التوريد والميزانية؟» و«هل اعتُمدت الترسية وشروط العقد؟». يؤدي الفرع الأول إلى «مراجعة المتطلبات أو تأمين التمويل»، وقد يتطلب الثاني «حل اعتراض على العرض أو المخاطر أو العقد». اربط اعتماد التوريد بأمر الشراء وسجلات المطابقة في المالية.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- «تحديد الاحتياج والنطاق ومالك الميزانية» يليه «الاتفاق على استراتيجية التوريد والتعاقد».
- «هل اعتُمد مسار التوريد والميزانية؟» مع مسار «مراجعة المتطلبات أو تأمين التمويل».
- «رد المورّد على فعالية التوريد المعلنة» و«تقييم المورّد والمخاطر وشروط العقد» كتسليمين منفصلين بين المورّد والجهة الداخلية.
- «هل اعتُمدت الترسية وشروط العقد؟» مع «حل اعتراض على العرض أو المخاطر أو العقد» عند عدم قبول القرار.
- «اعتماد الترسية وإصدار أمر الشراء واستلام البضائع» و«مطابقة الفاتورة وحل الفروقات وصرف الدفعة» و«تسجيل أداء المورّد والقيمة المحقَّقة» بوصفها إغلاقاً مضبوطاً.
متى تستخدم هذا القالب
- للاتفاق على من يملك «تحديد الاحتياج والنطاق ومالك الميزانية» وما المعلومات التي يحتاجها الدور التالي.
- حين تكون الإجابة عن «هل اعتُمد مسار التوريد والميزانية؟» غير واضحة أو تُتخذ القرارات خارج السجل.
- لإظهار «تسجيل أداء المورّد والقيمة المحقَّقة» في تدقيق أو مراجعة تشغيلية.
كيف تعمل
عيّن أصحاب القرار
استبدل مسارات مالك الاحتياج والمشتريات والمورّد والحسابات الدائنة والمعتمِد بوظائفك الفعلية. وأبقِ مالك «هل اعتُمد مسار التوريد والميزانية؟» منفصلاً عن مقدّم الطلب حيث تقتضي قواعد الصلاحيات ذلك.
اضبط البوابات
اربط اعتماد التوريد بأمر الشراء وسجلات المطابقة في المالية. وعرّف الأدلة الكافية لـ«هل اعتُمدت الترسية وشروط العقد؟» ومن يملك تفويض الاستثناء.
اربط السجلات اللاحقة
اربط «تسجيل أداء المورّد والقيمة المحقَّقة» بأمر الشراء أو العقد أو سجل المورّد أو الحالة التشغيلية ذات الصلة. وحدّد مواعيد الاحتفاظ والمراجعة وفق سياسة الوثائق لديك.
الأسئلة الشائعة
ماذا يتضمن قالب عملية من التوريد إلى الدفع؟
يغطي تحديد الاحتياج والنطاق ومالك الميزانية، وإعداد المتطلبات ومسار المنافسة، وتقييم المورّد والمخاطر وشروط العقد، وتسجيل أداء المورّد والقيمة المحقَّقة، مع قرارين موسومين ومسارات إعادة عمل.
هل يمكن تغيير قواعد القرار؟
نعم. اربط اعتماد التوريد بأمر الشراء وسجلات المطابقة في المالية. وعدّل تسميات البوابات والمسارات ومسارات العودة قبل استخدام المخطط في مؤسستك.
ما الأدلة التي ينبغي الاحتفاظ بها؟
احتفظ بمدخلات «هل اعتُمد مسار التوريد والميزانية؟» والأدلة وراء «هل اعتُمدت الترسية وشروط العقد؟» وقرارات الاعتماد أو الاستثناء وسجل الإغلاق: «تسجيل أداء المورّد والقيمة المحقَّقة».
أين تندرج هذه العملية
في معظم المؤسسات تسلّم هذه العملية إلى مخطط انسيابي لدورة الشراء حتى السداد (P2P): من الحاجة إلى الدفع.
تأتي بعدها
- مخطط انسيابي لدورة الشراء حتى السداد (P2P): من الحاجة إلى الدفع — مخطط انسيابي لدورة الشراء حتى السداد من نشوء الحاجة إلى سداد مستحقات المورّد: طلب الشراء، واعتماد الموازنة والصلاحية المفوَّضة، وفحص العقد، وإصدار أمر الشراء، وتسجيل الاستلام، والمطابقة الثلاثية، واستثناءات غياب أمر الشراء، ودفعة السداد.