مخطط مسارات لعملية المشتريات المستدامة
مخطط مسارات قابل للتعديل لعملية المشتريات المستدامة، من «تحديد متطلبات الاستدامة ذات الصلة» إلى «هل الادعاءات مسنودة في هذه الفئة؟» ونتيجة موثّقة، بأدوار وأدلة ومسارات استثناء.
ما هي مخطط مسارات لعملية المشتريات المستدامة؟
يبدأ المسار عند «تحديد متطلبات الاستدامة ذات الصلة». وتُرسي الخطوتان التاليتان، «تحديد آثار الفئة والأدلة المطلوبة» و«طلب إفصاحات قابلة للمقارنة من الموردين»، المعلومات اللازمة لقرار يمكن الدفاع عنه. ويسند المخطط كل تسليم إلى دور ويحتفظ بالأدلة عند الإغلاق.
البوابتان الرئيسيتان هما «هل الادعاءات مسنودة في هذه الفئة؟» و«هل يستوفي المورّد متطلبات الاختيار المعلنة؟». يؤدي الفرع الأول إلى «طلب إثبات الادعاء أو إزالة الادعاء غير المسنود»، وقد يتطلب الثاني «الاتفاق على خطة تحسين أو اختيار بديل». وإن تعذّر الحل، فقد تنتهي الحالة عند «اختيار مورّد بديل أو إعادة طرح الفعالية». استخدم متطلبات قابلة للقياس خاصة بكل فئة، وتحقق من الادعاءات قبل الإبلاغ عنها.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- «تحديد متطلبات الاستدامة ذات الصلة» يليه «تحديد آثار الفئة والأدلة المطلوبة».
- «هل الادعاءات مسنودة في هذه الفئة؟» مع مسار «طلب إثبات الادعاء أو إزالة الادعاء غير المسنود».
- «التحقق من الادعاءات مقابل الأدلة المتاحة» و«تقييم الاستدامة إلى جانب التكلفة والقدرة» كتسليمين منفصلين بين المورّد أو الجهة الخارجية والجهة الداخلية.
- «هل يستوفي المورّد متطلبات الاختيار المعلنة؟» مع «الاتفاق على خطة تحسين أو اختيار بديل» عند عدم قبول القرار. ويمكن أن ينتهي قرار منفصل عند «اختيار مورّد بديل أو إعادة طرح الفعالية».
- «اعتماد الترسية والتزامات العقد»، «متابعة الإجراءات المتفق عليها مع المورّد» و«تسجيل الأدلة والحدود وموعد المراجعة» بوصفها إغلاقاً مضبوطاً.
متى تستخدم هذا القالب
- للاتفاق على من يملك «تحديد متطلبات الاستدامة ذات الصلة» وما المعلومات التي يحتاجها الدور التالي.
- حين تكون الإجابة عن «هل الادعاءات مسنودة في هذه الفئة؟» غير واضحة أو تُتخذ القرارات خارج السجل.
- لإظهار «تسجيل الأدلة والحدود وموعد المراجعة» في تدقيق أو مراجعة تشغيلية.
كيف تعمل
عيّن أصحاب القرار
استبدل مسارات مالك الاحتياج والمشتريات والمورّد ومراجع المخاطر ومالك العقد بوظائفك الفعلية. وأبقِ مالك «هل الادعاءات مسنودة في هذه الفئة؟» منفصلاً عن مقدّم الطلب حيث تقتضي قواعد الصلاحيات ذلك.
اضبط البوابات
استخدم متطلبات قابلة للقياس خاصة بكل فئة، وتحقق من الادعاءات قبل الإبلاغ عنها. وعرّف الأدلة الكافية لـ«هل يستوفي المورّد متطلبات الاختيار المعلنة؟» ومن يملك تفويض الاستثناء.
اربط السجلات اللاحقة
اربط «تسجيل الأدلة والحدود وموعد المراجعة» بأمر الشراء أو العقد أو سجل المورّد أو الحالة التشغيلية ذات الصلة. وحدّد مواعيد الاحتفاظ والمراجعة وفق سياسة الوثائق لديك.
الأسئلة الشائعة
ماذا يتضمن قالب عملية المشتريات المستدامة؟
يغطي «تحديد متطلبات الاستدامة ذات الصلة»، «طلب إفصاحات قابلة للمقارنة من الموردين»، «تقييم الاستدامة إلى جانب التكلفة والقدرة» و«تسجيل الأدلة والحدود وموعد المراجعة»، مع ثلاثة قرارات موسومين ومسارات إعادة عمل.
هل يمكن تغيير قواعد القرار؟
نعم. استخدم متطلبات قابلة للقياس خاصة بكل فئة، وتحقق من الادعاءات قبل الإبلاغ عنها. وعدّل تسميات البوابات والمسارات ومسارات العودة قبل استخدام المخطط في مؤسستك.
ما الأدلة التي ينبغي الاحتفاظ بها؟
احتفظ بمدخلات «هل الادعاءات مسنودة في هذه الفئة؟» والأدلة وراء «هل يستوفي المورّد متطلبات الاختيار المعلنة؟» وقرارات الاعتماد أو الاستثناء وسجل الإغلاق: «تسجيل الأدلة والحدود وموعد المراجعة».