مخطط انسيابي لعملية التحضير لتدقيق المختبر
قالب قابل للتعديل للتحضير لتدقيق المختبر: تأكيد النطاق والمعايير، جمع الأدلة المضبوطة، معالجة فجوات الجاهزية، مراجعة حزمة التدقيق وإحاطة المشاركين.
ما هي مخطط انسيابي لعملية التحضير لتدقيق المختبر؟
يكون التحضير للتدقيق أنفع حين يبدأ بنطاق ومعايير مؤكَّدين، لا بتدافع عام على جمع المستندات. ويمنح هذا القالب منسق التدقيق مساراً لتوضيح السجلات والمشاركين والحدود قبل بدء جمع الأدلة.
لا تختفي مسألة الجاهزية من الحزمة. فالعملية ترسلها إلى قائد المجال لمعالجتها أو تفسيرها، ثم تمنح الجودة قراراً منفصلاً بشأن جاهزية حزمة التدقيق المجمّعة للمراجعة المخططة.
طوّع قائمة الأدلة وترتيبات الوصول والمشاركين في الإحاطة وأي التزامات خاصة بالتدقيق بما يناسب المهمة. المخطط أداة تخطيط، وليس دليلاً على الامتثال أو على نتيجة التدقيق.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- يضع منسق التدقيق خطة وطلب أدلة انطلاقاً من حاجة المراجعة المعلنة.
- يُؤكَّد النطاق والمعايير قبل أن تجمع الفرق الوثائق والسجلات المضبوطة.
- تُوجَّه فجوات الجاهزية إلى قائد المجال لمعالجتها أو توثيق تفسيرها.
- تراجع الجودة حزمة التدقيق قبل إنهاء الترتيبات اللوجستية وإحاطة المشاركين.
متى تستخدم هذا القالب
- تحضّر المختبر لمراجعة داخلية أو من عميل أو مورّد أو أي مراجعة مخططة أخرى.
- تحتاج الفرق إلى تنسيق الوثائق وصلاحيات الأنظمة والمشاركين العارفين عبر عدة أقسام في المختبر.
- تريد أن يكون للفجوات المكتشفة أثناء التحضير مالك صريح بدل أن تبقى مخبأة في مجلد مشترك.
كيف تعمل
حدّد حدود المراجعة
استبدل النطاق العام بالمواقع والعمليات والسجلات والفترة والمعايير التي تغطيها المراجعة المخططة فعلاً.
ارسم خريطة مالكي الأدلة
أضف الأنظمة المضبوطة والسجلات والأشخاص القادرين على استرجاع كل مجموعة أدلة أو شرحها. وأبقِ قيود الوصول والخصوصية ظاهرة في الخطة.
تمرّن على فجوة جاهزية
استخدم سجلاً ناقصاً أو خبيراً غير متاح لاختبار مسار الفجوة وجهة التصعيد وقرار جاهزية الحزمة قبل موعد المراجعة.
الأسئلة الشائعة
ما الذي يغطيه مخطط عملية التحضير لتدقيق المختبر؟
يغطي تأكيد حدود المراجعة، وطلب الأدلة وجمعها، وإدارة مسائل الجاهزية، ومراجعة الحزمة المجمّعة، وتأكيد الترتيبات اللوجستية، وإحاطة المشاركين.
لماذا نفصل التحضير للتدقيق عن التدقيق نفسه؟
يُنسّق التحضير النطاق والوصول والأدلة المتاحة قبل بدء المراجعة. ثم يقيّم التدقيق الأدلة والأنشطة وفق خطته الخاصة، ولا ينبغي أن تحجبه الترتيبات السابقة له.
ماذا يجب أن يحدث عند اكتشاف فجوة في الجاهزية؟
سجّل الفجوة، وأسندها إلى من يستطيع معالجتها أو تفسير وضعها، وأدرج النتيجة في سجل التحضير للتدقيق. ويعتمد الرد المطلوب على نطاق المراجعة والحوكمة المحلية.
أين تندرج هذه العملية
في معظم المؤسسات تسلّم هذه العملية إلى مخطط انسيابي لعملية التدقيق الداخلي في المختبر.
وهي خطوة واحدة ضمن نظام جودة المختبر.
الخطوة 1: مخطط انسيابي لعملية التحضير لتدقيق المختبر أنت هنا
قالب قابل للتعديل للتحضير لتدقيق المختبر: تأكيد النطاق والمعايير، جمع الأدلة المضبوطة، معالجة فجوات الجاهزية، مراجعة حزمة التدقيق وإحاطة المشاركين.
الخطوة 2: مخطط انسيابي لعملية التدقيق الداخلي في المختبر
سير عمل قابل للتعديل للتدقيق الداخلي في المختبر: تخطيط مراجعة مستقلة، فحص السجلات والأنشطة، توثيق الملاحظات، الاتفاق على مسؤول الاستجابة، واعتماد المتابعة.
جزء من
- عمليات المختبر
- نظام جودة المختبر
- التدقيق الداخلي